スパムをふるいにかけ、正しい応答を作成し、フォローアップが必要なメッセージを監視する間、受信トレイを常に把握することは、それ自体が仕事のように感じられます。 そのため、1日に何百通ものメールを受信しているにもかかわらず、効率的で整理された受信トレイの秘密を見つけた専門家の頭脳を選びました。 システムを適切に配置することで、最も手に負えない受信トレイを征服することもできます。
1.すぐに対処する必要があるメールのみを受信トレイに保存する
受信ボックスゼロは目標としては高すぎるかもしれませんが、どのメッセージが受信ボックスの領域を占有するかについて冷酷であることにより、かなり近いものになります。
「ほとんどの日、私のメール受信ボックスに含まれるメッセージは25未満です。 これは意図的なものです。 国際的な政府コンサルティング会社のシニアプログラムマネージャーであるリー・アン・ニューマンは、次のように述べています。 「この習慣は、私が非常にタイムリーな方法でアイテムに対して行動を起こすことを私に押し付けます。」
Newmanが数時間で100通を超えるメールを受信することは珍しくありません。その多くは緊急であり、上級管理者が関与しています。 2008年、彼女は会社が買収中に新しい電子メールシステムに変わったときに、ゼロから始める機会がありました。 「私の受信トレイの春の掃除のようでした。 そして、それ以来、未応答の電子メールであふれた受信トレイでは機能しません」と彼女は言います。
2.アクション待ちメール用の「待機フォルダー」を作成する
それでは、受信トレイでなければメールはどこに行くのでしょうか？ 応答する前に他の人のアクションが必要なメール用に「待機フォルダ」を作成します。 「これは非常に時間の節約になります」と、職場の専門家であり、長年にわたって1日あたり150通以上の電子メールに悩まされていたPin and Pivotの創設者であるDarcy Miller氏は言います。 「そうすれば、これらのメールは受信トレイを無駄にすることはありません。毎日保留されているプロジェクトを思い出すために毎日または毎週調べるのに最適な場所です。」
彼女は、最初の仕事の最初の年の間に、必要な電子メールの添付ファイルを見つけることができなかったときに、このトリックを難しい方法で学びました。 「当時、私の受信トレイにあった何千通ものメールのうち、半日かけてそのメールを探していました」と彼女は言います。 「その瞬間から私は自分の受信トレイをコントロールすることを誓った！」
3.サブフォルダーまたはラベルを新しいBFFにする
全面的に、受信トレイのMavenは、デコードしやすいサブフォルダーまたはラベルシステムを作成することを推奨しています。 Maple HolisticsのCEOであるNate Masterson氏は、数日で250通以上のメールを受け取ると推定しているため、組織が最も重要です。 「メールラベルは友だちです」と彼はアドバイスします。 「重要なメールチェーンをグループ化するためにそれらを使用します。そのため、参照用に何かを見る必要がある場合、簡単に行うことができます。」
ニューマンは、彼女のラベルには、他の人が質問するかもしれないトピック、彼女が下した決定のサポート、および将来のビジネスニーズの参考資料が含まれていると言います。 「私は、参照用に数十個のサブフォルダーと数百個のメールをその中にアーカイブしています」と彼女は言います。 「リクエストの保存場所と迅速な検索方法がわかっているため、リクエストから数秒以内に必要なものを見つけることができます。」
4.受信トレイのルールまたはフィルターを設定する
多くの電子メールプロバイダーでは、受信トレイのルールまたはフィルターを設定して、アクションを実行し、頭脳を使い果たすことなく電子メールをすばやく分類できます。
Carex Consulting GroupのCEOであるレイチェルニールは、Outlookのルール機能を利用して、毎日150通のメールが急増していることを把握しています。 「私は、メールを異なるフォルダに入れ、色分けし、送信者に基づいて優先順位を付けるルールを設定しています」と彼女は言います。 それから、一日の終わりに、彼女は逃したかもしれないものをすぐにスキャンします。 「規則は、私が一貫してフォローアップし、ノイズをブロックすることを確実にするのに役立ちます。 これにより、混乱を最小限に抑えることができます。」
5.カレンダーを使用して、フォローアップが必要なメールを追跡する
一部の電子メールは単純な返信以上のものを必要とする場合があるため、Newmanはそれらをカレンダーに追加することをお勧めします。 「即時の返信だけでなく、何らかのフォローアップアクションも必要とするメールを受信した場合、指定されたサブフォルダーにメールを移動し、フォルダーの場所とフォローアップの日付を含むリマインダーをカレンダーに配置します必要だ」と彼女は言う。
彼女はMicrosoft Outlookを使用しており、Outlookのカレンダーにアクセスできますが、Gmailでこれを行うこともできます。 ツールバーのその他ボタンをクリックしてイベントを作成を選択するだけです。
6.迷惑メールを受信トレイに残さない
プロモーションメールでモグラを叩いているように感じますか？ 購読解除ボタンを使用して迅速に処理してください。 PrintfulのCEO兼創設者であるDavis Siksnansは、プロモーションメールとニュースレターに3つのストライクルールを使用しています。 特定の送信者からニュースレターまたはプロモーションメールを3回削除すると、リストから登録解除されます。
7. Go-Toレスポンスのテンプレートを作成する
メールごとに異なる返信を作成することは、膨大な時間を費やす可能性があります。 同じ種類のメールを何度も送信していることに気付いた場合、簡単に再利用できるストック応答を下書きに保存しておくと便利です。
プロのオーガナイズ会社Clutterbustersの社長であるBetsy Feinは、頻繁に質問を投げかけています。 「事前に作成したメールを調整して、「サービスについて教えて」や「アポイントメントを設定するにはどうすればよいか」など、同じことを尋ねるメールに送信するように調整できます。」
これを手動で行いたくない場合は、MixMax Gmailプラグインを試すか、設定に移動して定型応答を有効にしてください。 （受信トレイの右上にある歯車をクリックし、ドロップダウンから設定を選択し、詳細設定タブを選択して、返信定型文の横にある有効化をクリックします。）これにより、テンプレート化された返信。
8.電子メールをチェックするための時間ブロックを確保し、それらに固執する
おそらく、24時間不特定の時間と長さの会議のためにスケジュールを開いたままにしないのであれば、なぜあなたの日に侵入するためにメールを手放すのですか？
「メールを1日中開いたままにしないでください。 日中に特定の時間を設定して各電子メールを調べ、思慮深く応答し、アーカイブし、後で保存します。 このように、私はマルチタスクをせず、実際に目の前のタスクに集中しているため、すべてのメールをより迅速に処理できます」と、ビジネスコンサルタントのDavid Mitroff氏は述べています。 「1日に3つの異なる30分ブロックから始めて、メールを読んで返信し、その日の残りの時間は受信トレイを閉じて、必要に応じて調整することをお勧めします。」
時間制限を使用して毎日のメールを把握することに加えて、BeeenVerifiedの最高コミュニケーション責任者であるJustin Lavelleは、受信トレイのメンテナンスのために週に1回時間を確保することを推奨しています。 「毎週受信トレイを維持する時間を選択します。 他の重要な会議と同様に時間を守り、組織化してください」と彼は提案します。 「無関係なものを一掃し、完全なものをアーカイブし、To Doリストに優先順位を付けます。」
9.電子メール通知をオフにする
事前に指定されたブロックのメールのみをチェックすることに辞任したとしても、受信トレイ通知のサイレンの歌は抵抗する誘惑が大きすぎるかもしれません。 その場合、解決策は簡単です。通知をオフにします。 「タイムブロックで作業する場合、メールを見ずに数時間以上行くことはありません」とミラー氏は言います。 「通知はオフにしてください。デスクで現在作業していることを邪魔するためです。」
Boomerangの受信トレイの一時停止機能を使用して、責任を負うことができます。 Siksnansは、注意を向けることができる特定の時間に1日に2回だけメールを受信することを許可しています。
10.ダウンタイム中のマインドレスメールタスクの絞り込み
電子メールアカウントが電話に効果的に同期されていることを確認し、アイドル状態の瞬間を使用して、受信トレイをすばやくクリーンアップします。 「私が受け取る多くのメッセージは直接的な行動を必要としません」と、HomeworkingClub.comの創設者であるBen Taylor氏は言います。 「スパムを削除したり、他のものを提出したり、2分間のスーパーマーケットの列にいる間にこれらの多くに対処することができます。」
