Excel内からMicrosoft Wordの差し込み印刷を実行する

マイクロソフトの使用差し込み印刷 同じ文書をわずかな変更で多数の受信者に送信することができます。マージという用語は、1つのドキュメント（例えば、レター）がスプレッドシートなどのデータソースドキュメントとマージされているという事実に基づいています。

このチュートリアルのデータは、2007年、2010年、2013年、2016年、Office 365などのMicrosoft Excelのほとんどのバージョンでコンパイルできます。

Microsoft Wordの差し込み印刷機能は、Word 2010、2013、2016、およびOffice 365と互換性があります。

ワード 差し込み印刷 Excelのデータとシームレスに連携します。 Wordでデータソースを作成することもできますが、このデータを使用するためのオプションは限られています。スプレッドシートに既にデータがある場合は、すべての情報をWordのデータソースに再入力することは意味がありません。

差し込み印刷のためのデータの準備

理論的には、特別な準備をせずにWordの差し込み印刷機能で任意のExcelワークシートを使用できます。ただし、差し込み印刷プロセスを最適化するためにワークシートを準備するのに時間がかかることがあります。

スプレッドシートのデータを整理する

あなたのExcelデータはすっきりと整理されるべきです 行 そして 列。各行は単一のレコードとみなし、各列はドキュメントに挿入するフィールドと考えてください。リフレッシャーが必要な場合は、Excelデータ入力チュートリアルをご覧ください。

ヘッダー行を作成する

差し込み印刷に使用するシートのヘッダー行を作成します。 A見出し行 その下のセルのデータを識別するラベルを含む行です。 Excelでは、データとラベルを区別することに時々気がつくことがあります。ヘッダー行に固有の太字、セルの枠線、セルシェーディングを使用することで、これらを明確にしてください。これによりExcelはデータを他のデータと区別します。

後でメイン文書とデータをマージする場合、ラベルはマージフィールドの名前として表示されるため、ドキュメントに挿入するデータは混乱することはありません。

Excelスプレッドシートの列にラベルを付けることは、今後のユーザーエラーを防ぐのに役立ちます。

すべてのデータを単一のシートに入れる

差し込み印刷に使用するデータは、1枚のシートになければなりません。複数のシートにまたがっている場合は、シートを結合するか、複数のメールマージを実行する必要があります。また、シートを表示せずに使用するシートを選択する必要があるので、シートの名前が明確であることを確認してください。

差し込み印刷でのデータソースの関連付け

準備されたExcelスプレッドシートをWord文書に関連付けるには：

1. クリックしてください 郵送 タブ の リボン.

2. を選択 差し込み印刷を開始する ボタンをクリックして 落ちる.

   この例の手紙にデータを書き込むので、私たちは 文字 オプションから 落ちる.

3. を選択 受信者を選択 ボタンをクリックして 落ちる.

   保存したExcelワークシートからデータをインポートしたいので、 既存のリストを使用する… オプション。

4. ダイアログボックスから、 Excelファイルを検索して選択する.

   クリック OK 続行します。

5. から 表の選択 ダイアログボックス、 シートを選択する あなたのテーブルをクリックし、 OK ボタン。

   Excelに列ヘッダーがある場合は、 データの最初の行には列見出しが含まれています オプションがチェックされます。

6. クリックOK.

データソースがメイン文書に関連付けられたので、テキストの入力やWord文書の編集を開始できます。ただし、Excelでデータソースを変更することはできません。データを変更する必要がある場合は、Excelでデータソースを開く前にWordで文書を閉じる必要があります。

ドキュメントにマージフィールドを挿入する

1. クリック差し込みフィールドを挿入 差し込み印刷ツールバーの差し込みフィールドを挿入 落ちる。

2. 挿入するフィールドの名前をリストからハイライト表示し、をクリックします。インサート.

差し込み印刷文書の表示

差し込みフィールドをドキュメントに挿入すると、Wordはデータソースからのデータの書式設定を継承しません。イタリック、太字、下線などの書式を適用する場合は、Wordで行う必要があります。

フィールドを含む文書を表示する場合は、書式を適用するフィールドの両側にある二重矢印を選択します。ドキュメントにマージされたデータが表示されている場合は、変更するテキストを強調表示します。

書式の変更は、個々の文書だけでなく、すべてのマージされた文書全体で行われます。

マージされたドキュメントのプレビュー

マージしたドキュメントをプレビューするには、マージされたデータの表示 差し込み印刷ツールバーのボタンをクリックします。このボタンはトグルスイッチのように機能します。そのため、フィールドだけを表示し、その中に含まれているデータではなく、再び表示するには、もう一度クリックします。

マージされたドキュメントは、 ナビゲーションボタン 〜に 差し込み印刷 リボン。彼らは左から右に向かっています：最初のレコード, 過去の記録, レコードへ移動, 次のレコード、および 最後のレコード.

ドキュメントをマージする前に、それらをすべてプレビューするか、またはできるだけ多くプレビューして、すべてが正しくマージされたことを確認します。マージされたデータの周りの句読点やスペースには特に注意してください。

差し込み印刷文書を完成させる

ドキュメントをマージする準備ができたら、2つの選択肢があります。

• プリンタへのマージ： 最初は、それらをプリンタにマージすることです。このオプションを選択すると、ドキュメントは変更されずにプリンタに送信されます。プリンタをマージするには、プリンタへのマージ リボンボタン。
• 新しい文書に結合する： ドキュメントの一部または全部をパーソナライズする必要がある場合（ただし、パーソナライズされたメモ用のメモフィールドをデータソースに追加することをお勧めします）、印刷する前に他の変更を加えると、新しいドキュメントにマージできます。新しいドキュメントにマージすると、メインドキュメントとデータソースは元のままですが、マージされたドキュメントを含む2番目のファイルがあります。これを行うには、新しいドキュメントに結合 ツールバーボタン。

いずれの方法を選択する場合でも、Wordにすべてのレコード、現在のレコード、またはレコードの範囲をマージするように指示するダイアログボックスが表示されます。選択したオプションの横にあるオプションボタンをクリックし、をクリックします。OK.

範囲をマージする場合は、マージに含めるレコードの開始番号と最終番号をクリックしてからクリックしますOK.

ドキュメントの印刷を選択した場合は、ダイアログボックスが表示された後、 印刷 ダイアログボックス。他の文書と同じように操作できます。