Microsoft Access 2010では、データベースに格納された情報から専門的にフォーマットされたレポートを簡単に作成できます。このチュートリアルでは、NorthwindサンプルデータベースとAccess 2010を使用して、管理用の従業員の自宅電話番号リストを作成します。以前のバージョンのAccessを使用している場合は、古いチュートリアルが利用できます。開始する前に、Microsoft Accessを開き、Northwindデータベースを開きます。
この手順についてのヘルプが必要な場合は、記事「Northwindサンプルデータベースのインストール」を参照してください。 Microsoft Accessを初めてお使いの方は、Microsoft Access 2010 Fundamentalsを使い始めることをお勧めします。データベースを開いたら、次の手順を実行します。
- レポートメニューを選択します。 Northwindを開いたら、Microsoft Officeリボンの作成タブを選択します。 「レポート」選択では、レポート作成のためにAccessがサポートするいくつかのメソッドが表示されます。ご希望の場合は、いくつかのボタンをクリックして、レポートがどのように見えるのか、そのレポートに含まれるさまざまな種類の情報を確認してください。
- 新しいレポートを作成します。好奇心を満足させたら、「レポートウィザード」をクリックして、レポートの作成プロセスを開始します。ウィザードは作成プロセスを段階的に歩みます。ウィザードをマスターしたら、この手順に戻り、他の作成方法で提供される柔軟性を調べることができます。
- テーブルまたはクエリを選択します。レポートウィザードの最初の画面では、レポートのデータソースを選択するように求められます。 1つのテーブルから情報を取得する場合は、下のドロップダウンボックスから情報を選択できます。また、より複雑なレポートの場合は、以前に設計したクエリの出力に基づいてレポートを作成することもできます。この例では、必要なデータはすべてEmployeesテーブルに格納されているので、ドロップダウンメニューから「Table：Employees」を選択します。
- 含めるフィールドを選択します。ドロップダウンメニューからテーブルを選択すると、画面の下部が変更され、そのテーブルで使用可能なフィールドが表示されます。 >ボタンを使用して、レポートに含めるフィールドを選択したフィールドセクションに移動します。右側の列にフィールドを置く順序によって、レポートに表示されるデフォルトの順序が決まることに注意してください。シニアマネジメントの従業員の電話帳を作成していることに注意してください。その中に含まれる情報を、各従業員の氏名、役職、自宅の電話番号のように単純にしましょう。これらのフィールドを選択してください。満足したら、次へボタンをクリックします。
- グループ化レベルを選択します。この段階では、1つ以上のグループ化レベルを選択して、レポートデータが表示される順序を絞り込むことができます。たとえば、部門ごとに電話帳を分割して、各部門のすべてのメンバーが個別にリストされるようにすることができます。しかし、データベースの従業員数が少ないため、このレポートでは必ずしも必要ではありません。この手順を省略するには、次へボタンをクリックしてください。後でここに戻って、グループ化レベルを試してみてください。
- 並べ替えのオプションを選択します。レポートを有用にするために、結果を1つ以上の属性でソートすることがしばしばあります。私たちの電話帳の場合、論理的な選択肢は、各従業員の姓で昇順（A〜Z）順にソートすることです。最初のドロップダウン・ボックスからこの属性を選択し、「次へ」ボタンをクリックして続行します。
- 書式設定オプションを選択します。次の画面では、いくつかの書式設定オプションが表示されます。デフォルトの表レイアウトを受け入れますが、ページの向きを横向きに変更して、データがページに正しく収まるようにしましょう。これを完了したら、次へボタンをクリックして続行します。
- タイトルを追加します。最後に、レポートにタイトルを付ける必要があります。 Accessは自動的に画面の上部にきれいにフォーマットされたタイトルを表示し、前のステップで選択したレポートスタイルで表示されます。レポート「Employee Home Phone List」を呼び出してみましょう。「レポートのプレビュー」オプションが選択されていることを確認し、「完了」をクリックしてレポートを表示してください。
おめでとうございます、Microsoft Accessでレポートを作成しました！最後に表示されるレポートは、上に示したものと同様に表示されます。また、Employee自宅電話リストレポートが、画面の左側のNorthwindデータベースメニューの「未割り当てオブジェクト」セクションに表示されることにも注意してください。必要に応じて、簡単に参照できるようにレポートセクションにドラッグアンドドロップすることができます。将来、このレポートタイトルをダブルクリックするだけで、データベースから最新の情報を含む新しいレポートが即座に生成されます。
