過去数か月間、私は2015年の組織のスケジュールをまとめようとしてきました。私がしなければならなかった最も重要なことは、すべてのイベントがいつ起こったかを確認することでした。 しかし、カレンダーにそれらを鉛筆で描くことができる前に、私は最初に私が本当に計画する必要があるイベントの感覚を得なければなりませんでした。
非営利団体の場合、主催するイベントは、コミュニティが組織と対話する主な方法です。 ですから、彼らがあなたをうまく表現していることが重要です。 急いで一緒に投げられたイベントはそれを見て、あなたの組織が無能であるように見せます。 可能な限り最高のイベントを確実にホストするには、イベントに優先順位を付け、可能な限り効果的になるように計画することが重要です。
過去10年以上にわたり非営利団体で働いてきましたが、イベントを計画する前に自問する4つの重要な質問を作成しました。
1.このイベントから私たちの組織は何が必要ですか？
基本的に、最初にこのイベントを開催することを検討しているのはなぜですか？ お金を集めようとしていますか？ もしそうなら、いくらですか？ 新しいサポーターに会おうとしていますか、それとも新しいつながりを築こうとしていますか？ 募金活動でない場合は、新しいクライアントを引き付けるか、すでに組織に参加している人々に新しいイニシアチブについて教育しようとしている可能性があります。
このイベントがあなたのために何もしていない場合、なぜあなたはそれをしているのですか？ イベントに時間とリソースを投入する前に、イベントの結果に組織がどのような影響を与えるかを確立する必要があります。 これは、他のすべてのアクティビティのコンテキスト内でイベントに優先順位を付けるのにも役立ちます。
2.このイベントからゲストは何が必要ですか？
最初に自分のニーズを考慮する必要がありますが、実際のイベントはゲストに関するものです。 目標（上記の質問を使用して説明した）を達成するには、出席者に適切な方法で対話するように誘導する必要があります。
過去のゲストや潜在的なゲストに、自分のイベントの好きな点や将来の希望について話してください。 彼らは「インサイダー」のように感じることや、彼らの寛大さで公に認められることを好みますか？ 大声で活発なイベントが好きだと言う人もいるかもしれません。 他の人はよりまろやかな夜を好むかもしれません。 この戦略のボーナスの利点は、あなたがインタビューする人々があなたの次のイベントであなたがどのように彼らのアドバイスをしたかを見たいと思うことです。
3.これをどのように行うのですか？
ゲストが何を必要とするのかを理解したので、ゲストが望むものをどのように提供するかを考える必要があります。 たとえば、ゲストがプログラムをよりよく理解する必要がある場合は、イベントでクライアントにその特定のプログラムの体験について話すようにするか、ビデオを見せてモデルに関する読み物を配布することを決めます。 または、主要な資金調達の目標と楽しさを愛する視聴者がいる場合は、おそらくライブオークションが最適です。
これは単なるアウトラインであるため、詳細を深く掘り下げたり、完全にコミットする必要はまだありません。 ただし、組織やゲストのニーズを満たすイベントを開催する能力がないことに気付いたら、今こそそれを理解するときです。 必ずしもアイデアを捨てる必要はありませんが、この質問は、あなたが縮小する必要があるか、追加のヘルプを募集する必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。
4.このイベントは他のイベントとどう違うのですか？
1年に2回同じイベントに行くことほど悪いことはありません。ホストにとってこれ以上の費用はかかりません。 同じ年に同じドナーのグループのためにランチ、ディナー、ゴルフを計画していることに気付いた場合、ドナーの疲労と投資収益率の減少が期待できます。 代わりに、これらのドナーのために1つの大きな噴火イベントを計画し、次に見込み客または最高のボランティアのために小規模なイベントを計画することを検討してください。
実行中
開始を支援するために、最近これらの4つの質問を使用してまとめたイベントの戦略の例を示します。
私たちは何が必要なのか？
- 50, 000ドルを調達
- 5人のドナーをアップグレードする
- 10人の新規ドナーを引き付けます。3人は5, 000ドル以上です
- 新しい資本キャンペーンを導入
ゲストには何が必要ですか？
- 彼らのお金が賢明に投資されていると確信するために
- プログラムを直接見る機会
- チケット価格を超えてより多くを提供する理由
どのようにこれを行うつもりですか？
- 理事会と協力して新しいドナーを招待する
- 現在の寄付者とのイベント前のランチを設定してアップグレードする
- プログラムの参加者を招待して話す
- 招待とプログラムのために新しいデザイナーを雇う
- 彼らによく餌をやる-地元のシェフに尋ねることを検討する
- テキストを与える機能を設定する
- バンドを雇う
- 報道の増加
このイベントはどう違いますか？
- 座り込みディナー
- 主要なドナーを対象としたイベントのみ（60代から70代、ほとんどが退職、ほとんどが過去または現在のボランティア）
- すべての役員が通常参加するイベントのみ
- 通常、クライアントの卒業と同時に春に予定されています
イベントが実際に目標を達成している場合、イベントプランニングは時間と手間がかかります。 ただし、これらの4つの質問を自問してください。そうすれば、イベントの戦略を立て、組織にとって本当に必要で価値のあるイベントを判断できます。
