Team Collaboration Office 365の5つのユーザビリティのヒント

より堅牢で費用対効果の高いオンラインツールの中でも、Microsoft Office 365製品は引き続き専門家やビジネス組織の柱となります。

Office 365には、チームの生産性とコラボレーションに必要なディスカッションボード、ブログ、Wikiなど、現在使用されているすべてのユーザーが使い慣れたオンラインツールが含まれています。また、即時にビデオ会議、テレビ会議、チャットを行うことで、必要に応じてさまざまなユーザーの好みに合わせることができます。ここでは、Office 365でのコミュニケーションや他者とのコラボレーションを促進するための5つの使用上のヒントと例を示します。

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Office 365チームサイトのクイックセットアップ

Office 365のチームサイトは、チームがSharePoint Onlineを利用してドキュメントライブラリを設定およびアクセスしたり、カレンダーアイテムやタスクのリストを作成するなどの利点を提供します。チームサイトを設定しましたか？可能であれば、2人をサイト管理者として雇用するようにしてください。ユーザー権限を管理し、チームの他のメンバーを助けるために何が起こっているのかを知るために、常にバックアップ担当者がいます。 Office 365には、チームサイトのデザイン用のテンプレートが含まれています。チームは、ロゴ、グラフィックス、およびカラーテーマを使用して独自のページを独自にデザインできます。

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SharePointドキュメントワークスペース

使い慣れていない場合は、Office 365のドキュメントワークスペースもSharePoint Onlineテクノロジの一部です。 SharePoint Onlineを使用すると、チームサイトのサブサイトまたはドキュメントワークスペースをカスタマイズして、プロジェクト固有のドキュメントにアクセスしたり、ドキュメントライブラリのチェックアウトおよびチェックインドキュメントを作成したり、変更を他のユーザーに通知することができます。文書を電子メールで送信したり、見つからないファイルを見つけるために他のユーザーを追跡する必要はありません。また、ワークスペースには、質問を投稿し、プロジェクトについて議論し、共通の目標に向かって作業するためのディスカッションボードが含まれています。

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Lync Onlineを使用したオンラインミーティング

Office 365に含まれるLync Onlineは、誰もがオンラインミーティングに参加できるようにする種類のアプリです。今日、人々は、机上であろうとモバイル機器を使用したリモート設定であろうと、ウェブブラウザを介して生産性ツールにアクセスする必要があります。 Lync Onlineを使用すると、今すぐ会議またはスケジュールされた会議を将来開催または開催することが容易になります。 Office 365を使用しない外部のゲストを招待するには、Lync WebアプリケーションまたはLync Online Attendantアプリケーションを使用できます。エンターテインメントプロモーション会社は、社内のチームメンバーとどのように連絡して、デジタル要件を含むプロモーションステージのスケマティックを設計するかの例を示しています。

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ドキュメントの作成と共有を行うOffice Web Apps

Office Web Appsと呼ばれるクラウドベースのソフトウェアにより、チームは外出先でOfficeドキュメントを作成し、チームメンバー、同僚、および顧客の間で継続的に共同作業を行うことができます。デスクトップファイルが常に必要ですか？ Office Web Appsは、ユーザーがWebブラウザから文書（Word、Excel、PowerPoint、およびOneNote）を作成、編集、共有したり、デスクトップファイルをアップロードしていつでも、どこでも、いつでも利用できます。Office 365は文書リポジトリです。 Outlook Web Appは、Exchange Onlineを使用して電子メールにアクセスして管理するためのOffice 365の一部です。 Coho Vineyards氏が示すこの例では、オンライン会議中にリアルタイムでOffice Web Appsを使用して価格リストを更新する方法について説明しています。

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イントラネット/エクストラネットおよび外部ウェブサイト

どんな規模の組織でも、企業ニュース、外部のプレスリリース、社内で行った仕事の事例、雇用機会、ソーシャルネットワーキングなどを通じて、皆に情報を伝える必要があります。社内イントラネットを通じた従業員の関与は、コラボレーションの文化を育成するためのツールを提供することができます。 Office 365では、外部パートナーとのアクセスを共有するエクストラネットとして機能するプロジェクトサブサイトもホストすることができます。 Office 365のテンプレートを使用して外部Webサイトを構築および管理したり、イントラネットまたはエクストラネットに合わせて独自のカスタムデザインを作成したりできます。ウェブホスティングはOffice 365の価格に含まれています。このカスタムイントラネットの例では、Reed Integration、Inc.は従業員のナレッジマネジメントリソースと従業員のための仮想会合場所である従業員ソーシャルネットワーキングクラブを管理しています。