企業がMicrosoft Accessの使用を躊躇する理由の1つは、スプレッドシートとデータベースの違いを理解していないことです。これは、多くの人々が、顧客情報、注文書、およびプロジェクトの詳細をスプレッドシートで追跡することが、彼らのニーズに適していると信じさせる。最終的には、構成管理を維持することが難しく、ファイルが破損して失われ、従業員が誤って関連情報を上書きするという問題があります。そのパワーとデータベースの多くの用途について少し知識があれば、中小企業はスプレッドシートがジョブに十分なときとデータベースを作成する必要があるときを簡単に確認できます。
データベースとは何かを基本的に理解することが重要です。ほとんどの人は公共図書館のようなデータベースにアクセスしていますが、単にそれらを使用しても、スプレッドシートとデータベースがどのように異なっているかが分かりません。データベースについて学ぶのに数分を費やすことで、比較をより明確にするのに役立ちます。
データ構成
おそらく、スプレッドシートとデータベースの間で最も明白な違いは、データの編成方法です。データが比較的フラットな場合、スプレッドシートは完璧です。フラットテーブルが最適かどうかを判断する方法は、すべてのデータポイントがチャートやテーブルに簡単にプロットされるかどうかを尋ねます。たとえば、ある企業が1年間の月間収益を追跡したい場合、スプレッドシートは完璧です。スプレッドシートは、同じ種類のデータを多数処理し、いくつかの重要なポイントの進捗状況をマッピングするためのものです。
これに対し、データベースはリレーショナルデータ構造を持っています。ユーザーがデータをプルする場合は、考慮すべき点が数多くあります。たとえば、ある企業が過去5年間に毎月の収益を追跡して競合他社と比較したい場合、これらのデータポイント間には関係がありますが、単一のフォーカスではありません。不可能ではないにしても、結果を報告する単一のテーブルを作成することは困難です。データベースは、ユーザーがレポートを生成してクエリを実行するのを容易にするように設計されています。
データの複雑さ
データをスプレッドシートまたはデータベースに保存するかどうかを比較する最も簡単な方法は、データの複雑さを調べることです。これは、ユーザーがまだ不確実な場合にデータをどのように整理すべきかを明確にするのに役立ちます。
スプレッドシートのデータは簡単です。 1つのテーブルやチャートに簡単に追加したり、情報を除外することなくプレゼンテーションに追加することができます。少数の重要な数値だけに従うので、維持管理は簡単です。わずかな行と列が必要な場合は、データはスプレッドシートに保存するのが最適です。
データベースには、データベース内の他のデータと何らかの関係があるさまざまな種類のデータが多数格納されています。たとえば、企業は名前と住所から注文や販売に至るまで、顧客に大量のデータを保管しています。ユーザーが何千もの行をスプレッドシートに詰め込もうとすると、それがデータベースに移動される可能性があります。
データの繰り返し
データを更新する必要があるだけであっても、必ずしもデータベースが必要であるとは限りません。常に同じデータが繰り返されますか？ビジネスはイベントや行動に従うことに興味がありますか？
データポイントが変わってもデータのタイプが同じで、単一のイベントを追跡する場合、その情報はおそらくフラットです。一例として、1年間の売上数があります。期間が変わり、数字が変動し、データが繰り返されることはありません。
注文の数や支払いの適時性など、他のものが変更されている間に、顧客情報などのデータの一部が同じままである場合、オッズは追跡されます。これは、データベースを使用する必要がある場合です。アクションにはさまざまなコンポーネントがあり、それらをすべて追跡しようとするとデータベースが必要になります。
データの主目的
スプレッドシートは、さまざまな側面の追跡を必要としないワンタイムイベントに最適です。プレゼンテーションのために1つまたは2つのチャートまたはテーブルをアーカイブする前に必要とするプロジェクトでは、スプレッドシートを使用するのが最善の方法です。チームや企業が結果を計算し、パーセンテージを決定できる必要がある場合は、スプレッドシートが最も有用な場所です。
データベースは、データが何度も何度も使用される可能性のある、より長いプロジェクトのためのものです。メモやコメントが必要な場合は、データをデータベースに移動する必要があります。スプレッドシートは詳細を追跡するようには設計されておらず、重要な数値ポイントはわずかです。
利用者数
ユーザーの数は、スプレッドシートまたはデータベースを使用するかどうかの決定要因になる可能性があります。プロジェクトで多数のユーザーがデータを更新して変更できるようにする必要がある場合は、スプレッドシートで行うべきではありません。スプレッドシートで適切な構成管理を維持するのはずっと難しいです。データを更新するユーザーがほんの少数（通常は3〜6人）の場合は、スプレッドシートが適切である必要があります（ただし、前に進める前にルールを設定してください）。
プロジェクトの参加者全員または部署全体が変更を行う必要がある場合は、データベースが最適です。たとえ会社が小さく、現在部署に1〜2人しかいなくても、5年間で何人の人がその部署に入るのかを考え、すべて変更する必要があるかどうか尋ねます。アクセスが必要なユーザーが多くなればなるほど、データベースはより良い選択肢になります。
データセキュリティも考慮に入れる必要があります。重要な情報がたくさんある場合は、データベースのセキュリティが強化されます。移行を行う前に、データベースを作成する前に考慮する必要があるセキュリティ上の問題について必ずお読みください。
飛び込みをする準備ができたら、スプレッドシートをデータベースに変換してあなたの旅を始める方法をお読みください。
