Excelで重複したデータレコードを削除する
Excelなどのスプレッドシートプログラムは、在庫の在庫、販売記録、メーリングリストなどのデータベースとしてよく使用されます。
Excelのデータベースは、通常、レコードと呼ばれるデータの行に編成されるデータのテーブルで構成されています。
レコードでは、行の各セルまたはフィールドのデータ（会社の名前、住所、電話番号など）が関連しています。
データベースのサイズが大きくなるにつれて発生する一般的な問題は、重複したレコードまたはデータの行の問題です。
この重複は、次の場合に発生します。
- 全体のレコードはデータベースに2回以上入力され、2つ以上の同一のレコード
- 複数のレコードには、同じデータを含む1つ以上のフィールド（名前やアドレスなど）があります。
どちらの方法でも、レコードが重複すると、データベースの情報が差し込み印刷で使用されたときに複数の文書を同じ人に郵送するなど、問題が発生する可能性があります。したがって、定期的に重複するレコードをスキャンして削除することをお勧めします基礎。
上記のイメージのような小さなサンプルで重複したレコードを選ぶのは簡単ですが、データテーブルには何千ものレコードが含まれていますが、重複するレコード、特に部分的に一致するレコードを選ぶのは非常に困難です。
このタスクをより簡単に実行できるように、Excelには組み込みのデータツールがあり、驚くことではありません。 重複を削除するこれは、一致するレコードと部分的に一致するレコードを検索して削除するために使用できます。
しかし、 重複を削除する ツールは同一であり、部分的に一致するレコードは別々に処理されなければならない。
これは、 重複を削除する ダイアログボックスには、選択したデータテーブルのフィールド名が表示され、一致するレコードの検索に含めるフィールドを選択します。
- 同一レコードの場合は、すべてのフィールドを検索します。すべてのカラム名またはフィールド名の隣にチェックマークを付けます。
- 部分的に一致するレコードの場合は、一致させるフィールドの横にチェックマークを残します。
フィールド名と列文字
前述したように、 重複を削除する ツールは、ダイアログボックスで構成され、目的のフィールド名または列名をチェックすることで、検索する一致するフィールドを選択します。
ダイアログボックスに表示される情報（フィールド名または列文字）は、データに見出しの行が含まれているかどうかによって異なります。 ヘッダー - 上の図のようにデータテーブルの一番上に表示されます。
そうであれば - ダイアログボックスの右側にあるオプションを確認してください - 私のデータにヘッダーがあります - チェックボックスをオフにすると、この行の名前がフィールド名としてダイアログボックスに表示されます。
データにヘッダー行がない場合、ダイアログボックスには、選択したデータ範囲のダイアログボックスに適切な列文字が表示されます。
データの連続範囲
のために 重複を削除する ツールが適切に動作するためには、データテーブルは連続したデータ範囲でなければなりません。つまり、空の行、列、および可能な場合はテーブル内に空のセルがあってはなりません。
データテーブル内に空白を持たないことは、重複データを検索するときだけでなく、一般的なデータ管理に関しては良い習慣です。 Excelの他のデータツール（ソートやフィルタリングなど）は、データテーブルが連続したデータ範囲の場合に最適です。
重複したデータレコードの削除の例
上記の画像では、データテーブルには2つの同一のレコードが含まれています。 A.トンプソン 2つの部分的に一致するレコード R・ホルト - 学生番号以外のすべてのフィールドが一致する場所。
以下の手順は、 重複を削除する データツールに：
- 2つの同一のレコードのうち2番目のレコードを削除する A.トンプソン .
- 部分的に一致する2番目のレコードを削除する R・ホルト .
重複の削除ダイアログボックスを開く
- サンプルデータベースのデータを含むセルをクリックします。
- クリック データ タブをクリックします。
- クリックしてください 重複を削除する アイコンをクリックしてデータテーブル内のすべてのデータを強調表示し、 重複を削除する ダイアログボックス。
- ザ 重複を削除する ダイアログボックスに、データサンプルのすべての列見出しまたはフィールド名が表示されます
- フィールド名の横にあるチェックマークは、Excelが重複するレコードを検索する際に一致させる列を示します
- デフォルトでは、ダイアログボックスが開くと、すべてのフィールド名がオフになります
同一レコードの検索
- この例では完全に同一のレコードを検索しているので、すべての列ヘッダーをチェックしたままにします
- クリック OK
この時点で、次の結果が表示されます。
- ダイアログボックスが閉じ、次のメッセージが表示されます。 1つの重複した値が見つかりました。 7つの一意の値が残ります。
- 重複を含む行 A.トンプソン レコードはデータベースから削除されます
- 2つの部分的に一致するレコードがありますが R.ホル すべてのフィールドが一致しているわけではない - 2つのレコードの学生番号が異なる - Excelは、それがユニークなデータレコードであるとみなす
重複を削除して部分的に一致するレコードを検索して削除する
一度に1つのフィールドを確認する
Excelでは、選択したデータフィールドに完全に一致するデータレコードのみが削除されるため、部分的に一致するすべてのデータレコードを見つける最良の方法は、以下の手順で行うように、一度に1フィールドのみのチェックマークを削除することです。
名前、年齢、またはプログラム以外のすべてのフィールドに一致するレコードを引き続き検索すると、部分的に一致するレコードのすべての可能な組み合わせが削除されます。
部分一致レコードの検索
- 必要に応じて、データテーブル内のデータを含むセルをクリックします。
- クリック データ タブをクリックします。
- クリックしてください 重複を削除する アイコンをクリックしてデータテーブル内のすべてのデータを強調表示し、 重複を削除する ダイアログボックス。
- データテーブルのすべてのフィールド名または列見出しが選択されます。
- すべてのフィールドで一致しないレコードを検索して削除するには、Excelが無視するフィールド名のほかにチェックマークを外します。
- この例では、この横のチェックボックスをクリックします。 学生証 チェック見出しを削除する列見出し。
- Excelでは、データの一致するレコードのみを検索して削除するようになりました。 苗字 , 初期 、および プログラム フィールド。
- クリック OK
- ダイアログボックスが閉じ、次のメッセージが表示されます。 1つの重複した値が見つかりました。 6つの一意の値が残ります。
- 2番目のレコードを含む行 R・ホルト 学生IDの ST348-252 データベースから削除されます。
- クリック OK メッセージボックスを閉じる
この時点で、サンプルデータテーブルにはすべての重複データが含まれていないはずです。
