数週間前、私の友人と私は、会議に対する共有の軽daについて話し、彼女は言った。「私たちは何度も何度も同じ会話をしているように感じています。 それらが正しく行われないと、そのような時間バーナーになる可能性があります。」
私はこれ以上同意できませんでした。 以前の仕事で、カレンダーの招待状が私の受信トレイに表示されると、大声でため息をつくことがよくありました（これはオープンオフィス環境では常に素晴らしいことです）。 それから、私はそれを受け入れることを避ける方法を見つけようとする貴重な時間を費やすでしょう。
すべての会議に価値がないと言っているわけではありません。 絶対に必要なものもあります。 そして時々、それらは物事を成し遂げるための 唯一の 方法です。 しかし、これら3つの質問を各質問の前に自分自身に問いかけることで、信じられないほど効率的になる余地があると信じています。
1.誰がここにいる必要がありますか？
ヒント：おそらくあなたが思うほど多くの人はいないでしょう。 すべての関係者にとって可能な限り生産的で有意義なものであることを保証できるように、あなたが誰に頼んでいるかについて意識することが重要です。 「まあ、 それ は私の時間の浪費だった」と考えてはなりません。
その気持ちは個人、グループ、または会社にとって良くないからです。 部屋に10人ではなく4人しかいない場合に実行できるすべての作業を想像してください。60分の時間枠の場合、 作業 に費やすことができるのはさらに6時間です 。
たとえば、会社の新しいロゴについてブレーンストーミングしているとしましょう。 グラフィックデザイナーは、ビジョンを確実に理解するためにそこにいます。 ブランディングディレクターは、会社のガイドラインに準拠していることを確認します。 しかし、すべての求人にロゴを貼っているので、そこに人事マネージャーが必要ですか？ いや。 確定したら、古いものを新しいものに切り替えるように彼女に依頼できます。 今のところ、彼女を残してください-彼女はやるべき仕事を持っています！
あなたが主催者でない場合、 あなたの 存在が不可欠であるかどうかを評価する必要があり ます 。 同僚は、単にあなたがそこにいたいと思っているという理由だけであなたを招待します。 しかし、あなた が それが適切だと思うなら（すなわち、あなたが何を貢献するのかわからない場合、またはあなたがただ圧倒的に忙しい場合）あなた は 辞退する ことができ ます。
このような状況では、「こんにちは。 これは彼女自身で処理できると思います。 しかし、あなたが私に立ち会ってほしい特定の理由があるなら、私に知らせてください！」
そして、その自由時間を取り、グラインドに戻ります。
2.目標は何ですか？
正確に何を達成しようとしていますか？ 目標を事前に特定することが重要です。 あなたの仕事を維持し、会話全体を形作るのに役立ちます。 それ以外の場合は、レナードが 常に タイタニックの テーマソングをどのように口ずさむかについて45分間とりとめなく座ってください。 （毎回私も取得します。離さないでください、ジャック！）
「効果的なアジェンダは、会議の前と会議中に何が必要かについて明確な期待を設定します」と、 スマートリーダー、Smarter Teamsの 著者であるRoger Schwarz氏は説明し ます。
「チームメンバーが準備し、時間を賢く割り当て、全員に同じトピックをすぐに理解させ、ディスカッションが完了したことを特定するのに役立ちます。 会議中に問題が引き続き発生する場合、適切に設計されたアジェンダにより、チームが効率的かつ迅速に問題に対処できるようになります」とシュワルツは言います。
おそらく、最優先プロジェクトのステータス更新を全員に提供したいだけです。 または、今日、どのアカウントマネージャーを巨大な新しいクライアントに割り当てるかを決定する必要があります。
目的地を見つけてそこに着きます。 （また、予定を他の出席者と共有して、何を期待するか、事前に必要なことがあるかどうかを知っておくと便利です。）
そして、ここにヒントがあります：会う理由を正確に答えることができない場合は、すべてのチョコレートの愛のために、それを キャンセルしてください 。
3.何を準備する必要がありますか？
私の元同僚は、他の人とのミーティングの準備をするために時間をブロックしていましたが、なぜだろうといつも思っていました。 そして、私は、前回議論したことを完全に忘れて要約をしなければならないか、私が（恥ずかしいことに）アクション項目を完了しなかった束に参加しました。 これらすべての場合において、私たちはスケジュール により多くの 時間をかける 必要がありまし た。
これが起こらないようにするには、準備を整えて表示する必要があります。 多分それは先週のセッションからのメモをレビューしているので、それはあなたの心に新鮮です。 または、多分、あなたが必要とする論点と答えのリストを作成しているのでしょう。 それが何であれ、それをする時間を作る。 それは大きな時間を完済します。
例として、私は私の部門のピア教育プログラムを監督し、それを改善するために一生懸命働いています。 2週間以内に、上司と一対一で話し合い、提案について話し合います。 私は学生からフィードバックを集め、考えをまとめてきました。次のステップは、構造とタイムラインを紙に描くことです。
手ぶらで彼女に近づくと、おそらくアイデアを互いにバウンスするために時間を費やすでしょう。それは必ずしも 悪い わけではありませんが、前進するのに役立ちません。
私はあなたに約束します-私 は 人々と働くの が 好きです。 しかし、私の主要なペットのおしっこの1つは、特に予防が容易な場合の非効率性です。 あなたのスケジュールが少しいっぱいに見える場合、または会うたびに高校でベルが鳴るのを待つフラッシュバックがある場合は、一歩戻ってこれらの質問を自問する時間になるかもしれません。
そして、このような質問がありますので、自分で質問する場合は、それらがTwitterで何であるかを教えてください。
