メールを送信することは、チーム内でリクエストを行うための最も簡単で邪魔にならない方法です。 しかし、それはまさに、電子メールが非常に簡単であるために、時間を完全に無駄にする可能性があるからです。 受信者に何をすべきか、またはあなたの質問がなぜ重要なのかを明確に伝えないあいまいなメールを送信することは、すべての人にとってより多くの作業を作成するだけです。
最も効果的な電子メールは、件名行を発信者IDのように扱い、すぐにその場所に到達する単語を使用します。
以下は、メッセージを明確に伝え、同僚を煩わせる（または混乱させる）ことを防ぐための単語の選択に関する注意事項です。
1.完了するべきタスクがある場合
書かない：など
書くか：The、This、またはThese
文法学校の先生は正しかった-具体的に！ メールが最近の会話や会議に従っている場合でも、後で何かするためにファイルされる可能性があります。 受信者が読む準備ができたら、「スタッフ会議のフォローアップなど」を見るのは役に立ちません。 代わりに、必要なものを明確にして、「スタッフ会議からこれらの質問を解決してください」または「スタッフ会議で議論されたレポート」と書いてください。チェックされます。
2.別のメールを共有しているとき
書いてはいけない：「FWD：」
書くか：ヘルプ
これは、90年代のことをいつも思い出させます。「Fwd：fwd：fwd：fw：これを10人に送れば、これはあなたの幸運な日です！」職場でチェーンレターを送信しています（真剣に、しないでください）。おそらく、同僚に読んだり何かをしたいという誰かが書いたものを共有しているだけでしょう。 その場合、彼女にお願いして「これを解読するのを手伝ってもらえますか？」または「クライアントが助けを必要としているように見えます。」と書いてください。すぐに気付かれたい場合は、はるかに良い場所です。
3.パーソナルになろうとするとき
書いてはいけない：ねえ
書くか：あなた
メールの件名に「Hey」を送信することは、友人やあなたが付き合っている人に「話をする必要があります」というテキストメッセージと同じです。 しないでください！ 受信者は次に来るものを疑うようになり、応答が開かれ ない 可能性があるため、応答をしばらく待つことになります。 個人的なことやプライベートなことについて実際にチャットする必要があるかもしれないので、「15分間のチャットの時間はいつですか？」を試してください。 。
4.今すぐ必要なとき
書かないでください：緊急
書くか：今日
時間が短く、プレッシャーが高い場合、「緊急」とはパニックしか生じない言葉です。 パニックは、タスクの責任者が最後にすべきことです。 必要性を認識してメールを送信するのに十分な時間がある場合は、「これが今日の最優先事項である必要があります」という事前通知を行う時間もあります。代わりに。
5.そしてもう1つのボーナスフレーズ
最後になりましたが、私たち全員が電子メールを終了すると言いますが、同僚に直接対処することはめったにありません。「ありがとう」。そしてあなたのチームメンバー。 あなたは彼らの努力を認識し、彼らの役割を大切にしていると言っています。 そして、それは確かに信頼の低下に打ち勝ちます。
