メールの吸い込みを抑える31のヒント-ミューズ

Anonim

電子メール：私たちはそれを愛し、私たちはそれを嫌い、私たちはそれを憎みます。 しかし、すぐにどこにも行きませんので、私たちはあなたがそれを最大限に活用できるようにここにいます。

あふれる受信トレイを強化するためのヒントから、そもそもそれを減らすための戦略から、送信するメールが確実に大きな影響を与えるようにするためのスマートな方法まで、受信トレイを変えるために必要なものはすべて揃っています通信の大国。

必要な場合：受信トレイを明確に保つ

  1. そもそも非常に多くの電子メールを受け取らないようにする最も簡単な方法は、読みたいと思っている数十のニュースレターの購読を解除することです。 Unroll.meは、受信ボックスでこれらの吸盤を特定し、大量の購読を解除するための絶対的な最も簡単な方法です。

  2. 個人から多くの不要なメールを受け取っている場合は、BoxBeを試すこともできます。 BoxBeは、パーソナライズされた「ゲストリスト」と呼ばれるものを使用して、重要な人からのメールを受信し、他の人からのメッセージを別の「待機リスト」に選別します。ゲストリストにない人は、受信トレイに配信される前にメッセージの確認をリクエストします。

  3. 不在時だけでなく、メールの自動返信を使用してみてください。 自動応答を長くしたり詳細にしたりする必要はありませんが、「こんにちは、メールを受信しましたのでお返事します！」というメッセージがあれば、熱心なビーバーがフォローアップメールを送信できなくなります。応答する機会がありました。 設定方法は次のとおりです。

  4. すべてのメールに正しい方法で返信したいという衝動に抵抗します。 Alexandra Franzenが説明するように、「多くの「緊急」メールは、あなたの支援なしで解決する傾向があります。 即座に応答しないことを選択することにより、人々がより自立できるようにトレーニングしますが、どれだけ早く返信できるかについての健全で現実的な期待を生み出します。」

  5. 質問ではなく明確な指示でメッセージを終了することで、フォローアップメールを防ぎます。 「来週再接続する必要がありますか？」と言う代わりに、「火曜日の朝に再接続するために電話します。」を試してください。それでもうまくいかない場合は、受信者からお知らせします。不必要なやり取り。

必要な場合：電子メールの送信時間を短縮する

  1. メールを短く、生産的に保ちたいですか？ すべてのメッセージを5文以下にすることを約束します。 役立つように構築されたサイトもあります：five.sentenc.es！ 説明したように、「SMSテキストメッセージなどのすべてのメール応答を、応答ごとに設定された数の文字を使用して処理します。 文字を数えるのは難しすぎるので、代わりに文章を数えます。 エリオット・ベルにはいくつかの素晴らしいヒントがあります。

  2. 同じメッセージを何度もメールで送信する場合は、下書きフォルダー（ここでは27）にテンプレートを保存するか、Gmailの「定型返信」ラボを活用して、任意の数の返信を保存して簡単に挿入できますあなたのメールに。 （設定方法については、Gadgetwiseのご厚意によりご覧ください。）

  3. 携帯電話から大量のメールを送信しますか？ 自動テキストを試してください。これは、カスタマイズされた略語を入力して、完全なテキストブラブに展開できるツールです。 たとえば、「rl8」と入力すると「遅刻しています」に展開できます。これは、会議に参加するときに便利です。 （設定方法は次のとおりです。）

  4. 仕事でメールにすぐに応答する必要がある場合を除き、毎日数回だけ受信トレイをチェックするように設定してください。 この時間は毎日異なる可能性があり、意図的なものである必要があります（たとえば、今日は午前9時から10時まで受信トレイを確認し、4時から5時までもう一度確認します）。

  5. 2つのタグ（またはGmailのフィルター）を受信トレイに追加します。「クイック返信」と「集中時間を必要とします。」連続した時間のしっかりしたブロックがあることがわかったら、集中時間フォルダーを開いて、最も好きなものを決定します取り組む必要があります。 そして、バスを待っている間、またはコーヒーを飲みながら数分待っているときは、Instagramをチェックする代わりに「クイック返信」フォルダーを開きます。

  6. 電子メールを設定して、1つの電子メールを処理してそれを整理または削除すると、電子メールのリストに戻るのではなく、受信トレイの次の電子メールに直接移動するようにします。 （Gmailの場合、Gmail LabsのAuto-Advanceオプションを使用してこれを行うことができます。）これにより、次に注意を払うメッセージを決定する時間を短縮できます。

  7. 短時間で大量のメールを処理する必要がありますか？ メールゲームをお試しください。5分間でできるだけ多くのメールを受け取り、ポイントを獲得できます。 また、一度に10〜20通の電子メールに取り組むことに焦点を当てており、受信トレイでのバトルを一口サイズに感じさせます。

必要な場合：受信トレイを整理する

  1. すべてのメールを受信トレイに保管しないでください。メールが処理されたら、削除、ファイル、またはアーカイブしてください。 プリンストンのニューロサイエンスインスティテュートの2011年の調査では、「環境が乱雑になると、混乱が集中力を制限します。」これは仮想環境にも当てはまります。 見ることができる電子メールが多くなれば、それは重要ではないものであっても、脳が無意識のうちにそれらについて考えることに費やす時間が長くなります。

  2. やることリストが好きではない人にとって、簡単な解決策（またはそう思う人）は、受信トレイを1つとして使用することです。 しかし、「新しいクライアントの提案を作成する」や「オフィス賃料を支払う」などの真のタスクについては、あなたに合ったTo Doリストシステムを見つける時が来ました。 受信トレイをTo Doリストとして使用すると、時間を他の人の手に委ねることができます。新しいメールには、好むと好まざるとにかかわらず、新しいToDoが届きます。 ただし、To Doリストにタスクを意識的に追加する必要があるのは、他の作業ではなく、今すぐにそれを本当に行うべきかどうかを判断するチャンスです。

  3. Gmailを使用すると、一部のメールで受信トレイを自動的にスキップできます。 たとえば、ケーブルの請求書を自動支払いする場合、自動的にアーカイブし、「Financial」というラベルを追加できます。表示する必要はありませんが、必要な場合はどこで入手できるかがわかります。 物事を見つけると言えば…

  4. メールを送信する前に、検索可能性について読んでください。 後でこのメールを見つけるために何を検索しますか？ メールにそれらの言葉はありますか？ 「Jackとの会議のメモ」を「AmazonのJack Smithとの8月の会議のメモ」に変更できます。

  5. 実際には、古いメールをはるかに簡単に見つけることができる検索コマンドがたくさんあります。 件名、トピック、送信者などでメールを検索する方法の入門書を以下に示します。

必要な場合：受信トレイをよりクールに

  1. 受信トレイ全体に付箋を貼ってほしいと思ったことはありませんか？ Gmail用の適切な名前の付いたNotesを使用すると、メモやタグを任意のメールメッセージに添付できます。メモをメールスレッド、送信済みメールビューの上部、または受信トレイのどこにでもピン留めできます。

  2. GmailアドオンRapportiveはネットワークの夢です。プラグインは連絡先のソーシャルネットワーキング情報を受信トレイ内に表示するため、Gmailを離れることなくLinkedIn、Facebook、Twitterで連絡先と接続できます。 また、それらからの最近の電子メールのパンチリストを表示し、アカウントのアドレスに添付するプライベートノートを記録することもできます。

  3. ステロイドのGmailと同様に、GmeliusはChrome、Firefox、Operaのブラウザー拡張機能であり、クリーンアップされたインターフェイス（広告なし！）からメールトラッカーをブロックしてプライバシーを保護する機能まで、Gmailのエクスペリエンスを大幅に向上させます。 もう1つのお気に入りの機能は、Gmeliusがメーリングリストを検出するたびにGmailのスパムボタンを置き換える自動登録解除ボタンです。

  4. あなたはあなたが後でまで到達しないと知っているそれらの電子メールを知っています、しかし、あなたはあなたが忘れることを恐れていますか？ 現在GmailとOutlookで利用可能なプラグインBoomerangは、それらに対処するのに最適です。 メールを非表示にして後で対処するようにスケジュールを設定すると、それまで受信トレイをより明確に保つことができます。 Boomerangを使用すると、後で送信する電子メールをスケジュールし、定期的な電子メールを設定することもできます。

  5. Gmail Labsをご覧ください。これにより、「送信を取り消す」などのGmailのアドオン機能を試したり、受信トレイでカレンダーを表示したりできます。 Gmailの設定に移動し、Labsをクリックして開始します。

  6. たくさんの文書や契約書に署名したり、送信したりしますか？ Hellosign for Gmailを使用すると、受信トレイを離れることなくドキュメントに署名し、フォームに記入することができます。これは、スキャナー、プリンター、FAXが嫌いな私たちにとって真の命の恩人です。

必要な場合：メールを読む

  1. Fast Company によると、すべてのメッセージの最初の50文字をできるだけ簡潔で実用的なものにします。 魅力的なオープナーは、受信者が読み続ける可能性がはるかに高くなります。

  2. テキストの長いブロックは読みにくいので、テキストを読みやすくする方法を検討してください。 箇条書き、リスト、太字、短い、簡単にスキミング可能な段落を使用します。 それを減らすのに苦労していますか？ それは、あなたがカバーしすぎていることを示している可能性があります。

  3. 電子メールで複数の点に出くわしたり、複数の質問を投げかけたりする場合は、それらの項目を太字にするか、強調表示するか、箇条書きリストに配置して、残りの物語から目立つようにしてください。 コントラストは、受信者の目をメッセージの要点（見逃すわけにはいかない部分）に自然に引き付けます。

  4. できる限り具体的な質問をしてください。 「提案についてどう思いますか？」は良い質問ではありません。 「金曜日までにベンダーの2万ドルの提案を進めることはできますか？」

  5. 忙しい日に上司や大切な人を捕まえたいが、スケジュールがわからないのですか？ 火曜日と木曜日にメールを送信しないでください。 それらは人々の受信ボックスにとって最も多い日であり、あなたはあなたの重要なメッセージがニュースレター、申し出、および他の通信の海で迷子になることを望まない。

  6. 件名を数えます。これは、受信者にメールの内容を明確に伝えるものです。 （ボーナス：これは、受信者がメールで返信するのではなく、議論するために電話をかけた場合に、受信トレイで簡単にメッセージを検索するのにも役立ちます。

  7. Carnegie Mellonの研究者は、最も効果的なメールには、好奇心（マーケティングに興味がある場合）またはユーティリティ（おそらく他の人にとっては最適）の2つのうちの1つに訴える件名が含まれていることを発見しました。 詳細については、1分間のビデオをご覧ください。

  8. メッセージを確実に読みたいですか？ Chrome拡張機能MailTrackを使用すると、ユーザーがメールを読んだかどうか、いつ読んだかを確認できます。 そして、あなたはそれが未読でそこに座っていることに気づいたら？ 正しい方法をフォローアップするためのこれらのヒントを確認してください。

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