25知っておくべき基本的なメールのエチケットルール-ミューズ

Eメール。 それは大きな利便性と絶え間ない気晴らしの両方です。 しかし、現時点でどのように感じているかにかかわらず、1つのことは確かです。それは避けられない必要性です。 おそらく 、 1通（まあ、たぶん1通以上）の電子メールを作成せずに仕事を終わらせることはできません。

そして、あなたがプロフェッショナルになり、明確で効率的な方法でポイントを獲得したいなら、同僚は純粋な欲求不満から机の上に頭を置きたくはありませんか？ まあ、いくつかの異なるエチケットルールがあるので、念頭に置いておく必要があります。

「ええ、ええ、ええ。 私はこれらのすべてを100万回前に聞いたことがあります」とあなたは考えているでしょう。 しかし、これらのポイントが何度も家に帰ってきたにもかかわらず、この1週間に少なくとも1回は（おそらくは1日でも）よくある電子メールの偽造を まだ コミットしているに違いありません。

言うまでもなく、私たち全員が時々リフレッシャーを使用できると思います。 だから、ここにあなたが知っていると誓うすべての電子メールのエチケットルールをブラッシュアップするのに役立つ便利なリストがありますが、実際には実装に失敗します。

基礎

家を建てるときは、地下室から始めます。 それでは、メールの特定のセクションに飛び込む前に、基本事項を見てみましょう。

この記事の他の部分をすべて無視したり忘れたりしたとしても、少なくともこれらのボックスをチェックしていることを確認してください。

1. たとえば、求職や情報面接など、個人の住所から送信する場合は、住所がプロフェッショナルなものであることを確認してください。 あなたは正しい印象を与えたいと思う、そして「[email protected]」はそれを削減するつもりはない。

2. 怒ったメッセージを受け取った場合、または怒りを感じている場合は、コンピューターから数分間離れてください。 その瞬間に何かを発射すると、問題が発生するだけです。

3. 友好的な挨拶と閉会を含める。 それにより、メッセージ全体がより完全で洗練され、プロフェッショナルに感じられます。

4. 校正。 十分に言った。

タイミング

効果的なタイミングは、受信トレイを最大限に活用するために最善を尽くしているときに忘れがちなことの1つです。

しかし、思いやりのある長いメッセージに対して即座に1語の返信を受け取ったことがある場合、または心配して待っていた返信を得るために数週間待っていた場合、タイミングが少し価値があることに同意すると思いますより多くの考慮。

1. 原則として、現実的にできる限り早くメールに返信してください。 人をぶら下げたままにしたくない。

2. メッセージにもう少し時間と考えがふさわしい場合は、プレートから抜け出すために、半ば嫌悪感のある、即座の応答を発砲しないでください。 代わりに、返信して受信したことを確認し、送信者に物事を考えるのに少し時間がかかることを通知します。

3. 回答をチェックしておくのに役立つヒントですか？ Museの共同設立者であるAlex Cavoulacosは、応答が速いほど、回答を短くすることを推奨しています。

受取人

一見無限の電子メールチェーン。 あなたとはまったく関係のないメッセージについてCCを続けている同僚。 その便利なBCCフィールドが何のためにあるのか見当もつかないようなチームメイト。

少なくとも 他の 人がそれらをコミットするとき、それらはおそらくあなたが恐ろしいことすべてです。 しかし、少しの間スポットライトを当てましょう。 受信者リストに関して、これらのエチケットルールに違反しましたか？

1. 「全員に返信」を使用する場合は注意して進め、そのスレッドの 全員 を更新する必要がある場合にのみ使用してください。 あなたは警告されました。

2. BCCを使用することを恐れないでください。特に、すべてのアドレスや受信者をすべての人に見せたくない場合はそうしてください。

3. 覚えておくと便利なルールを次に示します。「To」フィールドに誰かをリストすると、応答が期待されます。 対照的に、その人をCCにすると、他の人へのメッセージのループで彼を維持しているだけです。

4. 以上のことから、メールに含めることができる人が少ないほど良いです。 キッチンで料理をする人が多すぎると、混乱とワイヤーの交差を招く可能性があります。

件名

人々が注目するメッセージの最初の部分は何ですか？ それは簡単です：あなたの主題。

既にご存じのとおり、優れた件名は、メール全体として驚くほど効果的です。 悪いテーマですか？ まあ、それはあなたの受信者の間でかなりの悪化を引き起こすことができると言ってみましょう。

1. 「チェックイン」などのあいまいなフレーズに頼るのではなく、件名を具体的にしてください。これにより、受信者はメッセージの内容をすぐに収集できます。 さらに、後で必要になったときに見つけやすくなります。

2. 短くしてください。 具体的にしたいのですが、それはそれ自身の独立した段落である必要があるという意味ではありません。 10個未満の単語に固執するようにしてください。それより長いものは、おそらく独自の文になる可能性があります。

3. どんなに急いでも、件名のフィールドを完全にスキップしないでください。 受信ボックスにその不吉な「件名なし」を見るのが好きな人はいません。

メール本文

ここにあります-あなたのメッセージの肉とジャガイモです。 他のフィールドは重要ですが、最初にその人に連絡する理由を明確にする場所です。

はい、職場でのコミュニケーションはますますカジュアルになっています。 しかし、だからと言って、メールを完全に整理されていない混乱に変換したいわけではありません。 これらのエチケットルールに従っていることを確認し、あなたのメッセージは洗練されたプロフェッショナルなものであることを確認してください。

1. これは、できる限り明確かつ簡潔にしたい別の場所です。メール送信の黄金律と考えることができます。 結局のところ、何かを説明するためにテキストのページが必要な場合は、おそらく直接または電話で行う方が良いでしょう。

2. 学校で学んだ伝統的な文章のルールをすべて守ってください。 これは、適切な文構造、大文字、句読点、および絵文字でメッセージを散らかす誘惑に抵抗することを意味します。

3. メッセージに明確な質問項目またはアクション項目が含まれていることを確認してください。 何かについて同僚の意見を求めている場合でも、プロジェクトの詳細を探している場合でも、電子メールを送信する確固とした理由が必要です。また、その理由を明確にする必要もあります。

4. 受信者に必要なアクションがなく、更新を提供するために単にメールを送信している場合は、それも明確にします。 人々は、彼らに何が期待されているかを知って、メモから離れる必要があります。

5. 必要に応じて、箇条書きまたは番号付きリストを使用します。 私たちは皆忙しく、フォーマットによっては、メッセージをざっと見て簡単にハイライトを取得できます。

6. 目立つように重要な情報を太字にしますが、すべて大文字を使用しないでください。そうすると、大声で叫んでいるように見えます。

7. 読みやすいフォントを使用し、あまりにも多くの異なるフォントの色を避けてください。 メッセージはできるだけ読みやすくする必要があります。

添付ファイル

メールに何かを添付する必要がありますか？ 多くの場合、これは後から考え直されるものであり、「送信」を押す直前に必要なものに取り組むだけです。

しかし、添付ファイルは電子メールの世界のワイルドウエストではありません。 いいえ、あなたがフォローしていることを確認したいいくつかのエチケットルールがまだあります。

1. 何かを添付する前に、それが実際に必要であることを確認してください。 2つの文を含む1ページのWord文書を添付しても意味がありません。

2. 疑わしい場合は、互換性の問題が発生しないように、ファイルをPDFとして添付してください。

3. 大きな添付ファイルを送信する必要がある場合は、必ず「zip」または圧縮してください。

4. メールの本文を作成する前に、ファイルを添付する習慣を身に付けてください。 そうすれば、恐ろしい「申し訳ありませんが、添付ファイルを忘れました！」というフォローアップメッセージを避けることができます。

目を転がして、これらすべてを聞いたことがあると主張している場合、私はあなたを責めません。 しかし、たまにこれらの頻繁に繰り返されるエチケットルールを時々順守しないことがあります。

したがって、これを自動操縦から抜け出し、メッセージに注意を払うことをお勧めします。 あなたの同僚はあなたに感謝します。

リストに追加する他のルールやペットのぞき見はありますか？ Twitterでお知らせください！