多くの9対5のユーザーがいる場合は、1日の大半をメールの送信に費やしている可能性があります。
質問に回答したり、タイムリーにレポートに関するフィードバックを受け取ったりできる場合は、To Doリストをブルドージングして、日暮れの1日前に呼び出すことができます。 しかし、代わりに、未回答のメールはマネージャーの混雑した受信トレイに埋もれてしまい、SOSシグナルを真剣に考えて、キュービクルに必死になります。 職業はなんですか？
別のチェックインメールで「送信」を押す前に、件名をすべて大文字に変更し、愛する赤い感嘆符を付けて、これらのヒントを使用して最初から正しく理解してください。
1.スナッピーにする
あらゆる形態のコミュニケーションに関してこのアドバイスを聞きますが、電子メールではメッセージをすばやく伝えることが特に重要です。 テキストの長いブロックは、特にメッセージが絶えずあふれている管理者にとっては、読むのが難しいようです。 メッセージが長すぎる場合、時間があれば（多くの場合、決してない）、脇に押し出されて再訪する危険があります。
短く、パンチの効いた、要点を考えてください。 できる限り箇条書きまたはリストを使用してください。 段落はそれぞれ4〜5行にしてください。そうすれば簡単に読み込めます。メッセージフィールドにたくさんの空白が表示されるはずです。 そして、それが難しすぎる場合は、1つの電子メールで多くのトピックをカバーしようとしていることを示している可能性があります。 メールごとに1つのトピックに固執し、別のカバーの下で他の人を送信します。
2.すべての潜在的なQおよびリクエストに対処する
同時に、誤解の余地がないように、または受信者が追加情報を要求する必要がないように、メールを十分に徹底しておく必要があります。 （最後に望むのは、その応答を最終的に取得することです。そして、決定を受け取る代わりに、質問を受け取ります！）
ですから、事前にあなたが受け取るかもしれない質問を予想し、それらに答えてください。 たとえば、上司が今後のイベントの会場を選択し、レストランまたはホテルのウェブサイトへのリンクを提供し、見たいと思うスペースの写真を添付し、オプションのコスト比較を含める必要がある場合。
覚えておいてください。元のメールに対してより多くの作業を行うほど、フォローアップする必要のある作業は少なくなります。
3.件名を具体的にする
受信者がメール本文の問題と行動を促すフレーズを明確に理解できるように、詳細な件名を書きます。 「質問」や「会議のアイデア」などのあいまいなフレーズをスキップし、代わりに「フィードバックが必要：第1四半期予算会議の議題」などのフレーズを使用します。
また、この戦略は、受信者がメールで返信するのではなく、議論するために電話をかけた場合に、受信トレイで簡単にメッセージを検索するのに役立ちます。
4.アクション項目を強調表示する
電子メールで複数の点に出くわしたり、複数の質問を投げかけたりする場合は、それらの項目を太字にするか、強調表示するか、箇条書きリストに配置して、残りの物語から目立つようにしてください。 コントラストは自然に受信者の目をメッセージの要点（見逃すわけにはいかない部分です！）に引き付け、電子メールを高速化するスキマーに最適なガイドです。
5.必要な数のリード
受信者が選択できるように、「いいね！」という応答を受信するために、メールで多くのオプションを提示した場合、どれほどイライラしますか？ これを回避するには、目的が目標から明確であることを確認してください。 複数の質問を含む電子メールの場合、メッセージの最初の行にある問い合わせの数に注意して、受信者が探してアドレスする必要のある数を正確に把握できるようにします。 メッセージ全体に質問を振りかけると、受信者が関連情報を見落とす危険があります。
6.いつ電話をかけるかを知る
トピックが終わりの見えない複数のメールを必要とする（または必要としている）と思う場合は、メールのディスカッションを完全にスキップまたは停止してください。 特にロジスティクスや関係が複雑な場合、一部のビジネスは電話または直接会うのが最適です。 実際、メールのベールの後ろから出てくる意欲は、これらの場合に最も効率的であるだけでなく、積極性とイニシアチブも示しています。
希望と希望はあなたのメッセージを開かないでしょうが、これらのヒントを適用するでしょう。 また、メールを目立たせて、フォローアップで車輪の回転を止めることができる場合は、考えてみてください。実際にはもう少し時間があるかもしれません。
