簡単な質問：ミーティングの招待状がカレンダーにポップアップ表示されたら興奮しますか？ 答えはノーだと思います。 しかも頻繁に、場合によっては毎日でも、会議は多くの企業の文化の一部です。
ほとんどの場合、スタッフ会議は時間の無駄だと思います。 確かに、すべての人が集まることが必要な場合があることを理解しています。 しかし、ほとんどの場合、社内または部署の全員がオフィスで何が起こっているかを把握するための、より効率的な方法が他にもあります。
次に、会議の計画を検討しているときに考慮すべき4つのことを示します。
1.中断は生産性（および潜在的に利益）のキラー
17スタッフ会議を隔週に減らします。
あなたとあなたのスタッフが会議に費やす時間を減らす動機付けが必要な場合は、MeetingCalcをご覧ください。 チームの平均給与と会議出席者の人数を加え、費やした時間のコストを確認すると、変更を加える可能性が非常に高くなります。 年間平均40, 000ドルを支払う17人の従業員との1時間の会議には、232.88ドルかかると考えてください。 毎日、または週に2、3回しか会わない場合、その価格はすぐに加算されます。
2.インスタントメッセージングは、最も多くのニュースを発信する効果的な方法です。
ShortStackでは、Slackというメッセージングアプリを使用しています。 誰もが自分のアカウントを持っています。これは、スタッフメンバー間のプライベートなコミュニケーションに使用できます。特定の部門のすべてのメンバーを含むチャネルがあります。
たとえば、みんなに影響を与えるニュースが出る「一般」チャンネルがあります。 一部のリモートスタッフを含む開発チームのメンバーが技術変更に関する最新情報を共有する「開発」チャンネル、およびカスタマーサービスの問題についてチャットするための「サポート」チャンネル。
多くの場合、会議の代わりにSlackを使用します。 たとえば、最近ブログを再設計しましたが、これは非常に大きなプロジェクトでした。 一部の企業は、このような発表を行うために会議を開催する必要があると感じるかもしれません。 ただし、これは「一般的な」チャットルームを使用するのに最適な時期でした。 私たちは、新しいブログが稼働しているというメモを出し、みんなにチェックすることを提案しました。 これが大きな変更、たとえば、デモを必要とするプラットフォームの変更であれば、迅速なスタッフ会議が行われたでしょう。 しかし、チーム全体が自分の時間にチェックアウトできるものだったので、チャットルームを使用することにしました。
（そして、私たちは仕事とは関係のないものを共有する「ランダム」チャンネルも持っています。愚かな人間のトリックの動画、ジェイZとビヨンセの結婚に関する重要なニュース、そしてもちろん猫のミーム）
3.会う他の方法があります
ShortStack開発チームの数人のメンバーは、午後3時頃に一緒に散歩します。 はい、技術的には会議に参加しており、作業中のさまざまなプロジェクトの進捗状況について話し合いますが、通常の社内会議とは異なる感じがします。 運動することで血が流れ、気持ちが良くなることを知っているので、午後のウォークアンドトークを完全にサポートしています。
さらに、開発チームがオフィスの他の部分に関与しないプロジェクトに取り組むことも珍しくありません。 彼らの午後の散歩は、彼らがそれらのプロジェクトについておしゃべりしたり、他の従業員の時間を彼らに影響を与えたり、関与させたりすることなく使い尽くすことなく、彼ら自身の「スタッフ会議」を開催するのに最適な時間です。
また、ウォーキングミーティングが創造的な思考を高め、誰もがもう少し活用できることを示す研究も読んでいます。 そして、グループで歩くことは、テーブルの周りに座っているのではなく、文字通りすべて同じ方向に動いているので、人々がより協力的になると読んだことがあります。 （ウォーキングミーティングの利点については、こちらをご覧ください。）
4.すべての会議は、生産性を考慮して計画する必要があります
大規模なスタッフ会議の時間と場所があります。 しかし、その時が来たら、アジェンダと、おそらく明確に述べられた目標を設定することで、最短の時間を最大限に活用するようにしてください。 ShortStackでは、オフィスアシスタントが隔週のミーティングの数日前にメールを送信し、議題を求めます。 次に、各部門から1人の担当者に、コンテンツ/ PR、営業、顧客サポート、開発、およびその他の部門で何が起こっているかについて、3分程度の迅速な更新を提供します。 これは、「ビジネスの状態」の更新も提供し、独自の広範な要求を行うときです。 ほとんどの週、スタッフ会議は約40分間続きます。
これらの会議は毎週開催され、すべての人が自分の更新を行ったため、より長く続きました。 頻度と期間を減らしたため、小規模なグループ間で即席の会議が増えていることにも気付きました。 重要でタイムリーなものを処理するためにスタッフがより力を与えられているように感じ、その後、彼らはより大きな会議でアップデートを共有します。
皆さんがミーティングについてどう思うか知りたいですか？ はい、もしくは、いいえ？ 生産的または時間の無駄ですか？ ファンではない場合、代わりに何をしますか？
