書面による21の会議規則

数週間前、私は電子メールの書かれていないルールについて書いたが、それが何人の人が役立っているかに驚いた。 結局のところ、私たち全員が紙に乗って利益を得ることができる多くのルールがあります！

それを念頭に置いて、2番目に大きなオフィスの問題点である会議から始めて、これらのリストをさらにいくつか作成します。 会議を成功させる方法について知っておくべきルールをお読みください。世界中の同僚に感謝します。

会議をスケジュールする前に本当に会議が必要であることを確認してください。 これは、電話またはメールで10分以内に解決できますか？

すべての会議には目的が必要です。決定を下すか、一緒に行動を起こす必要があります。 更新の提供は、ほとんど常に電子メールで行われます。

必要以上の時間をスケジュールしないでください。 ほとんどの会議は1時間でスケジュールされ、最大で20分、30分、または45分です。

時間通りに開始します。 ストラグラーを待つのではなく、彼らを励ますだけです。

時間通りに終了します。 「やることがたくさんあることはわかっているので、これを30分以内に抑えましょう」と言うことは、人々と同じように効率的な会議が必要であることを人々に思い出させます。

絶対にそこにいる必要がある人だけを招待してください。 会議に参加する人が多くなればなるほど、行われることは少なくなります。

すべての会議には、実行するために事前に誰かを明確に割り当てる必要があります。 自分でない場合は、他の人に名前を付けます（そして、その人が自分が担当していることを知っていることを確認します）。

会議の始めに、チャットで数分で焼く。 私たちはロボットではなく人間であり、同僚との信頼関係を構築することで、ビジネスをよりスムーズに運営できます。

事前に何かを読んでもらいたい場合は、少なくとも3時間前に送信することをお勧めします。前日が良いでしょう。 20分前に送信しても意味がありません。

事前に会議スペースを予約するか、会議の10分前に自分のペースを確認してください。 ホールをさまよいながら全員をさまようことは、みんなの時間を無駄にします。

議題を設定し、会議の開始時に共有して、全員が順調に進むようにします。

人々に注意を促したい場合は、会議の開始時に彼らにいくつかの配布資料を渡さないでください。 彼らはそれらをめくり始め、気が散ります。

会議中は電話やメールを確認しないでください。 誰もがあなたが何をしているかを知ることができ、彼らも同じことを始めます。

会議の進行中に次のステップを追跡します。 すべてのアクションアイテムは、会議後にリマインダーとして送信する必要があります。

誰かが割り当てられていないアクションアイテムは価値がありません。 ほとんどの場合、期限も必要です。

誰かが話しすぎている場合は、その人を（きちんと）切断します。 同様に、誰かの発言が少なすぎる場合は、その人を引き付けようとします。

会話がトピックから外れている場合、それを抑えることは許容可能であり、必要です。簡単な「あと10分しか残っていないので、それが役立ったら後で議論する時間をスケジュールしましょう」が完璧に機能します。

会議の時間が1時間を超える場合は、休憩の時間をスケジュールし、出席者に事前に知らせてください。 45分でメールをチェックできることを知っておくと、すぐに集中できます。

ボディーランゲージを見る。 あなたが探している限り、人々が退屈しているか、解放されているか、時間を無駄にしているように感じているかを簡単に知ることができます。

必要に応じて、メモを取る人を割り当てて、会議の実行に集中できるようにします。

カレンダーで定期的な会議が必要かどうかを定期的に評価し、必要であれば、形式、期間、出席者がその効果に貢献しているかどうかを評価します。 そうでない場合は？ 変更してください！