先月、プロジェクト管理を改善するための3つのヒントを提供しました。適切に委任する方法、ツールを最大限に活用する方法、有意義な方法でプロジェクトを終了する方法などです。 しかし、プロジェクト管理には非常に多くのユニークな課題があり、新しいアプローチや視点を絶えず提示する広大な研究分野があるため、私はさらにアドバイスをするしかありませんでした。
これらのヒントは、あなたに忍び寄って成功を妨げる可能性のあるいくつかの事柄を積極的に管理することに焦点を当てています。 失敗の悪魔が隅々に潜んでいるように感じることがあり、良い「落とし穴」を提供するのを待っています！リスク管理、変更管理、スコープ管理が成功のチャンスをどのように改善するかを以下に示します。
1.リスクに細心の注意を払う
リスクとは、まだ具体化されていない脅威であり、リスクが具体化するのを防ぐために最初にできることは、その存在を単に知ることです。 顧客が請求書の支払いに使用できる新しいアプリケーションを開発している場合、リスクは、マイナー（中程度）（チームメンバーが再割り当てされ、スタッフが不足している）からメジャー（モバイル支払い規制の変更により、まったく異なる技術を使用してください）。 すべてのリスクの発生を防ぐことはできませんが、考えられるリスクを包括的かつ思慮深く説明することで、可能性を管理することができます。
プロジェクトの計画段階で、タイムライン、予算、またはプロジェクトを完了するための全体的な能力に問題を引き起こす可能性のあるリスクを追跡できるリスクログを作成します。 オンラインではさまざまなテンプレートが利用できますが、それらのほとんどは、リスクの説明、リスクが発生した日付、リスクが発生する可能性、リスクが発生した場合の結果の重大度を含めることを提案しています。 各リスクには、そのリスクを監視するための所有者、そして最も重要なことに、そのリスクが発生する可能性を減らすために実行できる有意義な一連のアクション（存在する場合）を割り当てる必要があります。 たとえば、サーバーに障害が発生して人々のデータが失われるリスクは、バックアップサーバーをインストールするための緩和計画によって満たされる可能性は低いが、重大度が高い可能性があります。 可能性は低いですが、その影響は非常に大きいため、その可能性を説明するための早期かつ安全な手順はコストと労力の価値があります。
これは生き生きとした呼吸の文書である必要があり、プロジェクトの過程で発生する新しいリスクを考慮し、監視する必要があることを忘れないでください。
2.変更の基礎を築く
プロジェクト管理は必然的に、何らかの形で現状を混乱させていることを意味します。 そして、多くの人が控えめに言っても、変化を、まあ、難しいと感じるのは秘密ではありません。 Project Management Instituteのホワイトペーパーで、コンサルタントMarge Combeは、人間とその他の資本である組織が変化に専念する準備ができているという変化への準備の概念と、協力が必要な人々の心理的意欲について議論しています。変更を実装します。 変更を行う余裕がない場合、またはすべての労働者が抗議の兆候で外に並んでいる場合、明らかに前進する立場にはありません。
それでは、大小を問わず、変化の土台を築くために何ができますか？ 変更管理の具体的な側面は、対処が少し簡単です。 仕事を成し遂げるためのお金、機器、技術的能力がないことが明らかな場合、これらはすぐに対処しなければならないものです。
より慎重に実行する必要があるのは、文化的および心理的作業です。 従業員または顧客が変化に抵抗する場合は、時間をかけてその理由を理解してください。 おそらく、あなたが片付けることができる誤解があるか、あなたが考慮していなかったあなたの計画に大きな欠陥があります。 事務スタッフのチームは、紙のフォームの処理から電子フォームへの切り替えについて不平を言っているかもしれません。 チームが変更に抵抗すると仮定するのではなく、彼らの予約について議論すると、電子システムには例外を処理する方法がないことが明らかになり、最終的に混乱と2つの別個のプロセスにつながります。 日々使用するスタッフの視点を理解することは、変更が組織全体に役立つことを保証するのに役立ちます。
変化に対してオープンであり、変化とその利点を理解している人々がいる組織は、人々を暗闇の中に保つものよりも、変化がシームレスに起こることを見る可能性がはるかに高くなります。
3.スコープクリープをあなたの致命的な敵と考える
スコープクリープ-プロジェクトのパラメーターが、確立した元の境界線を徐々に超えていく場合-は、プロジェクトの脱線を頻繁に引き起こします。 これは主に、元のスコープを拡張することが理にかなっていることが多いためです。 「どうしてそんなことを考えなかったのか」という瞬間に額をたたくか、利害関係者から余分な鐘やwhiが毎日労働時間を節約すると確信しているかもしれません。
原則として、これらの要求に応じないでください。繰り返さないでください。
もちろん、要件が変更される場合もあり、すべてを言って完了したときに戻ってくるよりも、今日のゲームを変更する方が簡単な場合があります。 しかし、これらの追加は頻繁に追加され、予算超過とスケジュール外の不幸な世界にまっすぐに連れて行ってくれます。
スコープクリープを防止する最善の方法は、事前収集の要件により多くの時間とエネルギーを費やし、主題の専門知識を持つ人々に徹底的にインタビューし、何かを逃していないことを確認するために適切な質問をすることです。 また、避けられない事態が発生した場合は、スコープの変更のコストと利点を慎重に検討してください。 必要に応じて、フェーズ2の拡張機能の実行リストを保持してください。元のプロジェクトが地面から離れたら、それらを再確認できます。
必要なタイムラインで必要な結果を取得することの多くは、プロアクティブであることまでさかのぼることができます。 問題が発生する前に匂いを嗅ぎ、気を散らすワームホールを送信する前にスコープの引っ張りを感じるように自分を訓練します。 あなたはすべてを考えることはありませんが、先見はいつでも後知恵を打ち負かします。
