私は、人間の可能な限り生産的であることに取りつかれています。それがより良い期限を設定しているのか、私のスケジュールを設定する最も効果的な方法を見つけているのか。
しかし、私の受信箱は依然として膨大な時間を費やしていました。 キッカーは次のとおりです。同じメールを何度も何度も送信していました。
それが私が定型応答を使用し始めたときです。 それらに慣れていない場合は、作成した応答を保存してから、常に再入力する代わりに、クリックしてメールに挿入することで時間と労力を節約できます。
まだ販売されていませんか？ 5つの一般的な、時間を節約するテンプレートを作成しました。これにより、これが理にかなっていると確信できます。 （ただし、最初にセットアップする必要があります。Gmailユーザーの場合は、こちらの手順を参照してください。Outlookユーザーの場合は、「クイックパーツ」と呼ばれ、確認できます。ここに。）
1.応答を先送りにする
場合によっては、迅速な返信を行うことができます。 しかし、他の場合には、あなたの応答は、余分な思考または脚注を必要とします。 それまではその人を無視したくないので、これを送信して、可能なときに返信することを伝えます。 次のようになります。
2.状況を解消する
緊張が高まっているときにできる最悪のことの1つは、メールで自分の気持ちを伝えることです。 感情が強いときに危険を冒す代わりに、事前に作成されたテンプレートを使用して、職場に適したトーンを使用していることを確認します。 次のようになります。
3.指示を共有するには
ウェブサイトの操作方法やデータベースの使用方法を常に人々に伝えていますか？ 何度も指示を再入力する代わりに、1回入力するだけで、ストレスや忙しいとき（または1週間の作業の複製）に手順が欠落することを心配する必要はありません。 次のようになります。
4.優先度の低い作業をパントするには
プレートに行き過ぎましたか？ 選択肢を提供しながら、メールを簡潔かつ誠実に保ちます。 これを試して：
5.添付ファイルを送信するには
「添付ファイルを見つけてください…」は、最も一般的なメール返信の1つである必要があります。これは、定型返信テンプレートの完璧な候補になります。 （「送信！」をクリックする前に、実際にファイルを添付してください）。 これを試して：
メールの返信を保存すると、受信トレイと時間の管理に役立ちます。 このように、レベルに向かっているとはっきりと考えているときにそれらを書くことができ、そのストレスの多い、時間のかかる日のためにそれらを手元に置いておくことができます。
最後に、それらが保存されているからといって、それらが石に固まっているという意味ではないことを忘れないでください。 必要に応じてそれらを自由に変更してください。そうすれば、彼らは本当にあなたのために前進します。
