Eメール。 それと一緒に暮らすことはできません。 それなしでは仕事を終わらせることはできません。 私は正しいですか？
昨年、25億通を超えるメールを送信しました。 そして、悪いニュースがあります。 かなりの量の嫌悪感にもかかわらず、その数は増えると予想されます。 ボリュームはあなたがそれに費やす時間と同様に問題です。 実際、レポートによると、1時間に約36回チェックします。 36回。 一時間で。
受信トレイの内容に手を出し始めたら、他の作業に再び注意を向けるのに約16分かかります。 ああ、どこかにメールに埋もれているドキュメントが必要な場合は、それを見つけるのに約2分かかります。 計算を行う：これはすぐに生産性のペストにつながります。
仕事をするために必要です。 悪い習慣のようにそれを捨てることはできません。 実際、同僚から情報、承認、または回答を得るために大きく依存していることは間違いないので、仕事をやり遂げることができます。
しかし、メールを送信するときに他の人に何を求めているのかわからない場合、または良い質問をしない場合は、1時間に36回覚えていますか？ ええ、その見積もりが大幅に増加するのを見てください。 私はそれが魅力的に聞こえるかもしれない。 交換を最小限に抑えて高速化し、かつてないほどコミュニケーションを向上させるために使用できる4つのヒントを次に示します。
1.質問を明確にする
同僚にアイデアを投げかけ、「思考」で終わったことがありますか？あなたの目標が、差し迫った締め切り、プロジェクトの方向性、またはオプションに関する推奨事項について誰かから意見をもらうことであるなら、あなたは彼にもっと何かを与えなければなりません作業に固有。 結局のところ、彼はあなたがあなたの応答を読むのに費やすよりもあなたのメッセージを解読しようとするのにこれ以上の時間を費やすことを望みません。
たとえば、アクションを必要とする計画を送信したばかりの場合、「考えない？」で終わるのではなく、「思考？」という具体的な質問をします。「来週までにこの計画を現実的に実装するには何が必要ですか」 ？ あなたの同僚は迅速かつ直接的に応答することができ、より高い品質の応答を得ることができます。
2.チェイスにカット
頻繁に作業するタイプAプロジェクトメンバーのサラは、何週間も前にすべてを望んでいます。 彼女は再びそれでいます。 あなたは途方もなく短い期限で成果物のメールを受け取ります。 あなたはイライラして、「そのプロジェクトにもっと時間をくれませんか？」と返事をしたいと思っています。期限を再交渉することを望んでいます。 その場合、タイムラインだけを解決するために、さらに半ダースの応答が必要になります。
代わりに、あなたが何をする能力があるかを同僚に伝え、そのままにしておきます。 「ねえ、サラ、他の3つの優先プロジェクトをキューに入れました。 来週の木曜日に終わらせます。 早く完了できる場合はお知らせします。 お待ちいただき、ありがとうございます。」ブーム。 できた
3.質問の送信を停止する
知らないうちに応答を招待するため、一部のメッセージは不要なメールを生成します。 それを避けるには、「これはあなたにとって意味がありますか？」で終わるのを止めてください。むしろ、「質問があれば教えてください」と言ってください。受信者に質問がある場合、彼はあなたに知らせます。 そうでなければ、彼は応答が必要ないことを知るでしょう。
また、「この点について調整されていない場合は教えてください」または「これについてさらに話したい場合は教えてください」のようなもので閉じることもできます。この簡潔な言語は、受信者側の問題。
4.タイトルを無視しないでください
メッセージの件名は、効率性のゴールドです。 その不動産を使用して、読者がどのくらいの時間を費やす必要があるかについて、読者に注意を促します。 パスでそれらの余分なメールを送ってください。
タイトルを使用して、緊急度、成果物、およびタイムラインを示します。 たとえば、タイトルには、「金曜日の正午までにアクションが必要| 来週予定のAcmeプロジェクト。」
読者は、これには注意が必要であることを知っています。 彼女は、来週の修了に集中する必要がある対応と作業の期限があることを知っています。 その単一の具体的な声明は、大量のやり取りを防ぎます。
送信者としても受信者としても、メールにどれだけの時間と注意が必要かを考えると、いくつかの簡単なテクニックが、より少ない応答を生成するメッセージを送信し、あなたと同僚またはクライアント間の全体的なコミュニケーションを改善するのに役立つことがわかります。 それはクールではないでしょうか？ コミュニケーションを非常に効率的にすると、受信トレイをより細かく制御できるようになるだけでなく、同僚もあなたがどれだけ効率的に作業を行えるかを評価します。
ただし、場合によっては単に会話をオフラインにすることが最善の策であることに留意してください。 経験則として、3回のメールのやり取りで問題を解決できない場合、または非常に長いスレッドが原因で誤解が発生している場合は、問題を迅速に解決できるようにライブの会話を提案します。
