週に数百通の電子メールを送受信する人は、応答と転送の明確さの価値を理解しています。各返信が前のメッセージまたは元のメッセージの全体を引用する長い電子メールスレッドは、従うのが難しいですが、送信者の元のポイントを覚えようとするときに、関係するものについての手掛かりなしで前のメッセージを参照する電子メールがあなたの時間を無駄にします。電子メールメッセージに返信するときは、受信したメッセージから引用する必要がありますが、コンテキストを確立するために必要な分だけ引用してください。
あなたの返信で電子メールを引用する方法
電子メールプロバイダやアプリケーションによっては、引用する電子メールの一部をハイライト表示することができます。 応答 または フォワード ボタン。返信メールフィールドが開き、強調表示された見積もりが電子メールの本文に既に配置されています。あなたの応答を追加し、それを途中で送信してください。 MacOSとiOS Mailはこのように動作します。
Yahoo!など一部の電子メールプログラムメールとGmailでは、あなたの返信で引用する部分を単にハイライトすることはできません。あなたは電子メールからテキストの全長を引用して、あなたの返信から望ましくない部分を手動で削除する必要があります。
場合によっては、引用する電子メールの一部をコピーして選択することもできます 見積もりとして貼り付ける または類似。ほとんどの場合、引用された情報はインデントされて認識しやすくなります。一部の電子メールプログラムでは、引用した資料が別の色で表示されます。
あなたの電子メールで見積もりを扱う方法
電子メールのエチケットは、一般に、メッセージのセクションに関して特定の順序に従う。あなたの電子メールを挨拶と初めのコメントで始める。次に、引用された資料が来る。次に、見積もりへのあなたの応答がその下に表示されます。
複数のポイントに返信する場合は、引用符の1つの部分を1つの行に貼り付け、その部分に次の行にのみ応答します。次に、引用された電子メールの別の部分を貼り付け、その部分に次の行で応答します。あなたの返信や転送にもっと引用やコメントがある場合は、このパターンを繰り返します。これは、会話の自然な流れを模倣し、電子メール受信者にスレッドを簡単に従わせる。
