悲しい現実があります。マネージャーは会議に時間の35％から50％を費やしますが、幹部はそれらの会議の半分以上が失敗だと考えています。
これはそれほど衝撃的ではありません。 あまりにも頻繁に、ブレインストーミングセッションで自分が少し長すぎたり、長すぎたり、混乱したりイライラさせたり、まったく非生産的だったりします。
もちろん、いくつかの解決策があります。 キャンセルできました。 スケジュールを変更できました。 会議を電子メールチェーンまたはSlackディスカッションに変えることができます。
これらはすべて、特定の場合に適切な手順です。 しかし、実際には、会議がどこで不足しているのかを理解し、会議を修正するために積極的に作業する必要があります。 結局のところ、私たちは人々と会うことをただ拒否することはできません。何もしないでしょう。
犯人を探している場合は、これらの質問を自問してみて、職場でより効果的な会議を開催するためにこれらのヒントを適用してください。
会議前の質問1-3
はい、会議は開始前でも失敗する可能性があります。 招待状を送信したらすぐに考えるべきことは次のとおりです。
1.準備はできていますか？
すべての材料が設定されていますか？ 会議の進め方について計画はありますか？ 予約可能な会議室はありますか？
あなたの最大の友人が議題になります-それなしでは素晴らしい会議はできません。
事前に準備する他の重要なことは、会議の目標です。 「自分が達成したいことは何ですか？」と自問してください（チームの更新などの小さなことでも、ユーザーエンゲージメントを高めるための戦略を立てるような大規模なことでもかまいません）。 1回の短いセッションで矛盾するアイデアをカバーしようとしないように、全員がこの目標に沿っていることを確認してください。
「目的とは異なる、望ましい結果に関するセクションが必要です」と、The MuseのMid-Market SalesのマネージャーであるDevantéLewis-Jackson氏は言います。 「議題は会議中に何が行われるかを議論しますが、望ましい結果は会議が終了する前に何をしなければならないかについてコンセンサスを構築します。 これは、特に会話が議題のトピックについて混乱する場合に役立ちます。」
2.他の人は準備ができていると感じますか？
開催または出席するすべての会議で、事前に資料を確認、記入、または入手する必要があるわけではありません。 ただし、そうする場合は、すべての人に適切な時間とリソースを確保することを強くお勧めします（再び、そのアジェンダを使用してください！）。
しかし、多くの場合、コンテキストと透明性を考慮する前に会議を作成します。 その結果、人々は間違ったヘッドスペースで会話を始めます。 たとえば、新しく、会社の歴史の経歴がゼロの人を考えてみましょう。 または、スプリント会議に出席していて、エンジニアリングチームとは一度も仕事をしたことがない人。 彼らはおそらく、会議から多くのことを得たり、貴重な洞察を提供したりしないでしょう。あるいは、彼らは間投詞で議論をコースから外すかもしれません。
したがって、歩く前に、次のことを自問してください。
- 私たちがこの会議を開いている理由を誰もが知っていますか？
- この会議に招待された理由を誰もが知っていますか？
- この会議で議論する内容について、全員が最新情報を入手していますか？
- この会議の全員が他の全員を知っていますか？ そうでない場合、彼らは何を知る必要がありますか？
- この会議の進行を妨げる可能性のある人々の間に緊張はありますか？
答えが「いいえ」の場合、その人を引き抜くか、簡単なメールを送信して背景を説明します。
3.人々は興奮していますか？
子犬を飼うために持っていない限り、会議のことを考えて飛び跳ねる人は誰もいないでしょう（この場合、招待状がどこに迷ったかを尋ねなければなりません）。
しかし、あなたのチームはそれについてある種の方法を感じ、できれば感情のポジティブな終わりに向かってもっと感じるべきです。 彼らは四半期ごとの収益をチャットすることにしていないかもしれませんが、最終的に重要な情報に少し触れたり、燃えるような質問をするスペースを確保することで安心するかもしれません。
彼らがうめき声を上げていて、彼らのうめき声が会議を嫌うこととこの特定の種類の会議に関係することとは何の関係もない場合は、もう少し深く掘り下げます。 これは、以前の会話の繰り返しであり、したがって時間の浪費であるか、特定のメンバーが準備ができていないと感じるか、誰かが除外され、それについて誰もが怒っている可能性があります。 チームが圧倒されており、1時間のプレゼンテーションに参加するための帯域幅とエネルギーがない場合もあります。 負のエネルギーがどこから来るのかに関係なく、部屋に入る前にそれに対処する必要があります。
ミーティング中の質問4-7
きちんと準備したからといって、あなたが明確にいるわけではありません。 すべてがスムーズに進むためには、現時点で注意する必要があることがいくつかあります。
4.最も重要なポイントをすべて叩いていますか？
質問に答え、アイデアをブレーンストーミングし、新しいプロセスの概要を説明します。 良い会議の兆候は、あなたの制限時間の範囲内でこれを達成するものです。
これを行うのは非常に簡単です。 アジェンダに従ってT（または少なくとも可能な限り近く）をたどります。 10〜15分ごとに、自分がまだ話題になっているかどうかを自分で確認します。 そうでない場合は、会話を元に戻し、後で行った接線にピンを入れることに同意します。 オフラインまたは別の会議で見逃したものを再訪することに同意します（そして、そのタスクを部屋の誰かに割り当てます）。 全員がより長く会うことに同意できる場合を除き、逃げないで ください 。 より多くの人々の時間をとることにより、彼らがあなたが彼らのために設定したかもしれない他の重要な期限を満たすのを彼らが難しくします。
「会議の重要なポイントは、何かについて、そして何/誰/どのようにアクションを実行するかについて決定することです」と、The MuseのOffice Operations ManagerであるHeatherlyn Nelson氏は言います。 「簡単に言えば、実行可能な項目や決断を下すことができない場合は、会議を開かないでください。」
5.全員（または少なくともほとんどの人）が注意を払っていますか？
観客の100％があなたのすべての目を、電話を下ろし、座席の端を見るようにするのは、おそらくストレッチです（結局、私たちは人間の気を散らしやすいのです）。時間。
人々に聞かせるには、少し努力が必要です。 物事を短く甘くしてください。 明確な次のステップを概説します。 読みやすく理解しやすいビジュアルを使用します。 ラップトップを禁止します（可能な場合）。
これは、なぜ会議で誰も聞いていないのか、そしてそれを修正する方法についての素晴らしい読み物です。
6.人々は質問をしますか？
誰も単一の質問をしない会議を開くことはめったにないと思います。 その場合、人々はおそらく注意を払っていないので、会議が 終わっ た 後に 多くの質問をするでしょう（そして、＃5を読む必要があります）。
しかし、熱心な視聴者を獲得することは重要ですが、実際に彼らの懸念に対処することも重要です。 多くの場合、「後でそのポイントに到達します」または「最後に答えることを約束します」と言い、決して戻ってこない。 そのため、プレゼンテーションの最後に質問を書き留めたり、それを繰り返すように依頼することを意味する場合でも、すべての拠点をカバーしていることを確認してください。
人々が質問をしない他の理由がある可能性があることに留意してください。 おそらく意図せずに、そうすることを快適に感じられない環境を作成したのかもしれません。 または、議論に取り残されている人もいるかもしれないので、質問をどこから始めればよいのかわからない場合があります。
7.特定の人々が発言する（またはまったく発言しない）重要なパターンはありますか？
プロジェクトに関する意見や意見を求めていたので、おそらく全員を部屋に招待しました。最終的には、ミーティングに参加したアイデアやアクションは、全員が参加すればより強く、より整合性が増します。一緒に時間をかけて少なくとも1回。
これは理論上は素晴らしいように聞こえますが、常に現実とは限りません。 一部の人は他の人よりも大声で自信を持っています。一部の人は他の人よりも権力の高い立場にあり、一部の人は部屋にいる他の人と同じように感じられません。 適切な事例：研究によると、男性よりも女性の方が会話が中断される可能性が高いことが示されています。
適切な種類のディスカッションリーダーになるようにしてください。 とりとめのない同僚をシャットダウンします。 中断しないでください。 中断された人のために固執する。 あまり口に出していない人や、恥ずかしがり屋の人を呼びます これは特に、物理的に部屋にいない遠隔地の人々に当てはまります。
また、会議の主催者であっても、このカテゴリに分類されることを忘れないでください！ 場合によっては、最も話している人の方が理にかなっていますが、それでも部屋のすべての声が聞こえて増幅されていることを確認する必要があります。 （とりとめのないようにし、話しすぎていることを認識するためのアドバイスを次に示します。）
質問8-10ミーティング後
もうすぐ！ ミーティングを毎回ホームランにしたい場合は、以下を考慮してください。
8.全員が次のステップに進んでいますか？
全員が部屋を出て出かけたときに、会議がうまく いかなかった 時期を正確に知ること ができ ます。
次のステップについて直接的かつ明確にすることで、これを避けてください。 中断する前に、以下に対処します。
- 何をする必要がありますか？
- どうやって完了する必要がありますか？
- いつ完了する必要がありますか？
- 誰がそれを行う責任を負いますか？
- 誰が成功を監督/追跡しますか？
9.会議の大きな目的は達成されましたか？
人々は後で物事を成し遂げたいと思っているのでしょうか？ 彼らはより効果的に働いているようですか？ 混乱や質問が少なくなっていますか？ 元の目標を達成しましたか？ 答えが「はい」の場合は大丈夫です（答えが「いいえ」の場合は、上記のセクションを読んで、どこが間違っていたかを把握してください）。
10.他の人々も会議が生産的だったと感じましたか？
この質問を上記とは別にしています。なぜなら、これは、想定するのではなく、実際に会議についてどのように感じたかを人々に尋ねる必要があるからです。
（特にマネージャーとして）直接フィードバックを得ることが重要です。 会議が滞りなく終了したと感じた可能性はありますが、他の人は意見を異にします。これは、成功しなかった理由と次回の改善方法を説明するのに役立ちます。 確かに、あなたはそれがどうなったかに会うたびにみんなに尋ねることはできませんが、時々そうすることはあなたが正しい軌道に乗っていることを保証します。
誰もミーティングを愛していないのに、なぜ悪臭を放つのでしょうか？ これらの質問に真正面から取り組むと、会議が失敗する可能性がはるかに低くなります。
