組織内で追跡する必要がある大量のデータに圧倒されていますか？おそらく、あなたは現在、重要な情報を追跡するために紙文書システム、テキスト文書またはスプレッドシートを使用しています。より柔軟なデータ管理システムを探しているなら、あなたが探しているのはデータベースだけかもしれません。そして、Microsoft Access 2013は優れた選択肢を提供します。
データベースとは何ですか？
最も基本的なレベルでは、データベースは単に組織化されたデータの集合です。 Microsoft Access、Oracle、SQL Serverなどのデータベース管理システム（DBMS）は、柔軟な方法でデータを整理するために必要なソフトウェアツールを提供します。データベースにデータを追加、変更、削除する機能、データベースに格納されたデータに関する質問（またはクエリ）を要求する機能、選択した内容を要約したレポートを生成する機能が含まれています。
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013は、今日最も簡単で柔軟なDBMSソリューションの1つをユーザーに提供します。マイクロソフト製品の通常のユーザーは、他のMicrosoft Officeファミリ製品との緊密な統合だけでなく、Windowsの使い慣れた外観を楽しむことができます。 Access 2013インターフェイスの詳細については、「Access 2013ユーザーインターフェイスツアー」を参照してください。
最初に、ほとんどのデータベースユーザーが遭遇するAccessの主なコンポーネントの3つ、テーブル、クエリ、およびフォームを調べてみましょう。 Accessデータベースをまだお持ちでない場合は、「ScratchからAccess 2013データベースを作成する」または「テンプレートからAccess 2013データベースを作成する」を参照してください。
Microsoft Accessテーブル
テーブルは、任意のデータベースの基本的なビルディングブロックを構成します。スプレッドシートに精通している場合、データベーステーブルは非常によく似ています。
一般的なデータベーステーブルには、名前、生年月日、タイトルなどの特性を含む従業員情報が含まれている場合があります。それは次のように構成されています：
- 従業員ID
- 苗字
- ファーストネーム
- タイトル
- 挨拶
- 誕生日
テーブルの構成を調べると、テーブルの各列が特定の従業員の特性（またはデータベース用語の属性）に対応していることがわかります。各行は特定の従業員1人に対応し、その人の情報を含んでいます。それがすべてです。役立つ場合は、これらの表のそれぞれをスプレッドシート形式の情報リストと考えてください。詳細については、Access 2013データベースへのテーブルの追加を参照してください。
アクセスデータベースからの情報の取得
明らかに、情報だけを格納するデータベースは役に立たないでしょう - 情報を取得する方法も必要です。テーブルに格納されている情報を呼び出すだけであれば、Microsoft Accessではテーブルを開き、そのテーブルに含まれるレコードをスクロールすることができます。しかし、データベースの真のパワーは、より複雑な要求やクエリに答える能力にあります。アクセスクエリは、複数のテーブルのデータを結合し、取得したデータに特定の条件を設定する機能を提供します。
組織で平均価格を超えて現在販売されている製品のリストを作成する簡単な方法が必要であるとします。単に製品情報テーブルを取得した場合、このタスクを実行するには、データを大量にソートし、手作業で計算する必要があります。ただし、クエリの機能は、上記の平均価格条件を満たすレコードのみをAccessに返すように要求することができます。さらに、アイテムの名前と単価のみを表示するようデータベースに指示することもできます。
Accessでのデータベースクエリの機能の詳細については、「Microsoft Access 2013での簡易クエリの作成」を参照してください。
アクセスデータベースに情報を挿入する
これまでは、データベース内の情報を編成し、データベースから情報を取得する背後にある概念を学びました。最初にテーブルに情報を入れる仕組みが必要です。 Microsoft Accessは、この目標を達成するための2つの主要なメカニズムを提供します。最初の方法は、スプレッドシートに情報を追加するのと同じように、ウィンドウをダブルクリックしてその下に情報を追加するだけで、ウィンドウ内にテーブルを表示することです。
また、ユーザーフレンドリーなフォームインターフェースを提供し、ユーザーはグラフィカルな形式で情報を入力し、その情報を透過的にデータベースに渡すことができます。このメソッドは、データ入力演算子にはあまり威力を発揮しませんが、データベース管理者はもう少し作業が必要です。詳細については、Access 2013でのフォームの作成を参照してください。
Microsoft Accessレポート
レポートは、1つ以上のテーブルおよび/またはクエリに含まれるデータの魅力的なフォーマットの要約を迅速に生成する機能を提供します。ショートカット・トリックとテンプレートを使用することで、データベース・ユーザーはレポートを実際に数分で作成できます。
現在および将来のクライアントと製品情報を共有するためのカタログを作成したいとします。これまでのセクションでは、この種の情報がクエリを適切に使用してデータベースから取得できることを知りました。しかし、この情報が表形式で提示されたことを思い出してください。最も魅力的なマーケティング資料ではありません。レポートでは、グラフィックス、魅力的な書式設定、ページネーションを含めることができます。詳細については、「Access 2013でのレポートの作成」を参照してください。
