あなたが小さなスタートアップであれ、大企業であれ、その中間であれ、良いコミュニケーションと定期的な情報共有は成功のために不可欠です。 ビジネス自体と同じくらい古くから、ミーティングは、全員が同じ北の星に向けて一生懸命働いていることを確認するための貴重な方法となることを意図しています。
それでも、私たちのほとんどはそれらを嫌います。 よくご存知のように、会議は非生産的であることが多く、価値があるよりもはるかに多くの時間がかかります。 特に忙しい日には、1時間だけ何をしているのか不思議に思うほどに部屋を離れるほど悪くはありません。
しかし、彼らはそのようにする必要がありますか？ いや。 スケジュールしたり出席したりする会議を最大限に活用するには、面倒な時間の無駄を意識的に避けなければなりません。 助けが要る？ 全員の時間の顕著な使用である可能性が高い、より短く生産的な会議に使用できるトリックのリストをまとめます。
1.技術的な問題を解消する
技術的な不具合に費やされた秒は、すぐに数分に変化するか、さらに悪いことに、会議の半分を占めることがあります。 これは、物理的にいない人とのコミュニケーションに関しては特に一般的です。 誰もが最後に望んでいるのは、ラップトップをプロジェクターに接続するか、リモートから参加している人から「今すぐ聞こえますか？」の10分間を聞きながら座ってみることです。すべてがスムーズに実行されます。
現場の全員のためのスクリーン共有と投影技術に加えて、リモートのチームメイトとあなたをつなぐ信頼できるソフトウェアが不可欠です。 Skype Meetingsの無料版は素晴らしいソリューションです。アカウントにサインアップしたり、ダイヤルイン番号を掘ったりする時間を費やすことなく、誰でも任意のデバイスからカスタマイズした（覚えやすい）URLにすばやく参加できます。
2.短い会議を計画する
従来の1時間の会議では、物事をまとめて先へ進むというプレッシャーはほとんどなく、永遠のように見えるものを引きずることができます。 そのため、短い会議を計画することで、効率を高めることができます。無駄な時間はありません。
ミーティングを設定するときは、どれくらいの時間がかかるかについて本当に正直になるように自分自身に挑戦してください。 会議の長さは常に30分刻みである必要はなく、各会議で必要のない5分または10分のシェービングだけですぐに追加できることに注意してください。
プロのヒント：ミーティング中に全員が見ることができるタイマーをコンピューターに設定することを検討してください。時間の刻みを見ると、順調に進みます。
3.特定のアジェンダを設定し、それに固執する
議題の作成は時代遅れの慣行のように思えるかもしれませんが、実際には会議を迅速に進めるための最も便利な方法の1つです。 考えてみてください。他のコンテキストなしで「製品の提供」について話し合うために招待状を送信するだけで、誰もがカバーする内容について異なるアイデアを持って会議に参加する可能性があります。
代わりに、1日か2日前に議題を送信し、できるだけ具体的にしてください。 議論する必要のあるトピックごとに、次の簡単な形式を試してください。
- 特定のトピック
- 会議の前に準備する必要があるもの
- 会議中に更新される内容
- 会議中に回答する必要がある質問
各トピックに時間を設定することが特に重要です。これにより、会議に現実的に当てはまるものについて正直になり、次の議題の時間に人々を前進させる自由な手綱が与えられます。
4.見せてはいけない
写真には1, 000語が書かれています。これは会議にも当てはまります！ 多くの場合、画像、グラフ、およびチャートを使用すると、各ポイントに話すのではなく、明確にコミュニケーションを取ることができます。もちろん、全員の時間を節約できます。
ですから、準備をしているとき、あなたの考えをより簡単に伝えることができるビジュアルについて考えてください。 ライブでデモンストレーションできるのに、なぜ製品アップデートの説明に時間を費やすのですか？ ダイアグラムで数秒でできるのに、複雑なアイデアを共有するために言葉を考え出そうとするのはなぜですか？
同僚全員がいる部屋にいる場合、ホワイトボードに飛び乗って使用したり、コンピューターをひっくり返して作業中のものを見せたりすることを恐れないでください。 遠隔地の人々と会う場合、これはより複雑になる可能性がありますが、無料のSkype会議などの製品は、多くの場合、画面上で視覚的な考えや調査結果を簡単に共有できるコラボレーションツールを多数提供します。 たとえば、無料のSkype Meetingsの簡単なPowerPointアップローダー（仮想レーザーポインターなどのインタラクティブツールを使用）または画面共有機能を使用すると、事前に思慮深く準備したビジュアルを使用して、仮想ホワイトボードツールを使用して同僚がリアルタイムでアイデアをスケッチできます。
5.誰もが計量できるようにする方法を知る
はい、会議はコラボレーションに関するものである必要がありますが、誰もが自分の作品を話そうとするとき、会話はすぐに誰もが意図したよりも長くなります。 だから、会議の時間を必ずしも取らずに、誰もが計量できる創造的な方法を探してみてください。
たとえば、世論調査やクイックハンドショーは、意見や議論が多すぎて、すぐに合意を得ようとするときに全員がお互いに話し合うようになるのを避けるための便利な方法です。 仮想会議を開催している場合、Skype Meetingsの無料製品オファーなどの統合IM機能を使用して、最後に回答する質問を送信したり、緊急でない考えを発声してフォローアップしたりすることができます会議の後。
6.実際に行く必要のない会議を切り取る
招待されているすべての会議に出席する必要があるように思えるかもしれませんが、時間を有効に活用できないことがわかっている会議をオプトアウトしてもかまいません。 プレゼンテーションを行っていないか、作業中の何かと密接に相関していない場合は、後で重要なポイントに追いつくのが最善です。
優秀な従業員と強力なチームメイトは、優先順位を付けて生産性を高める方法を知っていることを忘れないでください。 あなたの決定と出力はすべての人に影響を与えるので、時間の使い方がチームにも影響を与えることを思い出してください。
慎重にオプトアウトする方法がわかりませんか？ 主催者に直接話しかけて、ループに参加していることを感謝している間、あなたが取り組んでいるものは何でも素晴らしい溝に入っており、後で追いつくことを好むことを知らせてください。 オーガナイザーがあなたの上司である場合は、進捗状況と、前進するための具体的な計画についてのメモを必ず含めてください。「今日の議論に興奮していますが、Project Blueの数字は引き継いでいます。 頭を下げて、後でメモに追いついてもよろしいですか？」
ミーティングは、思慮深く計画され、見事に運営されている限り、本当にあなたの一日に費やされた最高の時間の一部です。 これらのトリックはあなたをそこに導くのに役立つはずです！
