古いメールをアーカイブしてPSTファイルを小さく保つ方法

Anonim

Outlookに保存されているメールの量が増えるにつれて、通常、Outlookがあなたがしたいことをするのにかかる時間がかかります。 PSTファイルのサイズ制限が織り込まれます。 （PSTまたは「個人用フォルダ」ファイルは、もちろん、Outlookがカレンダー、連絡先、電子メールなどのすべてのデータを保持する場所です）。

小さなPSTファイルは高速なPSTファイルです

どちらの方法でも、メインのPSTファイルのサイズを小さくして管理しやすい状態に保つことができます。 Outlookに、AutoArchiveを使用してOutlookの一部を実行させることができます。あるいは、メッセージをより多くのPSTファイルに分割することもできます。これは無痛で迅速です。

Outlookで古いメールをアーカイブし、PSTファイルを小さく保つ

毎日使用するPSTファイルとは別のOutlookに古いメッセージのアーカイブを作成するには：

    1. Outlook 2007では：
      1. 選択 ファイル>データファイル管理 Outlookのメニューから。
    2. Outlook 2016：
      1. クリック ファイル.
      2. 行く 情報 カテゴリー。
      3. クリック アカウント設定.
      4. 選択 アカウント設定 … 表示されているメニューから選択します。
      5. 行く データファイル タブ。
  2. クリック 追加 :
    1. Outlook 2016：
      1. アーカイブの名前を入力します ファイル名：.
      2. 下の希望のフォーマットを選択してください タイプとして保存：;典型的には、 Outlookデータファイル.
    2. Outlook 2007では：
      1. 目的のフォーマットを選択します。 Outlook 2002以前のデータに直接アクセスする必要がない場合を除き、強調表示することは安全です Office Outlook個人用フォルダファイル（.pst）.
      2. クリック OK.
      3. 目的のファイル名を入力します。
        1. 毎年のアーカイブがうまく機能し、年後にPSTファイルの名前を付けるのが理にかなっています。もちろん、毎月のアーカイブを選択することもできます。大量のメールを扱う場合や、別のスキームを使用する場合などです。結果として得られるPSTファイルのサイズが約1〜2 GB程度であることを確認してください。ファイルが大きくなると効率が低下する傾向があります。
      4. クリック OK.
      5. アーカイブPSTファイルの希望する名前を入力します。 名：.
        1. 繰り返しますが、内容の後にアーカイブの名前を付けることは理にかなっています。
  3. 必要に応じて、パスワードでアクセスを保護します。
  4. クリック OK.
  5. 今すぐクリック 閉じる.

メールをアーカイブに移動する

新しく作成されたアーカイブPSTを作成するには：

  • 下に新たに表示されるルートフォルダにフォルダ全体をドラッグアンドドロップする メールフォルダ.
    • これは既にあなたが アーカイブ 例えば、昨年のメールのすべてを含むフォルダ。アーカイブPSTにドロップするだけです。
  • あるいは、個々のアイテムをアーカイブするには：
    • アーカイブPSTの名前を付けたルートフォルダをクリックします。 メールフォルダ マウスの右ボタンを使用してください。
    • 選択 新しいフォルダ … メニューから選択します。
    • 目的のフォルダ名を入力します。
    • 確認してください 郵便物と郵便物 s の下で選択されます フォルダに含まれるもの： 電子メールをアーカイブする場合他のアイテムをアーカイブするには、適切なカテゴリを選択します。
    • クリック OK.
    • 個人またはグループのメールを新しく作成したフォルダにドラッグアンドドロップします。
  • 特定の日付より前のすべてのメールをフォルダ（または入れ子フォルダ）に移動するには：
      • Outlook 2016：
        • クリック ファイル.
        • 行く 情報 カテゴリー。
        • クリック クリーンアップツール.
        • 選択 アーカイブ…表示されたメニューから。
      • Outlook 2007では：
        • 選択 ファイル>アーカイブ … Outlookのメニューから。
    • 確認してください このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブします。 が選択される。
    • 目的のフォルダを強調表示します。
    • 移動する電子メールの日付を指定します（今年の1月1日など）。 次より古いアイテムをアーカイブする： __ .
    • 使用 ブラウズ … ボタンを押して上記で作成したアーカイブPSTファイルを選択します。
    • クリック OK.
  • 必要に応じて、ライブPSTファイルを圧縮して、新たに空き領域をすぐに要求します。

アーカイブPSTファイルを閉じる

すべてのアイテムをアーカイブしたら、OutlookでPSTファイルを閉じることができます。

  1. アーカイブPSTのルートフォルダをクリックします。 メールフォルダ マウスの右ボタンを使用してください。
  2. 選択 閉じる "___" メニューから選択します。

閉じたアーカイブPSTファイルからメールにアクセスする

閉じたアーカイブPSTファイルからメッセージを取得するには：

    1. Outlook 2016：
      1. クリック ファイル.
      2. 選択 オープン＆エクスポート.
      3. クリック Outlookデータファイルを開く.
    2. Outlook 2007では：
      1. 選択 ファイル>開く> Outlookデータファイル … Outlookのメニューから。
  2. 目的のアーカイブPSTファイルを強調表示します。
  3. クリック 開いた.

PSTファイルとそのフォルダが下に表示されます メールフォルダ、 アクションの準備ができて。

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