45忙しい人のための生産性のヒント-ミューズ

会議から会議に実行します。 受信ボックスは垂木でいっぱいになります（これであなたはここまで来ています）。 あなたは毎日何時間も働いており、それでもあなたはあなたのto-doリストでへこみをしたように感じません。

わかった。 行ったことがあります。 そして、一日に十分な時間が決してないことを知っています。 そのため、私たちは時間を最大限に活用するのに役立つ究極の生産性のヒントのリストをまとめました。

当日の攻撃を計画することから、電子メールがあなたを落ち込ませないようにすることから、常にポップアップするように思われる気晴らしに対処することまで、私たちはあなたが最終的に他のことのための時間を持つように、すべてを可能な限り効率的に行うのを支援します（あなたは知っている、睡眠）。

To Doの計画

1. 1日にできることの数を過大評価しないでください。 大量のTo Doリストを作成する代わりに（完了しないとイライラする）1-3-5のTo Doリストを試してください。1つの大きなタスク、3つの中規模のタスク、5つのタスクを計画します。毎日行われる小さなタスク。
2. 「すでに何かを終えている場合は、それを書き留めてリストからチェックアウトします。 何かが成し遂げられるのを見るのはいつも気持ちがいいです。」 Michael Peggs、@ michaelpeggs
3. あなたの仕事に感情を付けてみてください：大きなクライアントの売り込みを終えると、「意気揚々」と感じるか、納税申告書をまとめると「大規模な安心」が得られることを思い出してください。
4. 巨大なプロジェクトをただのやることとしてリストに載せないでください。 代わりに、それをより小さなタスクに分割して、最終目標を達成するために順調に進むようにします。
5. 「Evernoteのおかげで、私の組織システムは、ノートブックページ、付箋紙、テキスト編集ファイルの不器用なマッシュアップから、ラップトップ、携帯電話、タブレット間で同期される緊密に統合されたEvernoteシステムに変わりました。 クライアントのメモからブログのドラフト、スピーチスクリプトまで、すべて揃っています。」 Michael Terrell、@ michaelterrell
6. 仕事と生活の両方で、成し遂げる必要があるすべてのことを考えているときに、それらをアウトソーシングすることでどのタスクをプレートから削除できるかを考えてください。
7. 一番やらないことを最初にやりましょう。 これは、あなたがより楽しいタスクに到達できるように、あなたがそれをより速く終わらせることを奨励し、あなたの一日の残りを少し良くします。
8. 昼食前に重要なタスクを1つ完了します。 1つの大きな問題を早期に回避することで、リストにある膨大なTo Doについてパニックに陥ることなく、活気のある昼休みを取り、午後を新鮮に始めることができます。
9. 「毎週日曜日、私はその週にやらなければならないことのリストを作ります。 アイテムを完成させるために1日ブロックします。 各就業日の最後の30分を保存して、3つの優先タスクを含む翌日の計画を作成します。 また、最後の30分間を使用して、タスクを閉じてメールをチェックします。 これにより、早朝がとても簡単になります！」 Anna Runyan、@ classycareer
10. そこにはタスク管理システムがたくさんあるので、最終的には、自分に合ったものを見つけてそれに固執することです。 常に新しいシステムを試すことは、長い目で見れば時間の無駄になるので、1か月かけて実験してからコミットしてください。 ヒント：あなたの究極のシステムはいくつかの組み合わせかもしれません！

メールの取り扱い

1. 1日の特定の時間にのみメールをチェックし、1日4〜5回に制限するようにしてください。 この程度の自己制御ができない場合は、受信トレイの一時停止などのツールを使用して、準備が整うまでメールが受信トレイに表示されないようにします。
2. メールで本当に落ち込んでしまう場合は、1日に2回しかチェックしないTime Management Ninjaのシステムを試してください。
3. 急いでメールに答える必要がありますか？ コンピューターからメールを送信している場合でも、ページの下部に「iPhoneから送信」というおもしろい署名を追加します。 常にこれを行うべきではありませんが、これは、あなたが失礼だと思っている人なしで、一文の返信をすばやくバウンドする方法です。
4. メールへの返信にかかる時間についてメールにアプローチします。 回答に3分もかからない場合は、今すぐ完了してください。 それ以上かかる場合は、脇に置きます。 そして、時間の大部分がある場合は、まずそれらに取り組みます。
5. 応答が速ければ速いほど、応答は短くなります。また、「応答が遅れてごめんなさい」の説明で無駄にする時間が少なくなります。 したがって、48時間以内にメールに返信できない場合は、少なくともすぐに「すぐに連絡します！」と返信します。
6. 四半期に一度、大量の受信トレイをクリーンアップし、2〜3か月以上経過したすべてのメッセージをアーカイブします。 （真剣に、この時点でそれらに答えることはただ恥ずかしいことです。）あなたが受信箱に転がるように購読している電子メールとして、あなたが実際にそれらを読むかどうか、または購読を解除するべきかどうかについて、簡単な決定を下してください。
7. 「朝一番にメールをチェックすることは避けてください。 メッセージに応答することで、簡単に脇道に追いやられてしまいます。 To Doリストの優先項目のいくつかを完了するまで待つと、メールにもっと注意を向けることができ、仕事もやり遂げたように感じます。」 しゅう
8. 同じものを何度も入力しないように、定型応答を使用します。 定期的に送信するメール、またはラップアップ段落のようなメールの一部でさえ、必要なときにいつでもポップできる定型応答を作成します。 缶詰の応答を聞いたことがない？ 詳細はこちら
9. 自動フィルターを設定して、受信トレイから適切なフォルダーにすぐにメールをプルします。 （これは、自分の時間に戻って来たいニュースレターのようなものに最適なオプションです。）
10. Boomerangを使用して、メールを処理する準備ができるまで受信トレイからメールをプルします。 これは次の2つの理由で役立ちます。1つ目は、メッセージが見えないようになり、気が遠くなり、他のことについて考えるスペースが与えられることです。 第二に、後で電子メールについて自動的に通知するため、自分で追跡することを心配する必要がなくなります。
11. 受信トレイのメールを減らしたいですか？ よくある質問への回答を含む自動応答を作成してみてください。 可能な場合は、質問ではなく声明でメールに常に答えて、やりすぎないようにします。

ミーティングの管理

1. 必要以上の時間をスケジュールしないでください。 ほとんどの会議は1時間でスケジュールされ、最大20分、30分、または45分になります。

2. 「会議の更新」をスケジュールしないでください。更新はほとんどの場合電子メールで行われます。 ミーティングの目的が、決定を下すことでもアクションを一緒に完了することでもない場合は、キャンセルします（または、上司にそれが必要でない可能性があることをうまく提案します）。

3. 会議をバックツーバックでグループ化して、会議モードから作業モードに頻繁に切り替えることを避けたり、何もできないと感じる会議間の厄介な時間に対処したりします。 さらに良いことに、会議のない日をスケジュールして、集中した仕事に本当に飛び込める日が少なくとも1日あるようにします。

4. オフィスの外の人と会う場合は、本当に直接会う必要があるかどうかを考えてください。 代わりに電話またはビデオ会議で目標を達成できますか？

5. 会議を順調に進めることについて、非常に積極的に取り組みます。 各会議の議題を全員に送信します。会話が話題から外れた場合でも、それを制することを恐れないでください。簡単な、「あと10分しか残っていないので、それが役立つ場合は後で議論する時間をスケジュールしましょう。 」完全に機能します。

6. 1対1の電話会議がありますか？ 密かに19分以内に維持することを目指します。 これにより、友好的なチャットを最小限に抑え、直接ポイントに到達できます。 また、会話が続いている場合は、電話を切る必要がある理由（ハードストップや死にかけている電話など）を説明してください。

時間管理の習得

1. 物事を成し遂げるためのあなたの最高の時間に基づいてあなたのスケジュールを構築します。 午前中にあなたがポイントにいることを知っていますか？ この時間を集中的な仕事のために取っておき、会議や気晴らしのないようにしてください。 常に午後3時頃に小康状態になりますか？ 心のこもっていない仕事のために、ここで毎日1時間を計画してください。
2. 「物事を成し遂げるための小さな時間の力を過小評価しないでください。 会議間で15分間を無駄にする代わりに、15、10、または5分間でノックアウトできる小さなタスクのリストを作成します。電子メールに答え、連絡先に連絡し、業界の読み物を完成させます。
3. あなたの貴重な時間はどこに向かっているのかわかりませんか？ Rescue TimeやTogglなどのトラッカーを使用して、1日を通して何をしているかを常に把握してください。 1週間か2週間かけて、時間を浪費する犯人が何であるかを把握し始め、それらを取り除く方法について攻撃を計画できるようになります。
4. 週末は仕事をするべきではありませんが、数時間かけて受信トレイを整理し、小さくて心のないタスクをノックアウトして、迫り来るプロジェクトに着手しましょう。 日曜日の夜に映画を見ながらこれを行うことは、あなたが あまりにも 多くの仕事をしているように感じずにそれを成し遂げる素晴らしい方法です。
5. 期限と時間制限を活用してください。 技術的にタスクの締め切りがない場合でも、自分で締め切りを設定します。 あなたが何かを成し遂げるのにたった2時間しかないことを知ることは、あなたがインターネット上でそれを1時間浪費しないことを確実にするのに役立ちます。
6. 直観に反するように聞こえますが、1日を通して十分な休憩をスケジュールしてください。 集中した作業の塊に続いて短い休憩をとる場合、最も生産性が高くなります。 オンラインタイマーを使用して、デスクから立ち上がったり、スナックや水を飲んだり、砥石に戻る前に同僚と数分間チャットしたりすることを思い出してください。
7. お気に入りの気晴らしのための予算の限られた時間。 数時間働いた 後 、Instagramで10分間過ごすことができることを知っておくと、Instagramで時間を無駄にしないようになります。 さらに、それをハードワークを介して得られる報酬として使用すると、モチベーションを保つのに役立ちます。
8. 「プロジェクトを進めるのに問題がある場合は、ダッシュを実行して始めてください。 つまり、プロジェクトに一定の時間または一定の作業を設定し、それを他の作業に進む前に完了する必要があります。」 43フォルダー
9. 「常にバックアップタスクがあります。 人生があなたの生産性を損なうことを試みる時があります：あなたが話す必要がある人が利用できない、インターネットがダウンしている、またはあなたは手元のタスクに集中することができません。 主なタスクを完了できない場合でも、 何かを成し遂げられるように、常に他のオプションがあります。」 時間管理忍者

   気晴らしに対処する

10. 「コンピューターの電源を切り、携帯電話を奇妙な場所に置いてしまい、すぐに見つけられないようにします。 それは私が切断され、完全に存在することを保証します。 そして真実は、私の脳が休憩を必要とすることを知っているということです。さもなければ、私のビジネスは苦しむでしょう。」 Christie Mims、@ revolutionsclub
11. 同僚が気を散らさないようにするための簡単な修正が必要ですか？ ヘッドフォンをポップします。 それは絶対確実ではありませんが、あなたがプラグインされて仕事中に見える場合、人々は緊急ではない質問やゴシップであなたに近づく可能性がはるかに低くなります。
12. 興味深い記事に出くわしたとき、それらを読んで生産性を妨げないでください。 代わりに、ポケットやInstapaperなどのサービスを使用して保存し、後で時間があれば（おそらく通勤中など）後で読むようにしてください。
13. 毎週インターネットのない時間を指定します。 私たちの仕事の多くはインターネットに依存していますが、それなしでやらなければならないことがまだあります。これらは多くの場合、私たちが最も避けるべき焦点を絞ったタスクです。 毎週数時間Wi-Fiをオフにして、これらのタスクに飛び込みます。
14. 職場でソーシャルメディアをどのように使用するかについて積極的に取り組んでください。 理想的には、まったく使用しないでください。 必要な場合は、指定された「気晴らし時間」に制限し、自動ログインを無効にして、Facebookにアクセスするたびに障害が発生するようにします。 積極的にする必要がありますか？ SelfControlなどのアプリを試して、勤務時間中にアクセスをブロックしてください。
15. マルチタスクの試行を停止します！ 私たちは本当にそれのために構築されているわけではありません。あなたがより多くの仕事をしているように感じるかもしれませんが、すべてが最終的にあなたに時間がかかります。 これが難しい場合は、1〜2週間積極的にモノタスクを行います。
16. 「マルチタスクと同じように、混乱はあなたの感覚を過負荷にし、物事を成し遂げることを難しくします。 そのため、集中できない場合は、デスク（およびコンピューターのデスクトップ）を見て、少し片付けが必要かどうかを確認してください。」 ooomf
17. 集中した時間を必要とするときは、同僚から遠ざかってください。 社内チャットシステムを使用している場合は、「おやすみモード」メッセージを付けて、何かに取り組んでいること、またいつ連絡できるかを人々に知らせます。 そして、あなたがドアのある実際のオフィスを持っているなら？ それを閉じて、前面に同じことを説明した素敵なメモを付けます。
18. 最終的には、新しいメッセージが届いたときに、どのデバイスもpingを設定しないようにしてください。電話からの小さな音でさえ、生産的な流れを台無しにするのに十分です。