ほとんどの人は、会議が仕事の一部であることを受け入れますが、それは彼らがそれを楽しむという意味ではありません。 このインフォグラフィックが示すように、マネージャは会議に時間の35〜50％を費やし、ステータスの更新だけで 週に 最大 4時間を費やしてい ます。 そして、同じ上司は、会議の67％が失敗だと考えています。
逃げようとするかもしれませんが、彼らはあなたのキャリアにとっても非常に重要です。 会議はプロのステージです。他の人があなたのリーダーシップ能力を見る場所です。 あなたのポイントをどのように理解し、難しい質問を処理し、議論を促進するかがあなたの能力について多くを語ります。 人々はこの時間を使って他人を評価し、判断します。 静かに座って聞いていても、メッセージを送信しています。
会議に苦労する理由に関係なく、経験豊富な専門家は、信頼を獲得し拡大するためにそれらを使用する方法を見つける必要があることを知っています。 ダックアウトしたり、ぶらぶらするのではなく、参加しているすべての会議を最大限に活用する5つの方法を紹介します。
1.早く部屋に声を出す
会議のダイナミクスは、ほとんどのボーカルスピーカーによって早期に確立されます。 ですから、最初の5分間は自信を持って発言し、声を確立してください。 みんながまだ新鮮で注意を払っている間にアイデアを発表するだけでなく、あなたのコメントも後で参照される可能性が高くなり、他のオープニングを聞くことができます。
2.他者の考えに基づいて構築する
会議での対話は迅速に進むことができ、アイデアはすぐに捨てられます。 他の人があなたが言いたいことを言ったら、真に独創的で創造的な考えが表明されるのを待つ必要があると感じるかもしれません。 しかし、それは高い水準であり、あなたが傍観者を維持することができます（おそらく会議全体のために）。
代わりに、他の人の発言に注意し、会話を進めることができる一般的なスレッドを探してください。 「3人が製品の変更について言及しているのを聞いたことがありますが、それはどのように見えるでしょうか？」または「一歩下がった場合、私たちが立ち往生している唯一のポイントはタイムラインです」と言うだけです。また、人々がお互いに話し合うのを防ぎ、合意の分野を見つけるように促すのに役立つ方法です。
3.強力な質問をする
ミーティングに関する一般的な批判の1つは、話し合いが多すぎて十分な聞き取りができないことです。 人々がアイデアの集中砲火を出すことに過度に集中しているとき、あなたはグループがお互いに耳を傾けるように奨励することによってあなた自身を際立たせることができます。 これはめったに果たされない役割ですが、必要であり、高く評価されています。誰もが一時停止して反映する自信があります。
これを行う簡単な方法の1つは、強力な質問をすることです。 これらは「理由」ではなく「方法」と「内容」の質問です。 彼らは人々を守備につけたり、事実認定を掘り下げたりしないので、彼らは人々に開かれ、広範に考えることを奨励します。
たとえば、あなたは尋ねることができます：
- この決定の最も重要な側面は何ですか？
- これの成功をどのように測定しますか？
- この提案について、以前に試したことと何が違うのですか？
- 出現するテーマは何ですか？
4.準備します（ただし、柔軟に対応します）
会議の準備をすれば、すぐに力のある立場から入ります。 それは、議題を読み通すこと、事前調査を行うこと、または事前にアイデアを思いつくことを意味します。
私たちのほとんどは、信頼性を構築したい場合、事前に考えをまとめることで自信を持って現れることができることを知っています。 ただし、会議のばらつきも考慮する必要があります。 準備のすべてにおいて、実際には、関係する多くの人々と要因（時間切れ、技術が機能しない、主要なプレーヤーが表示されない）で物事が計画どおりに進まない可能性が高くなります。
したがって、会議の準備と柔軟な準備の両方を行う必要があります。
たとえば、15分間のプレゼンテーションを予定している場合は、時間に余裕がある場合に備えて、完全なプレゼンテーションと要約プレゼンテーションの両方を準備します。 会議のトピックに関するバックグラウンド調査を行う場合は、発生する可能性のある接線トピックも調査してください。 対処したいトピックが表の下に表示される場合は、参加者に個別に連絡してさらに議論できるかどうかを尋ねます。
準備ができていると戦略的思考が表れ、柔軟性が優れているため、優れたリーダーの重要な特性の両方をすぐに理解できます。
5.次のステップを強調する
私のコーチングの仕事で、会議に関して聞いた最大の不満は、彼らから何も起こらないということです。 確かに、誰もが責任を手放すことで終わるべきであることを知っていますが、実際にはほとんどありません。 ミーティングの時間を実際に役立てたいので、誰かがイニシアチブを取り、終了する前に次のステップと割り当てを尋ねるのが役立ちます。
会議を実行している場合、これは簡単です。 あなたがただの参加者である場合、それはより困難に感じることができます。
止めさせないでください。 それは、次のステップが私たち一人一人にとって何であるか明確ではありません。 必要に応じて、グループの次のステップを追跡することを提案することもできます。これにより、次の会議の追加のスピーチの機会が得られます。
今後の会議を決して楽しみにしないかもしれませんが、リーダーとしてより多くの出会いを得る機会としてそれらを使用することで、彼らはより価値があると感じ始めます（そして、より生産的）。
