最近、私はますます多くのビジネス関連の電話に出てきました。それは賢い人と一緒であるにもかかわらず、私に悪い印象を与えました。 確かに、電話は非常に単純に思えますが、回避できた技術的な不具合から時間管理の悪さまで、クライアントや同僚のあなたの印象に本当に影響を与える可能性があります（生産性は言うまでもありません）。
そのため、電子メールと会議の規則が書かれていないように、全員が従うべきビジネス電話と電話会議のガイドラインを詳しく説明します。 生産性の高い（かつ煩わしくない）通話を永遠に続けましょう！
コールの前に 、誰が誰に、どの番号に電話をかけているかに同意します。 「どこに電話すればいいですか？」で始まるはずの電話の3分後に電子メールを送信します。 みんなの時間を無駄にします。
一般的に、他の誰かに何かを尋ねている場合、彼または彼女に電話することを申し出るべきです。 他の人を助けている場合は、誰かを追いかける必要がないように、その人に電話をかけてください。
必要な時間の呼び出しをスケジュールします。これは5、10、または20分になる可能性があることに注意してください。 最も近い30分刻みに丸めないでください。
あなたが電話に遅れるだろうということを前もって知っているなら、他の人に電子メールで知らせて、準備ができたら彼または彼女に電話することを申し出てください。
呼び出している人が応答しない場合、最初にメッセージを残さないでください。 1〜2分後にもう一度やり直します。連絡が取れない場合は、メッセージとメールを残し、電話をかけたことを知らせて、空いている時間を伝えます。 それが緊急でない限り、その後再び電話しないでください。
3人以上が話している場合は、事前にダイヤルインを設定してください。 これを支援するUberConferenceなどの無料サービスがたくさんあります。
できるだけ少ない人に電話をかけ、そこにいる全員が本当に必要であることを確認してください。 回線上の人が多いほど、誰もが注意を払わなくなります。
信号の良い静かな場所から電話を受けていることを確認してください。 可能な限り固定電話を使用すると、信号の問題を回避できます。
騒がしい場所で捕まえられたら、話しているのでなければ無言になることをすぐに人々に知らせてください。 敬意を表することです。
定期的に使用する電話から発信していない場合は、操作方法を確認してください。 これは、未知のオフィス電話システムを使用する場合に特に重要です。
デモを行う場合を除き、スライドを使用して通話中に何かを提示することはお勧めしませんが、デモを行う場合は、電子メールで送信しないでください。 代わりに、GoToMeetingやScreenleapなどの画面共有サービスを使用して、人々が覗き込んだり、先に進んだり、注意を払ったりしないようにします。
画面共有サービスを使用している場合は、通話を開始する前に機能すること、および通話の前に相手に必要なものがインストールされていることを確認してください。
初めて人と会う場合、または本当に人に注意を向けたい場合は、ビデオ会議を検討してください。
会議と同じように、時間通りに始めてください。 ストラグラーを待つことは、彼らを励ますだけです。
電話会議に参加している場合は、すぐに自己紹介してください。1対1の会話と思われるものを3分間聞いていることに誰も驚かないように。
誰かが遅れて参加する場合、彼または彼女をキャッチしないでください。 他の人の時間を無駄にします。 この人に、通話の最後に誰かに追いつき、見逃されたものを確認するように勧めます。
コールの最初の120秒以内に自分が誰であるか、なぜコールするのかの概要を示し、アジェンダまたは目標を設定します。 通話中の他の人々は、あなたが彼らから何を望むかすぐに知っているはずです。
各通話の最初の数分で、全員が話をしなければならない時間を確認し、それに応じて会話を管理できるようにします。
回線に3人以上の人がいる場合、主催者はクイックロールコールを行って全員が出席していることを確認し、可能であれば簡単に紹介します。
ビジネスの遂行に役立つ場合にのみ個別の紹介を行い、それをアジェンダに組み入れます。 そうでなければ、多くの時間を無駄にします。
専門知識を共有することについての電話でない限り、70％を超える時間は話さないでください。 多くの人が参加している場合、その数は25％に低下します。
文章を短くして、アイデアの合間に定期的に一時停止してください。 これにより、人々が飛び込んだり、質問したりできます。
あなたが電話の主催者である場合、他の人が会話を独占しているのであれば、他の人が会話を独占している場合、参加するように呼びかけるのがあなたの仕事です。
ミュートボタンを戦略的に使用します。 通話の90％がミュートされている場合、十分な注意を払っていない可能性があります。
メールをチェックしていて、繰り返し質問する必要がある人にならないでください。 ほとんどの通話中にメールをチェックしている場合は、メールが長すぎるか、関与している人が多すぎるか、メールに参加する必要はありません。
通話終了の5分前に、全員に終了することを警告し、質問があるかどうかを尋ねます。 可能な限りそれを実行しないでください。他の人の時間を軽視します。
通話中の次の手順を追跡し、後でリマインダーとしてメールで送信します。
教えて！ お気に入りの電話ルールは何ですか？ 見逃したことはありますか？
