メールは、あらゆる形態のコミュニケーションと同様に、個人的なものです。 ワンライナーから電子ミサイルまでのすべてを確認、管理、送信する方法は、多くの場合、好みと習慣が混在しています。
そうは言っても、メールでのコミュニケーション、生産性、時間を最大限に活用するために、従うべきいくつかのカットアンドドライのルールがあります。 3つの一般的な受信トレイの間違い、それらが仕事であなたを傷つけている方法、およびより良い電子メール管理への変更を行う方法について読んでください。
間違い1：受信トレイにメールを残す
最も論争の的となるものから始めます。すべてのメールを受信トレイに残します。 メールを処理した後、受信トレイにメールを残すかどうかはまったく同じだと思いますが、あなたの脳は異なるように頼みます。 プリンストンのニューロサイエンスインスティテュートの2011年の調査では、「環境が乱雑になると、混乱によって集中力が制限される」ことが判明しました。 これは仮想環境にも当てはまります。 見ることができる電子メールが多くなれば、それは重要ではないものであっても、脳が無意識のうちにそれらについて考えることに費やす時間が長くなります。
この調査では、受信トレイの乱雑さを減らすことで、気が散らず、生産性が向上し、情報を処理できるようになることが示唆されています。 それがあなたの受信箱のそれらの3, 679の古いメールを棚上げする正当な理由でないなら、私は何がわからない。
変更する方法
新着メール専用の受信トレイの使用を開始します。 メールの処理が完了したら、アーカイブ、ファイル、または削除する必要があります（いつ使用するかについては、以下を参照してください）。 後で必要なメールをいつでも検索できます。
間違い＃2：アーカイブまたはファイリングする必要がある場合の削除（およびその逆）
受信トレイを新しいメール専用に使用しているので（質問！）、質問は次のとおりです。完了したすべてのメールで何をすべきか。
オプションは、a）削除またはb）関連するフォルダー（またはGmailユーザーの場合はアーカイブ）のファイルです。 多くの人々は、すべてのメッセージを削除するか、それらすべてを保持するかのどちらかで、極端な方向転換を間違えすぎます。 真実は、健康的なバランスが最善の解決策です。 不要になった電子メールを保存すると、電子メールアカウントのストレージクォータに貢献し、検索したときに保持したい電子メールを見つけにくくなります。 削除しすぎですか？ フライト確認メールを削除して、フライトを逃しそうになった私の友人のようになってしまうかもしれません。
変更する方法
メールの処理が完了したら、2秒かけて、今後再びアクセスできるようになるかどうかを検討してください。 いいえの場合：削除する時間。 はいの場合：アーカイブまたはファイルに保存してください！
間違い3：受信トレイをTo Doリストとして使用する
やることリストが好きではない人にとって、簡単な解決策（またはそう思う人）は、受信トレイを1つとして使用することです。 さて、「会議時間に関するJerryの電子メールへの返信」のような標準的な電子メール関連のタスクに関しては、それらの人々は死んでいると思います。 これらのタスクは、To Doリストには一切含めないでください。通常のビジネスコースの一部として回答するだけです。
しかし、「新しいクライアントの提案を作成する」や「オフィス賃料を支払う」などの真のタスクについては、自分に合ったTo Doリストシステムを見つけて、それに従うことを強くお勧めします。 どうして？ 最も重要なタスクを毎日実行したい場合は、To Doリストに優先順位を付けて集中できるようにする必要があります。 受信トレイをTo Doリストとして使用すると、時間を他の人の手に委ねることができます。 新着メールには、好むと好まざるとにかかわらず、新しいToDoが付属しています。 ただし、To Doリストにタスクを意識的に追加する必要があるのは、他の作業ではなく、今すぐにそれを本当に行うべきかどうかを判断するチャンスです。
まだ納得できませんか？ ジル・ダフィー、レオ・ババウタ、ジェシー・ガーナーも同様に素晴らしいケースを作っています。
変更する方法
受信トレイを確認し、実行可能なTo Doを引き出します。 そのメールが受信トレイにふさわしいものになっている場合は、今すぐメールをアーカイブ、ファイル、または削除してください。 また、受信トレイをTo Doリストとして使用することを本当に求めている場合は、メールボックスを試してみてください。これは、メールをToDoに変換して受信トレイから取り出すのに役立つアプリです。
