このチュートリアルでは、Excel、Googleスプレッドシート、Open Office Calcなどのスプレッドシートプログラムにデータを入力する基本的なやり方について説明します。
最初にデータを正しく入力すると、後で問題を回避でき、数式やグラフなどのExcelのツールや機能を使いやすくすることができます。
Excelデータ入力の概要
Excelを使用しているときに常に念頭に置いておくべきことです。
- 行う スプレッドシートを計画します。
- しないでください 関連するデータを入力するときに空の行または列を残します。
- 行う 頻繁に保存して2か所に保存してください。
- しないでください 列見出しとして数値を使用し、データを含む単位は含めません。
- 行う 数式でセル参照と名前付き範囲を使用します。
- しないでください 数式を含むセルのロックを解除します。
- 行う あなたのデータを並べ替える。
あなたのスプレッドシートを計画する
Excelにデータを入力する場合は、入力を開始する前に少しの計画を立てることをお勧めします。
ワークシートをどのように使用するのか、それに含まれるデータ、およびそのデータで何が行われるのかを知ることは、ワークシートの最終レイアウトに大きく影響する可能性があります。
入力の前に計画を立てることで、後で作業を効率的に簡単にするためにスプレッドシートを再編成する必要がある場合に、時間を節約できます。
検討するポイント
- スプレッドシートの目的は何ですか？
- スプレッドシートにはどのくらいのデータが保持されますか？
- チャートは必要ですか？
- スプレッドシートは印刷されますか？
スプレッドシートの目的は何ですか？
- スプレッドシートの目的は、最も重要な情報が目に見え、容易にアクセスできる必要があるため、データの場所を特定するのに役立ちます。
- どのような計算が必要ですか？計算は、必要な数式と関数、およびそれらの配置場所に影響します。
どのくらいのデータがスプレッドシートに保持されますか？
スプレッドシートが最初に保持するデータ量と後で追加される量は、使用されるワークシートの数に影響します。
- 特定の情報を見つけるのが難しくなり、複数のシートやワークブックにまたがる計算がExcelのパフォーマンスに影響を与える可能性があるため、データをあまりにも広げすぎないようにしてください。
- 大きなワークシートの場合、ユーザーがワークシートの下にスクロールして情報を表示するのではなく、重要な列合計を列ヘッダーの上に表示すると便利な場合があります。
チャートは必要ですか？
データの全部または一部がチャートまたはチャートに表示される場合、情報のレイアウトに影響する可能性があります。
- グラフの種類によっては、データを別々にグループ化する必要がある場合があります。たとえば、円グラフにサマリーエリアを使用するなどです。
- 大規模なスプレッドシートの場合、チャートを別のページに移動して混雑を容易にすることができます。
スプレッドシートは印刷されますか？
ポートレートまたはランドスケープレイアウトが選択されているかどうか、および必要な枚数によって、データのすべてまたは一部が印刷される場合、データがどのように配置されるかが影響を受ける可能性があります。
- レターサイズの普通紙（8 1/2 X 11）のポートレート表示を使用する場合は、ほとんどのデータを1列の見出しが1枚のシートに表示されるように、複数列の行に配置することを検討してください。
- 複数のシートが必要な場合は、各ページの上部に列見出しを印刷して、データの読み込みを容易にします。
- 多くの列のデータを印刷する必要がある場合、ランドスケープレイアウトはすべての見出しを1ページに保持することがあります。繰り返しますが、複数のシートが必要な場合は、各ページの上部に列見出しを印刷します。
- チャートを印刷する場合は、別のシートに移動すると作業が簡単になります。
関連データに空白の行または列を残さない
空白の行または列をデータテーブルまたは関連するデータ範囲に残すと、チャート、ピボットテーブル、および特定の機能など、Excelの多くの機能を適切に使用することが非常に困難になります。
データを含む行または列の空白のセルであっても、上記の図のように問題が発生する可能性があります。
空白がない場合は、並べ替え、フィルタリング、またはオートサウムなどの機能を使用すると、範囲内のすべての関連データをExcelが検出して簡単に選択できるようになります。
空白の行や列を残すのではなく、太字や下線を使って罫線や書式の見出しやラベルを使用して、データを分割して読みやすくします。
可能であれば、データを列単位で入力してください。
- スプレッドシートをレイアウトするときは、表の最初の列の上部にわかりやすい見出しを下のデータとともに置きます。
- 複数のデータ系列がある場合は、各データ系列のタイトルを先頭に列（左から右）を順番に並べます。
無関係のデータを分離したままにする
関連するデータをまとめて保存することは重要ですが、同時に関連のないデータの範囲を分離しておくと便利です。
別のデータ範囲またはワークシート上の他のデータの間に空白の列または行を残すと、Excelが関連する範囲またはデータテーブルを正しく検出して選択することが容易になります。
頻繁に保存する
あなたの仕事を頻繁に節約することの重要性は、誇張されることはありません。
もちろん、次のようなWebベースのスプレッドシートを使用している場合 Googleスプレッドシート または Excelオンライン どちらのプログラムも保存オプションはありませんが、代わりに自動保存機能を使用しているので、保存は問題になりません。
ただし、コンピュータベースのプログラムでは、データの追加、書式の変更、または式の入力のいずれか2〜3回の変更後に、ワークシートを保存します。
それがあまりにも多く見える場合は、少なくとも2〜3分おきに保存してください。
ここ数年でコンピュータとコンピュータソフトウェアの安定性が大幅に向上したにもかかわらず、ソフトウェアはまだクラッシュし、停電が発生し、電源コードをトリップして壁コンセントから引き出すことがあります。
そして、それが起こると、大小のデータが失われてしまい、すでに行ったことを再構築しようとするだけで、作業負荷が増えます。
Excelには 自動保存 通常は非常にうまく機能しますが、それに頼るべきではありません。頻繁なセーブで自分のデータを保護する習慣を身につけましょう。
保存へのショートカット
保存は、マウスをリボンに移動してアイコンをクリックするという厄介な作業である必要はなく、以下のキーボードショートカットの組み合わせを使用して保存の習慣を習得してください。
Ctrl + S
2つの場所で保存する
過言ではない節約のもう1つの側面は、2つの異なる場所にデータを保存することの重要性です。
第2の場所は、もちろん、バックアップです。それは何度も言われています、 バックアップは保険に似ています。一つはあなたがそれを必要としないと思います。 '.
最高のバックアップは、元の場所とは異なる物理的な場所にあるバックアップです。結局のところ、ファイルのコピーが2つあるのは、次のような場合です。
- 同じハードドライブに障害がありますか？
- 同じコンピュータに盗まれていますか？
- 地面に燃える建物は同じですか？
Webベースのバックアップ
繰り返しますが、バックアップを作成することは、煩雑で時間のかかる作業である必要はありません。
セキュリティが問題ではない場合 - ワークシートがあなたのDVDのリストである場合 - ウェブメールを使用して自分自身にメールを送信して、コピーがサーバーに残るようにすることで十分でしょう。
セキュリティが問題であれば、ウェブストレージはまだ選択肢です。そのようなことに特化し、料金を請求する会社ではありますが。
オンラインスプレッドシートの場合、おそらくプログラムの所有者がサーバーをバックアップします。これにはすべてのユーザーデータが含まれます。しかし、安全のために、ファイルのコピーを自分のコンピュータにダウンロードしてください。
列見出しとして数値を使用せず、データに単位を含めない
列の先頭と行の先頭にある見出しを使用してデータを識別します。並べ替えなどの操作が簡単になりますが、 - 2012、2013などのような数字は使用しないでくださいそれ。
上の図に示されているように、単に数値である列と行の見出しが誤って計算に含まれることがあります。数式に次のような関数が含まれている場合
- オートサウム
- オートマックス
- オートアベレージ
関数の引数のデータ範囲を自動的に選択します。
通常、このような関数は、最初に、上にある数値の列を検索します。次に、数値の行の場合は左に、選択された範囲に含まれる見出しだけが検索されます。
行見出しとして使用される数値は、軸ラベルではなくグラフの範囲の一部として選択された場合、別のデータ系列と誤解される可能性があります。
見出しのセルの数値をテキストとしてフォーマットするか、各数値の前にアポストロフィ（ '）を付けてテキストラベルを作成します（「2012」および「2013」など）。アポストロフィはセルには表示されませんが、数値がテキストデータに変更されます。
ユニットを見出しに入れる
番号のデータで各セルに通貨、温度、距離などの単位を入力しないでください。
そうすると、ExcelやGoogleスプレッドシートですべてのデータがテキストとして表示される可能性が高くなります。
代わりに、列の上部の見出しに単位を配置します。その結果、これらの見出しは少なくともテキストであり、上で説明した問題は発生しません。
テキストは左に、数字は右に
テキストまたは数値データがあるかどうかを確認する簡単な方法は、セル内のデータの配置をチェックすることです。デフォルトでは、テキストデータはExcelとGoogleスプレッドシートの左に揃えられ、数値データはセル内の右に揃えられます。
このデフォルトの配置は簡単に変更できますが、すべてのデータと数式が入力されるまで通常は書式設定が適用されないため、デフォルトの配置ではワークシートに不具合があることを早期に知ることができます。
パーセント記号と通貨記号
すべてのデータをワークシートに入力するためのベストプラクティスは、プレーン番号だけを入力し、セルを正しく表示するようにフォーマットすることです。これにはパーセントと通貨の量が含まれます。
ただし、ExcelとGoogleスプレッドシートでは、数字とともにセルに入力されたパーセント記号を受け取り、ドル記号（$）や英ポンド記号（£）などの一般的な通貨記号も認識します。南アフリカランド（R）などの他の通貨記号は、テキストとして解釈される可能性があります。
潜在的な問題を回避するには、上記のベストプラクティスに従い、金額を入力し、通貨記号で入力するのではなく、通貨のセルをフォーマットします。
セル参照と名前付き範囲を数式で使用する
セル参照と名前付き範囲の両方を式で使用することができます。式を保持するのがより簡単で簡単です。また、ワークシート全体をエラーなく最新の状態に保つことができます。
- セル参照は、A1、B23、W987などのセルの列文字と行番号の組み合わせであり、ワークシート内のデータの場所を識別するために使用されます。
- 名前付き範囲または 定義された名前 ワークシート内のセルまたはセル範囲を識別するために使用されるという点で、セル参照と同様です。
数式でのデータの参照
数式は、加算や減算などの計算を実行するためにExcelで使用されます。
実際の数値が次のような公式に含まれている場合：
= 5 + 3
データの変更が7と6になるたびに、式を編集し、数式を変更して式が次のようになるようにする必要があります。
= 7 + 6
代わりに、データがワークシートのセルに入力された場合は、数値ではなく数式でセル参照または範囲名を使用できます。
セルA1に番号5を入力し、セルA2に3を入力すると、式は次のようになります。
= A1 + A2
データを更新するには、セルA1とA2の内容を変更しますが、数式はExcelが自動的に数式結果を更新するのと同じままです。
ワークシートに複雑な数式が含まれていて、複数の式が同じデータを参照している場合、データが1つの場所で変更されるだけで、それを参照するすべての数式が更新されるため、時間と労力の節約につながります。
セル参照または名前付き範囲を使用すると、ワークシートを安全にすることができます。これは、変更可能なデータセルを残したまま、数式を誤った変更から保護できるためです。
データを指す
ExcelとGoogleスプレッドシートのもう1つの機能は、セル参照や数式への参照を入力するためにセルをクリックするというポインティングを使用してセル参照または範囲名を式に入力できることです。
ポインティングは、誤ったセル参照の入力や範囲名のスペルミスによるエラーの可能性を低減します。
名前付き範囲を使用してデータを選択する
関連するデータの領域に名前を付けると、並べ替えやフィルタリング操作を実行するときにデータを選択するのがずっと簡単になります。
データ領域のサイズが変更された場合、ネームマネージャを使用して名前の範囲を簡単に編集できます。
数式を含むセルを保護されないままにしない
正しい数式を取得して正しいセル参照を使用するのに多くの時間を費やした後で、多くの人は、それらの式を偶発的または意図的でない変更に脆弱にすること間違いを犯します。
ワークシートのセルにデータを配置し、数式でそのデータを参照することで、数式を含むセルをロックし、必要に応じて安全に保つためにパスワードで保護することができます。
同時に、スプレッドシートを最新の状態に保つために、変更を簡単に入力できるように、データを含むセルをロック解除したままにすることができます。
ワークシートまたはワークブックの保護は、2つの手順で行います。
- 正しいセルがロックされていることを確認します。
- 保護シートオプションを適用し、必要に応じてパスワードを追加します。
あなたのデータを並べ替えるか
データの入力が完了したら、データを並べ替えます。
ExcelやGoogleスプレッドシートで少量のソートされていないデータを扱うのは通常問題ではありませんが、データが多くなると効率的に作業するのが難しくなります。
ソートされたデータの理解と分析が容易で、VLOOKUPやSUBTOTALなどの一部の関数とツールでは、正しい結果を返すためにソートされたデータが必要です。
また、データをさまざまな方法でソートすることで、最初は明らかではない傾向を見つけやすくなります。
ソートするデータの選択
データをソートする前に、Excelはソートされる正確な範囲を知る必要があります。通常、Excelは、入力された時点で、関連するデータの領域を選択するのにはかなり優れています。
- 関連データの領域内にブランクの行や列は残っていません。
- そして、関連するデータの領域の間に空白の行と列が残っていました。
Excelは、データ領域にフィールド名があるかどうかをかなり正確に判断し、この行をソートするレコードから除外します。
ただし、Excelで並べ替える範囲を選択すると、特に大量のデータをチェックするのが難しい場合があります。
名前を使用してデータを選択する
正しいデータが選択されていることを確認するには、並べ替えを開始する前に範囲を強調表示します。
同じ範囲を繰り返しソートする場合は、名前を付けるのが最善の方法です。
範囲をソートする名前が定義されている場合は、名前ボックスに名前を入力するか、関連するドロップダウンリストから名前を選択すると、ワークシート内の正しいデータ範囲が自動的に強調表示されます。
非表示の行と列とソート
非表示の行と列のデータはソート中に移動されないため、ソートが行われる前に非表示にする必要があります。
たとえば、行7が非表示で、ソートされたデータの範囲の一部である場合、ソートの結果として正しい場所に移動するのではなく、行7のままになります。
同じことがデータの列にも当てはまります。行の並べ替えにはデータの列の並べ替えが含まれますが、並べ替えの前に列Bが非表示になっている場合は、列Bとして残り、並べ替えられた範囲内の他の列と並び替えられません。
すべての数字は店舗番号でなければなりません
すべての数値が数値として格納されていることを確認します。結果が期待どおりでない場合、列には数値としてではなくテキストとして格納された数値が含まれることがあります。たとえば、一部の会計システムからインポートされた負の数値や、 ' （アポストロフィ）はテキストとして保存されます。
データをすぐにソートすると A〜Z または Z-A ボタンは、物事はひどく間違って行くことができます。データ内に空の行または空の列がある場合、データの一部はソートされ、他のデータは無視されます。名前と電話番号が一致しない場合、または注文が間違った顧客に行く場合は、あなたが持つ混乱を想像してみてください！
並べ替える前にデータの正しい範囲を選択する最も簡単な方法は、名前を付けることです。
2番目の前提は、Excelの並べ替えに影響を与えます。単一のセルが選択されている場合、Excelは選択範囲を拡大して範囲を選択します Ctrl + Shift + 8）は、1つ以上の空白の列と行で囲まれています。次に、選択された範囲の最初の行を調べて、ヘッダー情報が含まれているかどうかを判断します。
これは、ツールバーツールを使った並べ替えが難しくなる場所です。あなたのヘッダー（あなたが持っていると仮定）は、ヘッダーとしてそれを認識するために、いくつかのかなり厳しいガイドラインを満たさなければなりません。たとえば、ヘッダー行に空白のセルがある場合、Excelはそれがヘッダーではないと考えます。同様に、ヘッダー行がデータ範囲内の他の行と同じフォーマットになっていると、それを認識できないことがあります。また、データテーブルが完全にテキストで、ヘッダー行にテキストだけが含まれている場合、Excelはヘッダー行を認識できません。 （行は、Excelの別のデータ行のように見えます）。
範囲を選択し、ヘッダー行があるかどうかを判断した後でのみ、Excelは実際の並べ替えを行います。あなたが結果にどれほど満足しているかは、Excelが範囲選択とヘッダー行の決定権を持っているかどうかによって異なります。たとえば、Excelでヘッダー行があると思われない場合は、ヘッダーがデータ本体にソートされます。これは一般的に悪いことです。
データ範囲が正しく認識されるようにするには、 Ctrl + Shift + 8 Excelが選択するものを表示するショートカット。これがソートされます。期待通りのものでない場合は、テーブル内のデータの文字を変更するか、データ範囲を選択する必要があります。 ソート ダイアログボックス。
見出しが正しく認識されるようにするには、 Ctrl + Shift + 8 ショートカットを使用してデータ範囲を選択し、最初の行を確認します。ヘッダーに最初の行で選択されたセルのうち空白のセルがある場合、または最初の行が2番目の行のように書式設定されているか、複数のヘッダー行が選択されている場合、Excelではヘッダー行がまったくないとみなします。これを修正するには、ヘッダ行を変更してExcelで正しく認識されるようにします。
最後に、データテーブルが複数行ヘッダーを使用する場合は、すべてのベットがオフになる可能性があります。 Excelはそれらを認識するのに苦労します。そのヘッダーに空の行を含めると思われるときは、問題を複合します。自動的にはできません。ただし、並べ替える前に並べ替える行をすべて選択するだけで並べ替えを行うことができます。言い換えれば、Excelで並べ替えたいものを具体的に記述します。 Excelがあなたの前提をしないようにしてください。
テキストとして保存された日付と時刻
日付によるソートの結果が期待どおりにならない場合は、ソートキーを含む列のデータに数値ではなくテキストデータとして格納されている日付または時刻が含まれている可能性があります（日時は書式設定された数値データです）。
上記のイメージでは、ピーターソンの記録は、2014年11月5日の借り入れ日に基づいて、レコードがA.ウィルソンの記録を上回っていたはずです11月5日の借入日。
予期しない結果の理由は、A. Petersonの借入日が数字ではなくテキストとして保存されているためです
混合データとクイックソート
テキストと数値データを含むレコードのクイックソート方法を併用すると、Excelはソートされたリストの下部にテキストデータを含むレコードを配置して、番号とテキストデータを別々にソートします。
Excelでは、ソート結果に列見出しが含まれている場合があります。データ表のフィールド名ではなく、別の行のテキストデータとして解釈します。
ソート警告 - ソートダイアログボックス
上の図に示すように、並べ替えダイアログボックスを使用すると、1つの列のソートであっても、Excelにデータがテキストとして格納されていることを警告するメッセージが表示され、
- 数字のように見えるものを数字で並べ替えます。
- テキストとして別々に保存された数字と数字をソートします。
最初のオプションを選択すると、Excelはソート結果の正しい場所にテキストデータを配置しようとします。
2番目のオプションを選択すると、テキストデータを含むレコードがクイックソートと同様にソート結果の下部に配置されます。
