多くのビジネスや個人的なコミュニケーションのために、電子メールがカタツムルメールに取って代わりました。最高の電子メールを送信するには、いくつかのルールに注意する必要があります。電子メールの礼儀の警察は、あなたがそれに従わなければ来ませんが、あなたが意味するものではないときに違反をするなど、間違いを避けるためのガイドラインです。 。
これらの電子メール礼儀の基本的なルールは、私たちがすべて電子メールでより良くコミュニケーションするのに役立ちます。
01/25メッセージを送る前にもう一度見てください
一度入力して2回見て、間違ったテキストを持つ迷惑メールが間違った受信者や受信者に送られないようにします。そう：
- あなたが電子メールを完了した後、一時停止してください。
- 受信者の名前を見てください。
- 電子メールメッセージを読む。
あなただけが選択する必要があります送信。 1オンスの予防は1ポンドの治癒に値する。
Gmailや他のいくつかの電子メールサービスでは、間違ったメールを送った後でさえも潜在的な損害を取り除くのに2〜3秒間かかる未送信機能を有効にすることができます。これが利用できない場合は、Toフィールドを空白にしておいてください。または自分のメールアドレスを入力してください。送信する前に最終的な見解を思い出させてください。
02/25すべて返信するにはデフォルトにしない
「Reply」が良い場合は、「Reply to All」の方が良いはずです。でもそれは正しいのですか？
受信者の受信トレイに注意し、必要のない人には返信しないでください。
03/25メールを短くする
あまりにも多くのテキストで受信者を脅迫しないでください。代わりに、簡単で分かりやすいメッセージを作成してください。
04/25見積もり機能を慎重に使用する
あなたの電子メール返信の元のテキストを引用することはたくさんあると思いますか？そうではありません。時には、それは連続性にとって重要です。受信者はあなたが返信しているものを知らないかもしれませんが、返信で送信者のメッセージの部分を引用すると、あなたの意図ははっきりしています。
ほとんどの場合、送信者のメールの一部をコピーし、返信に「引用として貼り付け」（または同様の言葉遣い）を選択することができます。送信者のメッセージが長い場合は、通常は全体を引用する必要はありません。
05/25効果的な電子メールの件名を書く
あなたはあなたの電子メールの件名にばかげたエラーを作成しますか？あなたのメッセージを読むための鍵は、賢明ではありません。代わりに、メッセージの最終行を与えることに焦点を当てるか、メッセージを要約します。口にして、不必要な言葉を除外しないでください。受信者に行動を起こさせたい場合は、件名にそうしてください。
06/25転送前に電子メールをクリーンアップする
電子メールを転送することはアイデアを共有する素晴らしい方法ですが、難解で元のアイデアが失われていないことを確認してください。削除された部分がメッセージの意図を変更しない限り、転送受信者には適用されない電子メールチェーンの部分を編集する際には、重い手を使用することはまったく問題ありません。
07/25間違っている場合は、プレーンテキストの電子メールを送信し、リッチHTMLは送信しない
誰もあなたのフォーマットされた電子メールを受け取ることはできません。いくつかは悩まされるかもしれません。申し訳ありませんが安全であるためには、疑わしいときにプレーンテキストのメールを送信してください。これは、時間が限られているビジネス環境において特に重要です。
08/25電子メールのフーを転送しない
受信トレイに本当に驚くほど魅力的でない電子メールの偽装があると、あなたはおそらく疑わしいでしょう。自分で調査したことがなく、真実であることを確認した記事を電子メールで転送するのは誤りです。
09/25ウイルスを広げないでください
電子メール経由でワームやウイルスを広げたり、スパムを広める手段として行動しないようにしてください。これはすべて、悪意のある電子メールによって引き起こされる可能性があります。幸いにも、保護があります：アンチウイルスソフトウェアを使用し、最新の状態に保ち、個々のファイルを無料でスキャンします。
- トップWindowsアンチウイルスソフトウェア
- トップMacアンチウイルスソフトウェア
- VirusTotal：オンラインでファイルとURLをスキャンする
あなたが前進する理由を説明する
コミュニケーションが良くなると、より良い関係が得られます。関連情報を共有し、ネクタイを育む方法で電子メールとリンクを転送するには、電子メールの上部に記入してください。
11の25人々は彼らの電子メールが受信されたことを知ってもらいましょう
スパンフィルタは電子メールサービスへの歓迎の追加ですが、完全ではありません。時々、彼らは重要な電子メールを入れます。この残酷な懸念を他人に譲って、彼らがあなたの電子メールを受け取ったことを知らせてください。
12/25巨大な添付ファイルを送信する前に尋ねる
巨大な添付ファイルを送信することによって電子メールシステムを詰まらせたり、許可を得てのみ行うようにしないでください。
13の25電子メールのみで1件の件名について話す
世界の混乱を少なくしましょう。メッセージごとに1件の件名について話してみてください。別の件名の場合は、新しいメールを開始してください。
14の25句読点事項
カンマ、コロン、ハイフン、セミコロンはすべて理由のために存在します：それらは、文の意図された意味を理解しやすくします。あなたのメールの受信者にとって、人生をもっと難しく、面白くないようにしないでください。句読点に注意してください。
15/25頭字語を慎重に使用する
DYK？すべての頭字語を誰もが知っているわけではなく、これらの略語はあまりにも多くの時間を節約しません。したがって、頭字語の場合はほとんど使用しないでください。受信者がその意味を理解していることが確実な場合にのみ使用してください。誰かにあなたの電子メールの何かを検索させるのは失礼です。
16/25写真のサイズを電子メールのハンディーなサイズに変更
あなたの写真があなたの電子メールでよく見えるとき、あなたはよさそうです。あなたの添付された電子メール画像は、オンラインと無料のスタイルでサイズを変更して、画面より大きくしないでください。
17/25すべてのキャップで書くことは叫ぶ
もしあなたが意味するのでなければ、あなたの電子メールに叫ばないでください。すべての大文字で設定されたテキストは叫んでいると解釈され、読むことも困難です。
18/25アイロニーを電子メールで慎重に扱う
いいえ、本当に！私は真剣です。正直なところ！
電子メールのような文脈がほとんどないメディアは、たとえあなたが受信者を知っていても、皮肉と皮肉にうまく対応していません。
19/25電子メールを印刷して誤字を拾う
重要で正式な求人メールやラブレターについては、クリックする前に下書きを印刷してください送信.
印刷されたコピーと鉛筆が手元にある場合は、あなたやスペルチェッカーがキャッチしていない、誤植や間違ったカンマを見つけることができます。あなたが保存した仕事/関係はあなたのものかもしれません。
20/25システムクロックを設定する
1981年または3078年からのメッセージを送信しないように注意してください。
21/25疑わしい時には、「ありがとう」のメールを終了してください
電子メールの終わりに別れを伝える方法がわからない場合は、ほとんど常に適切なことが1つあります。ありがとう。
22/25あなたの署名を置く場所
「ここに署名する」という行がないと、電子メールの署名をどこに置くかはどうやって決めるのですか？テキストの終わりのすぐ下に置きます。
23/25「書くことにそれをいかに置くか」と思います。 "その"
あなたが耳を傾けたときにあなたが完全によく理解している人々が、書いてみるとどのように謎めいて冗長になるのか気が付きましたか？
彼らのようにはなりません。対話しているのと同じように、そうであると言いましょう。今はあなたの英語の熟達度に感銘を受ける時ではありません。短いと甘いために行く。
24/25ファイルを圧縮する
少なくとも電子メールの添付ファイルに関しては、小さくても美しいです。したがって、ファイルを電子メールで送信する前にファイルを小さくしてください。
25/25「Me Too」メッセージを避ける
「私も」電子メールを保証するのに十分な内容ではありません。それは迷惑です。返信する会話に何かを追加するまで待ってください。
