私は書くことが大好きで、それに付随するすべての「ルール」が大好きです。 そして、私がツイートやFacebookの投稿を世界と共有する前にコピーエディットすることは、ほとんどの人にとっては少々大変だと思いますが、特に職場では、従うべきいくつかの執筆ルールがあると思います。
しかし、私たちの多く（私自身も含む）は、しばしば気づかないうちに毎日それらを壊しています。 完璧な散文はすべてのオフィスや業界で最も重要ではないかもしれませんが、おそらくあなたの文章に気づいている同僚、クライアント、またはあなたの上司があります。 。
そのため、別の電子メールを作成する前に、最も一般的な職場の書き間違いに注意し、このガイドに従って回避してください。
1.あまりにも気軽に書く
例： あなたのフィードバックのためのThx、ジョー！ 明日はf / uになります。
私はかなりカジュアルな環境で仕事をするのに十分幸運です-フリップフロップを着用して作業し、Photoshopで作成されたお互いの顔のスナップショットを大量にメールで送信できる環境です。
しかし、そのカジュアルさはすべてのオフィスの標準ではありません。つまり、プロとしての執筆においては、軽薄なものよりもフォーマルな方が良いということです。 それは明らかに略語とスラングをバイパスすることを意味しますが、正しいスペルを使用し、ニックネームを避ける完全な文章を書くことも意味します。 メッセージの受信者ともっと気軽に話すことができるようになったときが来るかもしれませんが、ビジネスでは、後悔するよりも安全に（そしてプロフェッショナルに）プレイする方が常に良いでしょう。
2.アクティブの代わりにパッシブ音声を使用する
例： 添付文書はチームが受け取りました。
まず、これを邪魔にならないようにしましょう。受動的な音声、つまり、アクションの受け手が文の主題（この場合はドキュメント）であるときは、文法的に正しくありません。 しかし、受動的に表現された文章は、しばしばぎこちない、または不必要に曖昧に見える。 行動を起こす人が文の主題である場合、アクティブな声は通常、より直接的で明確です。 また、より権威があり、あなたがしたことの所有権や責任を示すためのより良い方法になります。 （「クライアントに5, 000ドルを節約しました」は、「5, 000ドルを節約しました。」よりもはるかに優れた成果を示しています。）
3.感嘆符の使いすぎ
例： こんにちはボブ！ 素晴らしい週末をお過ごしください！ 第1四半期のレポートをフォローしたいのですが、最新のドラフトを送ってほしいと思っていました。 :-)
プロの執筆で人々が感嘆の声を上げる理由は間違いなくわかります。 気質の明らかな表示がない限り、電子メールの背後にあるトーンや感情を誤解するのは簡単です。人々はしばしば、自分が友好的であることを示すために感嘆符を書いています。 しかし、真実は、それは単に専門家ではないということです。さらに悪いことに、それは未成年者として出くわす可能性があります。 （絵文字にも同じことが言えます。スマイリーの顔は、インテリジェントなサウンドであなたのポイントを理解することはありません。）
感嘆符は強調を示すためのものであり、使いすぎると意味を失う傾向があることに注意してください。 それらは控えめに使用し、疑わしい場合はまったく使用しないでください。
4.曖昧な件名を書く
例： 件名：火曜日; 本文：来週の火曜日までに第1四半期報告書を提出する必要があります。
メールの件名は、本文の簡単な要約である必要があります。 これは非常に単純な概念であり、驚くべきことに、作業世界の大多数ではまだ把握されていません。 しかし、私たちのほとんどが1日に200通以上のメールを受信し、探しているトピックを詰め込んだ受信トレイをスキャンする必要がある場合、件名を曖昧にするのは特に腹立たしいビジネスライティングの間違いになります。
すべての専門家とのコミュニケーションでの目標は、できるだけ早く明快さを提供することであり、電子メールでは件名から始まります。 上記の例では、「第1四半期レポート：来週火曜日」は、「火曜日」よりもはるかに明確です。
5. Jargon-Happyの入手
例： FS番号を取得し、それらがSTHカウントと一致することを確認できますか？
業界や企業の流行語を使用すると、専門的で知名度が増すと思うかもしれませんが、誰もあなたの言っていることを理解できない場合、それはあなたの目的に反します。 直接の受信者があなたが話していることを知っていると思っていても、あなたのメッセージは組織内外の両方に伝えられる可能性があることを覚えておいてください。
最良の電子メールまたは通知は、あなたの要点（または要求または応答）をすぐに明らかにするものであり、専門用語はその目的を不必要に曖昧にします。
はい、私たちは皆、これらのルールを時々破ります（ねえ、私は今日、オフィス間メールを介して多くの笑顔を送ってきました）。 そして、カジュアルなオフィスで親しい同僚に簡単なメールで、時々時々？ いいよ しかし、一般的に、あなたの最善の策は、それを安全にプレイし、専門性を保ち、書面によるコミュニケーションからこれらの一般的な失敗を防ぐためにあなたの仕事をレビューすることです。
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