先週の金曜日の午後4時30分、コンピューターをシャットダウンし、机を掃除して帰宅しました。 私が去る前にゴミ箱に入れたアイテムの1つは、その週の私のTo Doリストでした：150アイテム、すべてチェックオフ。 その週、深夜も早朝も仕事をしていませんでした。 そして、私は自分でまともな夕食を作り、友達と会い、犬を散歩させ、テレビを見すぎている時間さえありました。
さて、あなたが私のやることリストの内容や仕事全般の重要性について推測する前に、その週に、私は理事会委員会の呼び出しを率いて、USDAの助成金提案をブレインストーミングし、主要財団のエグゼクティブディレクターと面談し、Microsoftエグゼクティブから主要な起業家に紹介され、3つの助成金提案を提出し、私の年次パフォーマンスレビューを受け取りました（ちなみに非常に好意的でした）。
要するに、私は毎週 多く の仕事をしています。 神経衰弱せずに、そして余裕を持ってそれを行うにはどうすればよいですか？ ここにいくつかのヒントがあります。
1.何をする必要があるかを知る
当たり前のように思えますが、人々に最もストレスを与えるものは、通常、彼らが期待することを知らなかったものです。 したがって、1週間を始めるには、必要なすべてのことを詳細に確認してください。 たとえば、金曜日にプロポーザルの期限が来ていることを知っているとしましょう。ナラティブを行うのはあなたの仕事ですが、財務チームは予算の責任を負います。 プロジェクト全体が予定通りに完了するようにするには、「予算について財務チームにチェックイン」をTo Doリストに追加してください。
私は、to-doリスト用のツールについては非常に不可知論者です。 書かれたリストは、EvernoteやAsanaなどの電子ソリューションと同じように機能します。 しかし、リスト全体を1か所にまとめる必要があるという規則があります。 セグメント化して好きなように並べ替えることができますが、必要なことはすべて一目でわかるはずです。
2. 最初に行う 必要があるものを知る
経験の浅いスタッフを監督したとき、彼らにとって最大の障害は彼らの一日の優先順位を決めてアレンジする方法を知らなかったことでした。
たとえば、来週に大きなプロジェクトがあった場合、最初に別の部門から情報を収集する必要があったにもかかわらず、彼らはすべての作業を取り消す可能性のある情報にもかかわらず、その期限に向かって全力で進めます。やった 一方、彼らが真の前進を遂げることができた他の小さなプロジェクトがありました。
気分やスケジュールに基づいて優先順位が変わることもあります。 たとえば、特に創造性に欠ける日がある場合、データプロジェクトを優先する方が効果的だと思います。 私が一日中会議に出席している場合、私はそのような短い時間枠でより大きな何かを開始しようとするのではなく、予定の間に電話やメールに答えます。
優先順位と制限に抵抗しようとするよりも、優先順位と制限 を使用 する方がはるかに効果的です。
3.助けを求める
私が非営利団体で働くことで何も得られなかった場合、私はあなたが尋ねなければ、あなたは得ないことを学びました。 誰も組織の仕事を一人で行うことはできません。 何かを効率的に行うスキルや時間がない場合は、助けを求めるのはあなたの義務です。
幸いなことに、私は非営利団体のために働いているので、より日常的な仕事を手伝ってくれるボランティアを見つけることができます。 より高いレベルの専門知識が必要な場合は、アドレス帳を引き出し、解決策を提案できる人を知っているかどうかを確認します。 例えば、最近、私はドナーのための中間報告について苦しんでいました。 私たちは新しいプログラムの途中でしたので、たくさんやったことは知っていましたが、それをレポート形式で伝える方法がわかりませんでした。 だから、私は友人にコーヒーを飲みに連絡を取った。彼女はクライアントからのストーリーと彼らが新しいプログラムをどのように解釈したかに焦点を当ててレポート全体を提案した。
それは画期的なものでした。私が自分でやったことはなかったでしょう。 寄付者はそれを愛し、彼のコミュニケーション部門と連絡を取り、プログラムをさらに宣伝しました。 アイデアを思いついたら、レポートを完成させるのに1週間かかりました。友人と会う前に心配するのに費やしたのと同じ時間です。
4.ループを閉じます
To Doリストから何かをチェックする満足感を覚えていますか？ 気分がいいだけではありません。 タスクを終了し、他のタスクに進むことができることを示す重要な方法です。
しかし、先に進む前に、完了したタスクの記録をどこかに持っていることを確認してください。そうすれば、他の人があなたほど効率的でない場合はフォローアップできます。 たとえば、助成金の提案を完了すると、8週間後に資金提供者にフォローアップするよう、常にカレンダーにリマインダーを入れます。 その時までに、ほとんどの資金提供者は決定を下し、そうでない場合は、組織についてもう少し学ぶことに興味を持つかもしれません。 同様に、プロジェクトを任せた場合、上司はプロジェクトについて数週間は戻ってこないかもしれませんが、数日後にプロンプトが表示されると、すぐに見直すことができます。
私は一生懸命ではなく、賢く働くことを固く信じています。 私の仕事は私にとっても、私の組織が最高以外の何かを受け入れるのに役立つ人々にとっても重要です。 しかし、私は経験から、週に60時間以上働くという不自然な走りは、結局誰にも役に立たないことを知っています。 より効率的に仕事をするということは、より良い結果 と 週末を意味します。
