より速く、より効率的に物事を成し遂げるのに役立つツール、ショートカット、またはハックが好きではありませんか？ 結局のところ、あなたが絶対に必要なものよりも多くの時間を費やしたい人はいますか？
そのノートでは、知っておくべき3つの素晴らしい職場の頭字語を紹介します。これらはすべて、あなたが取り組んでいるものに関係なく、あなたが集中し、ポイントを保つのを助けるフレームワークを提供します。
1.オハイオ州：一度だけ処理する
戻って読み直すためだけにメールを何回開きますか？ たぶん3、4回？
あなたが問題について深く考えていない限り、それは非常に非生産的な仕事です。 専門家が私たちの電子メールの20％だけが実際に私たちの仕事に不可欠であると言うので、何度もそれに触れると悪い状況を悪化させるだけです。
代わりに、OHIO！ 一度開き、それで何かをしてください。 （これは、書類、受信メール、またはその他の方法でも機能します。）電子メールまたは紙のメールをより効果的に処理するために、 Getting Things Doneの これらの便利なヒントを試してください。
- 必要ない？ 消して！
- 保持したいが、すぐに対処する必要がない場合は、ファイルしてください。
- すぐに行動できる場合は、応答に2分もかからないメッセージを考えてください。
- 実際の作業内容を含むメッセージの場合は、優先順位を付けて時間を費やし、「アクション」フォルダーにファイルしてから、その領域で集中作業を行う準備ができたら戻る必要があります。
2. FIOSP：事実、問題、目的、戦略、計画
何年も前に、メンターがこのプロセスを私と共有し、私はそれを常に問題解決またはトラブルシューティングの状況に使用しています。 自分のプロジェクトで作業している場合でも、チームで作業している場合でも、私の考えを整理し、行動計画をまとめるのに非常に役立ちます。
次に仕事の危機に直面したとき、できるだけ早く解決する必要があります。これを試してください。
事実
事実を明確にすることから始めます。 仮定、観察、または意見に行きたい、解決策に飛び込む、あるいは問題の原因を責めたくなるかもしれません。 ただし、トラブルシューティングを行う際には、問題の事実にソリューションを組み込む必要があります。
たとえば、会社が提供しているコールセンターサービスに不満を抱いているクライアントの問題を解決しようとしているとします。 事実は次のとおりです。
コールセンターの応答時間は、2分以内に応答されたコールの60％で実行されています。 契約では、2分以内に通話の80％に応答する必要があるとされています。
問題
問題の事実を把握したら、その事実によって引き起こされた問題を述べてください。 繰り返しますが、非難から離れて、事実の意味を見てください：
顧客は、当社のサービスに関する従業員の苦情であふれ、将来の顧客との契約を危険にさらします。 さらに、契約に準拠していない場合、罰金が1日あたり1, 000ドルかかります。
目的
ここで、正確にあなたの目標が状況にあるものを明確にします。 事実と目的のギャップを特定するのに役立ちます。
私たちの目標は、契約に従って2分以内にすべての通話の80％に応答し、現在のバックログをクリアし、発生した罰金を停止することです。
戦略
次に、一歩下がって、問題が事実にどのように適合するか、そして適切な是正措置が何である必要があるかという全体像を見てみましょう。
私たちの戦略は、訓練された予備のスタッフを招き、今週はコールセンターの営業時間を毎日2時間延長し、必要に応じて十分に訓練されたオーバーフローセンターに電話をかけることで、パフォーマンスの低下を修正することです。
計画
戦略を特定したら、これらを実装するための戦略的な手順を実行します。 ここで、必要に応じてタスクとタイムラインを割り当てることができます。
アカウント管理
- 今日の営業終了までに、顧客との是正措置計画を確認します。
- サービスレベルが準拠率に戻るまで、24時間ごとに顧客の更新を提供します。
オペレーション
- システムを調整して、COBによる今日の追加の2時間の運用に対応します。
- 火曜日までに3人のフルタイムスタッフを呼び出します。
法的
- 準拠していない契約の影響を確認し、これまでの損害を評価します。
このフレームワークを使用すると、頭痛の種からソリューションにすばやく簡単に移行でき、職場のジレンマを解決するためのより生産的な会話にチームを導くことができます。
3. BRAN：利点、リスク、代替案、なし
いいえ、ここで穀物について話していない！ これは、意思決定の長所、短所、および影響を評価するのに役立つ簡単な頭字語です。
たとえば、あなたの部門がソーシャルメディアキャンペーンを支援するために新しい従業員を雇うかどうかを決定しようとしているとします。
BRANを見てみましょう。
利点
- 視聴者が使用する上位5つのソーシャルメディア会場で一貫したプレゼンスを作成して、印象とブランド認知度を高めます。
- メーリングリストを作成します。
- Webサイトの表示を増やします。
- ソーシャルメディア市場の最先端にいるようにしてください。
リスク
- ソーシャルメディアキャンペーンのROIを測定することは困難です。 それが機能しているかどうかはどのようにしてわかりますか？
- 新規雇用に関連する人数と費用を追加します。
- ソーシャルブランドの認知度が顧客に貢献するか、収益の増加に貢献するかはわかりません。
代替案
- 小規模でソーシャルメディアを既存のスタッフに割り当て、結果を測定します。
- 低コストのインターンを見つけて、夏の間コンセプトを証明してください。
- ソーシャルメディアマネージャーのコストを組織内の他の部門と共有します。
なし
- 現在のマーケティング活動で現状を維持し、人数や範囲を追加しないでください。ソーシャルメディアを成長させるために変更を加えないでください。
覚えておいて、あなたは常に何もしないオプションを持っています。 より多くの情報、より多くの資金、またはより明確な便益声明を収集するまで、「まだ」では十分な答えではない場合があります。
多くの場合、職場は複雑な場合がありますが、フレームワークとツールを使用すると、その複雑さの一部を切り抜けることができます。
