おそらく、送信するすべてのメールには、受信者に対する明確な行動を促すフレーズを含めるべきだというアドバイスを聞いたことがあるでしょう。 理にかなっています。実際にそのメールを処理する必要がない場合、本当に送信する必要がありますか？
ただし、必要なものを明示することは、少し直感に反することもあります。 私たちは蒸気ローラーのようになりたくないので、私たちはとても丁寧に曖昧なメッセージを送信します。 受信者は最後まで到達し、「うーん、わかりました…今は何？」と考えます。
帯電したとして有罪？ あなたは一人ではありません。だからこそ、コピーして貼り付けて自分のメールで使用できるこれらのシンプルな行動を促すフレーズのテンプレートをまとめました。
行動を促すいくつかの行動
テンプレートの説明に入る前に、メールで行動を促すフレーズを使用する際に留意すべきベストプラクティスをいくつかご紹介しましょう。
この最初の1つは、おそらく次のようになります。一般的になりすぎないでください 。 あなたが他の人から必要なものを正確に具体的に取得します。
80ページのレポートを添付したメールと、「ねえ、これを見ていただけますか？」
代わりに、「18〜24ページを見て、水曜日までに変更があるかどうかを教えてください」などのような質問をして、明確で役立つ方向性を示してください。
次に、行動を促すフレーズに締め切りを含めます。 私はそれを理解します。それはあなたをプッシュに感じさせます。 しかし、誰かがそれを必要とする時期を示すことなく何かをあなたに送ったとき、それがどれほどいらいらするか知っているでしょう。 タイムラインを明確にすることで、即座に混乱を解消できます。
最後に、行動を促すフレーズの直後に「ありがとう」と言うことを忘れないでください。 はい、あなたは同時に率直 で 優雅であることができ、そうすることはあなたが必要なものについてとても前に立つことについてのあなた自身の神経のいずれかを和らげるのにも役立ちます。
とった？ すばらしいです！ いくつかの一般的な電子メールシナリオでコピーして貼り付けることができる行動を促すフレーズを見てみましょう。
質問への回答が必要な場合の行動＃1
テンプレート： お知らせください。 するために答えが必要です。 ありがとう！
例： クライアントがまだフィードバックを返したかどうかを教えてください。 この取引を締めくくるには、金曜日までに回答が必要です。 ありがとう！
何かに対するフィードバックが必要なときの行動を促す＃2
テンプレート：で フィードバックをお送りください。 本当にありがとう！
例： 11月30日の営業終了までに、このメールにリンクしたGoogleドキュメントを使用して、このプレゼンテーションのスライド10〜20に対するフィードバックをお送りください。ありがとうございます。
ミーティングを確認する必要がある場合のアクション＃3の呼び出し
テンプレート： で話し合いますか？ うまくいくかどうかを教えてください。 ありがとうございました！
例： 木曜日の午前10時に会って、Webサイトの再設計について議論できますか？ それがあなたのために働くならば、明日までに私に知らせてください。 ありがとうございました！
更新またはリソースに沿って送信する場合のアクション＃4の呼び出し
テンプレート： 事前に確認し、質問がある場合は直接お気軽にお問い合わせください。 本当にありがとう！
例： チームミーティングの前に、今月のトラフィック数を強調した添付のレポートを確認し、ご質問があれば直接お気軽にお問い合わせください。 本当にありがとう！
応答が必要なときの行動＃5への呼びかけ
テンプレート：で このメールに返信してください。 それまでにあなたから連絡がなければ、そうします。 ありがとう！
例： 火曜日までにRSVPでこのメールに返信してください。 それまでに連絡がない場合は、昼食会に参加していないと思います。 ありがとう！
私はあなたがあなたの電子メールに必要なものについてとても明白であるように見えることがどれほど奇妙であるかを知っています。 しかし、真剣に、パニックにならないでください。
このレベルの明瞭さは、実際に受信者 を支援し ていることを忘れないでください。 あなたは彼らにステップを保存し、あなたが彼らがする必要があることを追跡しなければならないという作業を追加しました。 そして、それは過度に断定的に感じますが、私はほとんどの人があなたがとても直接的で透明であるという事実を感謝する（そしておそらく学ぶことさえする）ことを約束します。
