何十人もの仮想従業員で大規模な組織を運営している人として、私はかなりの数の電子メールを見てきました。 そして、人生の他のすべてのものと同様に、一部のメッセージは他のメッセージよりも優れています。
電子メール通信の世界では、「ugh」はおそらく、メッセージを読むときに上司に最後に言わせたいことです。 それでは、どのような種類のメッセージを送信することを避ける必要があり、どのように改善することができますか？ 以下に3つの主要な例を示します。
1.不要なフォローアップメール
フォローアップメールはすべての形と形式で届くので、何が不要なのでしょうか？ あなたのメッセージがすべて上司にあなたにメールを送るように頼むだけなら、それは重要な通信よりも迷惑になります。
多くの人は、何か間違ったことをしたか何かを見逃したという妄想からこれらの電子メールを送信しますが、上司の観点から、誰かが私にチャンスを与えていないときにいくつかのフォローアップ電子メールを受信することが悪化していることを伝えることができます呼吸する。
一例：昔、私は1時間以内にメールに返信しなかった場合にパニックに陥る従業員がいましたが、それは彼女が何か間違ったことをしたと考えていました（実際には、彼女のメールに）。 長い一日から家に帰って、彼女からのメッセージを受け取ったかどうかを尋ねる 6 通（はい、 6 通！）の電子メールを見つけるために特定のインスタンスを考えることができます。
いいね。
代わりに送信するもの
ほとんどの人は、1日に6件のフォローアップメールを送信するほど妄想的ではありませんが、1件のタイミングの悪いフォローアップメールでさえ、上司をいらいらさせることがあります。
メールの内容を今日処理する必要がある場合を除き（この場合、おそらくメールで送信するのではなく、上司と直接話し合う必要があります）、少なくとも24時間待ってから、「偽のフォロー」と呼ぶものを送信することをお勧めします-up」メッセージ。
これにはフォローアップの送信が必要です（「2日前に送信した四半期レポートを受信したことを確認するために確認する」）が、今後のプレゼンテーションに関する質問であろうと、現在のプロジェクトの更新（「ああ、Xアカウントで最新の数値を取得したばかりで、売上が30％増加しました！」） これにより、上司にこっそりとアップデートを依頼することができます。また、上司に値を追加する情報を提供するため、上司に盗聴されているような気分になりません。
2.新しいアイデアのあるメール
私はチームの熱心なメンバーを絶対に愛していますが、少し圧倒されるのは、従業員が新しいアイデアをすべて別々のメールで私に送ってくるときです。 マーケティングチームの誰かがひらめきを打ち、新しいアイデアを送り続けたため、24時間にわたって10種類のメールを受け取りました。
非常に多くの新しいことを試してみるのは素晴らしいことですが、すべてをカタログ化し、入ってくるすべての電子メールとアイデアを追跡しようとするのも非常に混乱しました。1つの電子メールだけが新しいアイデアや概念で届いたとしても、それはとても簡単です私の受信箱であるブラックホールでそれを失うこと。
代わりに送信するもの
第一に、アイデアを育てるのにもっと都合の良い時間を待つことをお勧めします。 マーケティングチームの従業員の場合、次の週に予定されていたGoogleハングアウトの会議ですべてを取り上げるまで待ちました。
適切な時期がわからない場合、または何らかの理由でメールが唯一の選択肢である場合、新しいアイデアがあり、共有する最善の方法を知りたいと上司にメールすることをお勧めしますそれらになります。 従業員が私にそれを尋ねたなら、私は彼女が望むものすべてで満たされたWord文書で私に1つの電子メールを送るように彼女に言っただろう。 これは、もっと合理化されており、後で簡単に保存できます。 あなたの上司は、彼らに話しかけるための素早い電話を提案するか、あなたがアイデアを備蓄し、それから特定の曜日にそれらを大量にメールで送るように頼むかもしれません。
3.上司が理由なくCCされているメール
専門家は、彼らが実際には含まれていない電子メールスレッドでCCに悩まされることに悩まされるでしょう：電子メールの山が増えているだけで、必要のないものを読むことに時間を浪費することになります。
従業員の観点から、私はそれを得ます：あなたはあなたの上司があなたがあなたの仕事をしていること、そしてあなたがコミュニケーションのラインを開いたままにしておくことを知っていることを確認したいです。 しかし、ほとんどの場合、これは本当に上司の受信トレイを詰まらせることです。
代わりに送信するもの
上司が絶対にループ内にいる必要がない限り、上司をCCラインから外し、インタラクションが終了したら、会話中に出てきた関連情報の非常に短い要約を送信します（「FYI、Y社はZ日付のそのストーリーで紹介されました」）。 マネージャーは、詳細を把握するために常にループ内にいることなく、マネージャーに何が起こっているかを知らせ続けます。 1通のメールは間違いなく42に勝っています！
全体として、上司にメールを送信するゲームの名前は、メッセージを合理化し、送信するものをより選択的にすることです。 直観に反しているように聞こえるかもしれませんが、従業員からのメールの受信数が少なくても、それらすべてが意味のあるものである場合、その人はいつも聞いている人よりも良い仕事をしていると思います。
