誰かが「緊急」というラベルの付いたメールを送信したら、できるだけ早く誰かに戻る必要があることはわかっています。最終的な数字、承認、ゴーアヘッド、回答、または次のステップ。
しかし、書き戻しを優先する必要があるのはそれだけではないことをご存知でしたか？ それは事実です。次のシナリオのいずれかでメッセージを数日間放置すると、かなり無神経であるか、専門的でないように見えるリスクがあります。
それは確かに厳しいバランスです。それぞれの場合に、あなたは正しいことも言いたいからです。 しかし、返信に時間をかけることが重要です。
1.前にパントしたとき
メールをパントして受信トレイを管理することに慣れていますか？ Museの共同設立者でCOOのAlex Cavoulacosは次のように説明しています。
短い「私のことを考えてくれてありがとう。今月は満席になっているが、手を差し伸べるなら、私はできる限り助けたい」 多くの人は、忘れてしまったか、もはやあなたの時間とアドバイスを必要としないので、まったくフォローアップしません。
この戦略により、後戻りすることのないすべての人に答えることができますが、トレードオフは、誰かがあなたの質問通りに応答した場合-長く待ってからフォローアップした場合-応答を送信するのは本当に彼女に負っているということです。 彼女は後であなたに連絡することで敬意を表しているので、あなたは彼女に同じ礼儀を示したいと思っています。
もちろん、まだ忙しすぎて手伝うことができないかもしれません（それでも構いません）。 ただし、短い回答を与えたり、彼女を他の人に向けたり、リソースへのリンクを提供したりする場合でも、可能であれば24時間以内に役立つ応答を送信するのに忙しすぎてはいけません。 さらに、実際の返信を作成することにより、「後で連絡します」という終わりのない電子メールチェーンを開始する必要がなくなります。
2.何か個人的なことを言われたとき
多くの人々は、同僚と個人情報を共有するのが難しいと感じています。 したがって、誰かがメールであなたと動揺するニュースを共有するのに時間がかかる場合、すぐに書き戻すことが常に求められます。
長い返信をする必要はありません。正しいことを100％確信していない場合は問題ありません。 ほとんどの場合、「聞いて本当にすみません…」でリードできます。次に、「通常はあるものがあると仮定して」メールに記載されているアクション項目に「時間をかけてください…」または「戻ってきたらすぐに戻ってきてください。」
そして、具体的な何かを要求する必要がある時間依存の問題がある場合は、応答する前に、最小の質問を把握するために数分かかります。
たとえば、これは、家族が死亡したため、今週までにボードプレゼンテーションを終えることができないと言っている同僚に応答する方法です。
正確な単語がなくても誰も知らない場合でも、すばやく返信すると、あなたが気にかけていることがわかります。 それはあなたの懸念をより本物に感じさせ、あなたがこのニュースを過ぎて風を吹かなかったか、他のメッセージでするようにリストにそれを追加しなかったことを明確にします。
はい、私たちはすべて受信トレイ0に到達するために良い戦いをしています。 そして、同じ時間内に10の基本的なメールに返信できるので、その1つのハードメールへの返信を遅らせたいという衝動を完全に理解しています。 しかし、他の誰かに重要でないと感じさせること、または思いやりのある人としての評判を危険にさらすことは価値がありません。 そのため、これらのカテゴリのいずれかのメッセージに返信する時間を取ってください。あなただけが喜んでくれる人ではありません。
