Adrean Turnerがコスト会計士として新しい役割を開始したとき、前任者から彼女に引き継がれたタスクの1つは、コンパイルに2週間近くかかった月次レポートでした。 彼女は会社での最初の数か月間、机の上に他の責任が積み重なっていたとしても、毎月それを何時間も費やしていました。
それから彼女は何かに気づいた。 誰も、上司も含めて、レポートに関するフィードバックを彼女に与えたことはありませんでした。 彼女が提供していたデータを掘り下げることは言うまでもなく、彼らはそれを見ていなかったことが判明しました。 率直に言って、彼女は多くの時間を費やし、誰も何も得られないものに多大な労力を費やすよりも、やるべきことがありました。
「より効果的で効率的な方法を探していました」と、Museのキャリアコーチであり、FIT for Successの著者であるTurner氏は言います。 これらの方法の1つは、彼女のスケジュールの中で、よりインパクトのあるもののためのスペースを空けることです。
私たちは皆、やることリストのことや、日々の時間をもう少し詳しく調べることから恩恵を受けることができます。 春の大掃除、または季節を問わない大掃除の精神で、スケジュールを把握するための7つのヒントを紹介します。
1.在庫を取り、時間を追跡する
何が含まれているかわからない場合、スケジュールを実際にクリーンアップすることはできません。これには、リテラルカレンダーと公式カレンダーのすべてのものとそうでないものが含まれます。 「私はいつも、もっと時間を過ごしたいなら、今どのように時間を費やしているのかを理解する必要があると言います」と、 Off the Clock：Feel Less Busy While More Doneの 著者であるLaura Vanderkamは言います。 「人々は自分の時間について語る多くの物語を持っています」と彼女は付け加えますが、それらの物語は必ずしも正確ではありません。
そのため、アプリ、スプレッドシート、または紙を使用して、1週間または数日間の時間を追跡することをお勧めします。 時間の経過を客観的に確認したら、何をする必要があるかを整理して決定することができます。
ヴァンダーカムは、マリー・コンドウをチャネリングできると言います-水曜日のヨガのクラスは喜びを呼び起こしますか？ あなたが大胆に見ているそのショーについてはどうですか？-しかし、ポイントにのみ。 「すべてが喜びを引き起こすと考えるのはばかげたことです。 あなたはあなたの仕事を愛するかもしれませんが、あなたの通勤は喜びを刺激しません。 あなたはあなたの子供を愛していますが、おむつを変えても喜びはありません」と彼女は言います。 考えは、「何が最も痛みを引き起こしているのか？ 実際に私ができることは何ですか？」
ターナーは、キャリアを変えたい、またはこれを追求したいが 、 忙しすぎて自分の目標に専念する時間がないと感じているクライアントに対して同様のエクササイズを行います。 彼女は、彼らに2週間30分単位でタイムログを保持させます。 ソーシャルメディアのスクロールやSlackでのお気に入りのテレビ番組についてのチャットに費やした時間が、より生産的なことや本当に楽しんでいることに費やすことができたのに、数時間かかることがよくあります。
2.定期的な会議とタスクを削除する
カレンダーの内容がわかったら、その 理由 を尋ねることができます。ミューズのキャリアコーチであり、Shatter＆Shineの創設者であるヘザーユロフスキーは言います。 「ここにあるものそれぞれの目的は何ですか？ 私たちはそれを達成していますか、何か変更する必要がありますか？」と彼女は説明します。 「カレンダはあなたのカレンダーに何があるのかを疑うことを恐れていません。」
定期的な会議から始めましょう。これは非常に簡単に構築でき、カレンダーを引き継ぐことができます。Vanderkamが指摘しているように、「各自が正当化する必要はない」からです。
定期的な会議の開催者である場合、Yurovskyは、月に一度立ち止まって、「これはまだ理にかなっていますか？ 私たちは達成するために設定したことを達成していますか？ 人々は関与して貢献していますか？ これらの質問に対する答えが「いいえ」の場合、会議をキャンセルするか、会議を短くするか頻度を減らすか、関連情報を電子メールで伝えることを検討してください。 。
あなたが担当していなくても、ターナーがその月次報告書でしたように、あなたはまだ行動を起こすことができます。 質問を投げかけたり問題を提示したりするのではなく、解決策を提案することでそうする場合、ターナーは、「自分がやっていることに投資しているように見えるようにします」と言います。読んだり話し合ったりする必要があるものは何でもあります。 主催者に、いつもそこにあった会議にも質問するように思い出させるかもしれません。
3.重要度と緊急度でソートする
時間を追跡しているのに、何をすべきか、何をすべきかを頭で悩ましている場合、ターナーは、スティーブン・コヴィーの古典的なビジネスブック 「非常に効果的な人々の7つの習慣：個人的な変化の強力なレッスン」に ある時間管理マトリックスを使用することを提案します。 アイデアは、アクティビティを重要度と緊急度でソートし、4つの象限のうちの1つに入れることです。
- 象限I：重要、緊急 、危機のようなもの、重要な締め切りのための土壇場の会議
- 象限II：重要、緊急ではない戦略的計画、長期的な目標設定などが含まれます
- クアドラントIII：重要ではありません。緊急には、特定のメール、電話、会議、イベントなどが含まれます
- クアドラントIV：重要ではない、緊急ではないには、ソーシャルメディアを意識せずにスクロールする、本当に気にしないテレビを見るなど
「実際、生産性を最大限に高めるには、より多くのことを行う必要があるのか、より少ないことを行う必要があるのかを判断する必要があります」と彼女は言います。 たとえば、毎日のアクティビティの大部分がクアドラントIIIおよびIVに分類されることに驚いた場合、クアドラントIおよびIIにアクティビティの余地を作るためにそれらを減らすことが目標になる場合があります。
4.最小化またはアウトソース
場合によっては、カレンダーに特定のイベントを追加したり、リストにタスクを追加したりすることを（きちんと）言うことができます。 他のことはやらなければなりません。 しかし、だからといって、彼らに時間をかけさせられないという こと や、 あなた が彼らをしなければならないというわけではありません。
委任または外部委託できる仕事がありますか？ マネージャーとして、直属の部下の1人にタスクを渡すことは、より迅速に実行可能です。 しかし、あなたが監督の立場にない場合でも、あなたが同じことをすることができる小さな方法を考えてください。 データベースまたはシステムを手動で更新するのに何時間も費やしていますか？ より自動化されたプロセスを見つけるためにエンジニアと提携することは可能でしょうか？ それとも、その退屈なオフィスの家事をすることと引き換えに、誰もがそれを毎回やらないようにしますか？
特定のタスクを他のユーザーに大々的に伝えることができない場合は、彼らが必要とする時間と労力を最小限に抑えるようにしてください。 ターナーの例に戻るために、彼女は上司と協力してレポートプロセスを刷新し、毎月のクイックスナップショットを送信し、四半期ごとにより詳細なレポートのみをまとめていました。 彼女は上司や同僚に必要な洞察を与えながら、彼女の時間を空けました。 それがあなたのスケジュールに侵入しているように感じるものが何であれ、それをより少なくする方法があるかどうかを確認してください。
5.ブロックを作成する
目をそらして戻って、さまざまな会議や義務でいっぱいになっているカレンダーを見つけるのは簡単です。 あなたや同僚が個々のアイテムをそこに落とすかどうかに関係なく、ほんのわずかな頭の休み時間しかなく、あなたの皿の上の最大の仕事のいくつかを達成する望みはほとんどありません。 スケジュールを整理することの一部は、物理的なスペースを整理する場合と同じように、スケジュールが再び乱雑になるのを防ぐための戦略を見つけることです。
ミューズのキャリアコーチ兼タレントコンサルタントであるチェルシーウィリアムズは、メールや電話に出たり、会議に出席することができない場合、カレンダーの時間帯をブロックすることを推奨しています。 より高いレベルの戦略化またはプロジェクト時間の集中化に使用できます（象限IIアクティビティを考えてください）。 既に予約されており、カレンダーに表示されているため、他のものが蓄積して必要な時間に影響を与えることを防ぎます。 「スペースを作成します」と彼女は言います。 そして、あなたがこれらのブロックを繰り返しさせると、彼女はあなたの毎週のリズムの自然な部分になると付け加えました。
「私は時間ブロックの大ファンです」とYurovsky氏は言います。Yurovskyは、この戦略で他のニーズを予測して対処することも提案しています。 たとえば、オフィスを離れるのが気になり不安になる場合は、1日の最後の30分または45分を遮断することをお勧めします。 会議の直後にドアを使い果たすことを避けることができ、よりスムーズに移行して移行する機会を自分に与えることができます。 「あなたが時間ブロックするたびに、あなたはリフレッシュを感じ始めます。」
6.ダウンタイムを忘れないでください
時間管理は、人間の可能な限り多くの作業をスケジュールに詰め込んだり、完全にクリアしてまったく何もできないようにすることだけではありません。 また、あなたが愛する仕事以外の物や充電できるもののためのスペースを作ることでもあります。
「ダウンタイムを意識的に選択したい」とヴァンダーカムは言います。 「私を本当に元気にするのは何だと思いますか？」自然、エクササイズ、友人、アート、ベーキング、または比phor的なバッテリーを満たすのはあなたが楽しむ他の何かかもしれません。 Vanderkamにとって、読書はそうしたことの1つです。 「良い本を読んでいるとき、それがデフォルトのダウンタイムの選択として行われていることだからです」と彼女は言います。 、彼女（私たちの多くと同様）は、心のないソーシャルメディアスクロールの餌食になります。
カレンダーにダウンタイムを鉛筆で入力する必要があるわけではありません（または、クリックしてそこに入力する必要があります）。 それは方程式の意図的な部分でなければならないことを覚えておいてください。 「私たちは、求められていることを比較したり、何もしないことを考えているので、オープンスペースを埋める傾向があります」とVanderkam氏は言います。 「それは正しい比較ではありません。 比較は、あなたがすることができる他のすべてのものにあります。」
7.あなたが存在する未来のふり
3週間先の木曜日について話しているとき、「それなら自由だからいいよね」と簡単に考えて、水曜日3週間でも同じように感じるかどうかを考慮せずにカレンダーにポップする今から1日マイナス。
しかし、「将来何かを考えているときは、明日やるかどうかを自問してください」とヴァンダーカムは言います。 「あなたは今どれだけのエネルギーを持っているか知っていて、明日もかなり似ていると思います。 要するに、今日や明日、それをやろうと思っていないなら、3か月後にそれをやろうと思わないので、それに応じて決断を下してください。 「やがて未来は明日になるから」
そうは言っても、ヴァンダーカムは土壇場で長年の計画をキャンセルする習慣を作らないように注意しています。 「あなたが何かをすることにコミットし、それがあなたが大切にしている人たちと一緒なら、おそらくあなたはこれを学習体験として扱うべきでしょう」と彼女は言います。 「これは良い気分ではないことを思い出してください。今後これをどのように回避できますか？」
言い換えれば、スケジュールをクリーンアップすることは、すでにそこにあるものを削除することではなく、おそらく専門家や個人的な関係を損なうリスクがあるということではありません。 それはあなたの時間を把握し、それをきちんと進めることです。
清掃のスケジュールを長期的な目標と考えてください。 「私は人々が大胆であることを奨励します」とヴァンダーカムは言います。 あなたが少し勇敢で多くの意図を持っているならば、あなたはあなたが好きではないことをより少なくし、あなたがすることをより多くすることができるでしょう。
