これは完全に非現実的な状況です。受信トレイの管理が最近非常に多くの時間とエネルギーを費やしているので、そのようになっていると感じ始めていると想像してください。 オンラインで表示されるこれらの電子メールトリックは、ライターがあなたの 特定の 仕事の複雑な詳細やそれに伴う責任を理解できない可能性があるため、実際の状況には当てはまりません。
これがよく知られているように思える場合、電子メールが制御不能になっていることを過小評価している可能性があります。 実際、受信トレイが完全なかんしゃくモードになっている可能性があり、問題を完全に回避できた場合、その無秩序さを自責していることになります。 苦労しているのはあなただけではないといういくつかの兆候と、それらを修正する方法を読んでください！
要確認：制御を取り戻すこと ができ ます。
1.返信できる以上のメールを受信する
1つのメッセージに応答するたびに、さらに10個のポップアップが表示されるのはなぜですか？ 過去に、あなたは一度に何時間も費やして回答しましたが、あなたの注意を待っているあなたのto-doリストの 実際の 行動項目に遅れをとっていました。 最新の状態を維持 すること と、人生の 他のすべてのこと を行う こと との間に健康的なバランスはありません。 たぶん、あなたの受信箱との関係は、以前のようになっていないかもしれません。
これが起こっている理由
メールがすべて同じ重みを持っているかのように扱っています。 たぶん、あなたは先入れ先出しのポリシーを持っており、あなたの応答を最も長く待っていたものに応答し、今日まであなたの道を歩みます。 または、後入れ先出しポリシーを採用している場合があります。このポリシーでは、最初から始めて、先に進みます。
修正方法
緊急度によってメッセージの優先順位付けを開始します。 新しい質問を受け取るたびに、次の質問を自問してください。
- これは緊急ですか？
- それを処理するのに適した他の人々が含まれていますか？
- 応答が必要ですか？
- 頻繁に答えるのですか？
緊急ではない場合は、後で使用するために保存してください。 後日未定ではなく、受信トレイを通過するために毎日設定する実際の時間。 緊急ですが、回答する準備が整っている人がたくさんいる場合は、数分待って、そのうちの1人が答えるかどうかを確認してください。 応答が必要ない場合：応答しません。 最後に、頻繁に回答する場合は、Gmailで定型返信などの機能を使用するか、すべてのテンプレートを1か所にまとめたドキュメントを作成することを検討してください。
2.ニュースレターが多すぎる
30種類以上のニュースレター（ニュース速報！販売！地域で最高のレストラン！業界ニュース！）を含む、たくさんの未読メッセージで毎朝目を覚まします。 あなたはベッドに横たわり、目をかろうじて開けて、一つ一つをゴミ箱に直接スワイプします。 これは経験の必要な部分です、 あなたは自分自身に言います。 私はこれらにサインアップしましたが、これは私が支払わなければならない価格です。
これが起こっている理由
わかりました：ニュースレターは魅力的です。 すばらしいものがたくさんあるので、単に 面白い ものから実際に価値のあるものを選ぶのに苦労します。 本当に便利だと思われる新しい毎日のダイジェストまたは毎週の手紙を見つけるたびに、受信トレイに金色の鍵を渡す前に 本当に確信 がある かどうか 自問してください。 購読します。 しかし、あなたがそれを知っている前に、そしてあなたがそれを意味しなくても、そのサブスクリプションは、早朝の削除の長い行の中ですぐにさらに別のものになります。
修正方法
より意図的にサブスクライブを解除することで、これが発生しないようにします。 新しいニュースレターを購読するたびに、試用期間を設けてください。 1週間の終わりにそれを開くことに興奮していない場合（またはまだ開いていない場合）、登録を解除します。 質問はありません。 私はあなたが何を考えているか知っています： 誰もがすべてをする時間を持っていますか？ Unroll.Me（ニュースレター用）やBoxBe（人々用）のようなアプリであなたはそうします。
3.メールスレッドを紛失したり、メールスレッドを完全に忘れてしまうことがよくある
次のプロジェクトで他の5人の同僚と仕事をしており、誰かがスレッドを開始して来週の会議時間を把握しています。 プレート上の他のすべてのタスクを考慮すると、この小さなスケジューリングの詳細を 後 までプッシュして も 問題ありません。さらに良いのは、会話が発展し、さらに作業が必要になったときです。 数時間後、メッセージを探しに行くと、それらは消えてしまいました。 どの検索キーワードを試しても問題ありません。
これが起こっている理由
2つの可能性：受信トレイがすっきりしすぎている、または整理されすぎている。 私は、太陽の下ですべてをすぐに取り除くか、何千もの未読メッセージを何千も蓄積する人々について話している。 上司、隣人、パートナー、祖母からのメールはすべてアーカイブに追放されるか、受信トレイに永久に保存されます。
修正方法
受信トレイをきれいにします。 ある時間を1時間取って、メッセージのソート以外は何もしないようにします。 スレッドをフォルダーに移動したり、タグを利用したり、後で戻るために必要なものにスターを付けたり、Boomerangをチェックしたり、これらのすばらしいツールを試してみたりできます。 メソッドを選択するためだけにメソッドを選択するのではなく、あなたにとって意味のあるものを選択してください。 完璧なオプションを見つける前に、いくつかのシステムをテストする必要があるかもしれませんが、私を信頼してください。これを行うのに数時間費やすことで、長期的には1トン節約できます。
これらのシナリオのいずれかがおなじみの場合、それは問題ありません。 受信トレイがあなたの人生を支配していると感じるのは普通のことです。 しかし、それはあきらめなければならないという意味ではありません。 代わりに、問題が解決するまで、メールで1通ずつメールをやり直します。
含まれていなかった、私が試すべきメール管理のトリックはありますか？ @caroqliuにツイートして教えてください！
