共有メールボックスを使用すると、顧客、サプライヤなどは、チームの全員がメッセージを参照して返信できる中央アドレスに電子メールを送信できます。
Office共有メールボックスとは何ですか？
一群の人と電子メールメッセージを共有する最も効率的な方法の1つは、Office 365共有メールボックスを設定することです。共有メールボックスでは、メールボックスに割り当てられたすべての人がメッセージに完全にアクセスできます。受信メールを読んだり、メッセージに返信したり、メッセージを転送したり、他の人が受信メールにどのように応答したかを見ることができます。
チームメンバーが共有メールボックスからの電子メールメッセージに応答すると、電子メールは個人の電子メールアドレスからではなく、共有メールボックスアドレスから送信されます。電子メールの受信者には、共有メールボックスのアドレスのみが表示されます。これにより、従業員の個々の電子メールアドレスが機密に保たれ、あなたのビジネスはプロフェッショナルな外観になります。
組織は、必要な数だけ共有メールボックスを作成できます。共有メールボックスにはユーザー名やパスワードはありません。共有メールボックスにはOffice 365ライセンスは必要ありませんが、メールボックスに割り当てられている各ユーザーにはOffice 365サブスクリプションが必要です。
Office共有メールボックスを使用する理由
次の利用可能なチームメンバーによって受信メールメッセージに返信される顧客サービス、人事またはマーケティング部門は、共有メールボックスの効果的な使用例です。共有メールボックスに割り当てられたすべてのユーザーは、そのメールボックス内のすべてのメッセージを確認して応答できます。
Office 365共有メールボックスを使用して作業することは、電子メールだけではありません。これは、組織内の人々がより効率的に連携するのを支援することです。共有メールボックスに加えて、チームは共有連絡先リストと共有カレンダーにアクセスできます。共有連絡先リストを使用すると、グループ内の全員が重要な電子メールアドレスにアクセスできます。共有カレンダーを使用すると、グループのメンバーは、そのグループの全員が見ることができる中央ロケーションに予定を入力できます。
共有メールボックスを設定する
Office 365共有メールボックスは、Officeサブスクリプションの管理者のみがセットアップできます。
共有メールボックスを設定するには、次の手順に従ってください。
- 管理者アカウントを使用してOffice 365管理センターにサインインします。
- 選択 グループ>共有メールボックス.
- 選択 メールボックスを追加する.
- メールボックスの追加ページで、名前フィールドに共有メールボックスの名前を入力します。メールボックスエイリアスは電子メールフィールドに自動的に作成されますが、別のものに変更することができます。共有メールボックスに名前を付けたら、 追加 メールボックスを作成します。
- 次のステップで、 このメールボックスにメンバーを追加する.
- 共有メールボックスのメンバーページで、 メンバーを追加.
- 共有メールボックスにアクセスするユーザーの横にチェックマークを付けます。リストに人の名前が表示されない場合は、検索ボックスに名前を入力します。完了したら、 保存する.
共有メールボックスに電子メールを保存する
誰かが共有メールボックスから電子メールメッセージを送信すると、そのメッセージのコピーは共有メールボックスではなく送信済みアイテムフォルダに保存されます。これらの電子メールを共有メールボックスに保存する場合は、共有メールボックス設定を編集します。
送信された電子メールメッセージを共有メールボックスに保存する方法は次のとおりです。
- 選択 グループ>共有メールボックス.
- 共有メールボックスを選択します。
- 選択 編集 送信済みアイテム設定の横に表示されます。
- 送信済みアイテムページで、このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーし、このメールボックスに代わって送信されたアイテムをコピーするスライダーをオンの位置に移動します。終了したら、 保存する.
Outlook 2016、Outlook 2013、およびOutlook 2010で共有メールボックスを使用する
組織の管理者が共有メールボックスを設定すると、デスクトップバージョンのOutlookに共有メールボックスを表示するために何もする必要はありません。共有メールボックスは自動的にフォルダペインに表示されます。
共有メールボックスからメールを送信するには：
- Outlookを開きます。
- 選択 新しいメール 新しいメッセージを作成します。
- 選択 から 共有メールボックスを選択します。
- メッセージを入力して選択してください 送信.
Web上のOutlookで共有メールボックスにアクセスする
Webブラウザで共有メールボックスを操作する場合は、手動で追加する必要があります。
オンライン版のOutlookに共有メールボックスを追加するには：
- Office 365アカウントにサインインし、 見通し アプリ。
- ナビゲーションペインでメールボックス名を右クリックし、 共有フォルダを追加する.
- の中に 共有フォルダを追加する ダイアログボックスで、共有メールボックスの電子メールアドレスを入力してから、 追加.
共有メールボックスとOutlook Mobile App
共有メールボックスは、Outlookモバイルアプリには表示されません。つまり、スマートフォンから共有メールボックスにアクセスするには、ブラウザを開いてWeb上でOutlookを使用する必要があります。
あなたは、Outlookと共有メールボックスであなたの個々の電子メールアカウントをどのように扱うかに若干の違いがあることに気付くでしょう。メールボックスを共有することで、お客様とチームメンバーは、お客様、サプライヤー、ベンダーなどの電子メールにお答えすることができます。
