先日、同僚にいくつかの質問をメールで送信し、「私は電話の方です。これについて電話してもらえますか？」
私は言わなければならない、私は少しショックを受けた。
電話をかけてビジネスを行うことを好む人に会うことはあまりありません。 選択を考えると、私は典型的な職場の従業員の大多数がいつでも電話よりも電子メールを選ぶと思います。 そして、それは理にかなっています：電子メールは迅速かつ効率的であり、厄介な沈黙や気が散る背景ノイズの可能性を持ちません。
しかし、電子メールの圧倒的な好みにもかかわらず、電話を拾うとうまく機能する状況がいくつかあります。
1.緊急です
約60％の人々は、仕事関連のメールに返信するのに丸2日待ちます。 そのため、件名に「緊急！」が含まれている場合でも、できるだけ早く応答が必要なメールを送信すると、今後48時間にわたって受信トレイを何度も更新し、指を交差させる可能性が高くなります。返信。
一方、重要な問題について電話をかけると、切迫感を伝え、相手がやるべきことを正確に把握し、終わりのない電子メールチェーンに頼ることなく質問に答えることができます。 。 電話を切るまでに、全員が同じページにいて、問題に対処するために何が必要かを理解できます。
2.応答が得られない
緊急ではないリクエストをメールで送信したかもしれませんが、ある時点で応答 が 必要になります。数日間の沈黙の後、不安になります。
「ねえ、これについてフォローアップしたかったのですが、それを確認する機会がありましたか？」
元のメールとフォローアップメッセージの後に返信が届かない場合は、デフォルトで電話をかけます。 すぐに対応できる可能性が非常に高くなります。少なくとも、同僚の注意が必要な問題として同僚のレーダーに表示されるようになります。
3.数文以上かかる
ある時点で、おそらく20分で読むことができる電子メールの小説を受け取ったでしょうが、最後のサインオフまでに質問が残っています。 他の人をその拷問にさらさないでください。
伝える必要があるものが2段落以上かかる場合、たとえば、割り当ての微妙な違いを説明したり、別のチームの誰かに部門プロセスを明確にしたりする場合は、電話を取り上げる方が効率的です。 そうすれば、相手は質問をすることができ、彼女の声のトーンから、電話を切るまでに、彼女は完全に理解していると確信できます。
4.率直なフィードバックが必要
たぶん、記事やセールスピッチについて素晴らしいアイデアを持っているので、始める前に同僚の考えを見てみたいと思うでしょう。
メールで、「OK。 その回答は肯定的ですが、懸念を提起したり、追加の提案を引き起こしたりすることはありません。 要するに、それはあまり有用なフィードバックではありません。
ただし、電話は、本質的に迅速で非コミット的な応答以上のものを求めますが、同僚の声のトーンを聞くことができ、アイデアのニュアンスをより深く掘り下げ、同僚が持っている質問に対処し、 、全体的に、より思慮深く、率直なフィードバックを得る。
5.関係を築きたい
電子メールは、迅速で効率的なコミュニケーションに最適です。 しかし、新しいリモートの同僚や会社のクライアントに連絡するときなど、より個人的なタッチが必要な場合があります。
もちろん、完全に素晴らしい紹介メールを書くことができます。 しかし、電話は、メールではできない温かさと誠実さを伝えるのに役立ちます。また、相手のアドレス帳で別のメール連絡先になるのではなく、相手と実際の関係を築くのに役立ちません。
6.会話の記録は必要ない
良くも悪くも、メールはどこかで永遠に保存され、すぐに引用したり転送したりできます。
ですから、企業合併の噂や競合企業に雇われている同僚のように、まだ書面に属さない機密情報や機密情報について話し合う必要がある場合は、電話が最適です。
これは、最後の最後の要求に対応するために同僚からの助けが必要で、状況の状況を説明したい場合など、プライベートにしたいカジュアルな会話にも当てはまります。午後4時45分に賛成ですが、私のマネージャーはスミスの提案でボールを落としたので、今夜一緒にまとめる必要があります。」
これは真実であり、確かにリクエストのコンテキストを説明するのに役立ちますが、転送された電子メールチェーンを経由して上司に戻るべきものではありません。 電話では、言葉を間違った場所に移動することなく率直に話すことができます（オフィスのドアを閉めている限り）。
KwittkenのCEOおよびマネージングパートナーであるAaron Kwittkenは、次のように最もうまく要約できます。
