電子メールの世界では、ほんのわずかな変更でも、あなたの大丈夫なメッセージを素晴らしいものに変えることができます。 ほんの少しだけ文章を微調整することは、ゴミ箱アイコンを押す重要な接続と、実際に「返信」をクリックすることとの違いです。
120人以上のスタッフを抱える完全に仮想的な組織を運営している人として、私は自分のかなりの割合の素晴らしいメールとまったく劣ったメールを見てきました。そして、多くの場合、メッセージのプロフェッショナリズム（またはその）は、送信者を助けるかどうかを私に決定させるものです。
それで、あなたのメールをより専門的にすることができる（そしてあなたが望むものをあなたに届ける可能性がはるかに高い）これらの小さな変更は何ですか？ 留意すべき9つの重要事項を以下に示します。
1.目的のある件名を持つ
メールを送信する相手に関係なく、件名を空白または曖昧にしないでください（「質問」または「重要なメッセージ」を見ています）。 秘trickは、できる限り具体的にすることですが、4〜9語程度の行を維持することでもあります。 少ないことは重要ですが、そこに何かを用意することは非常に重要です。読者がメールをクリックして、後で受信トレイで見つけられるようになります。
件名は、次のステップが何であるかを明確にするのに最適な場所でもあります。 期限がある場合は（火曜日に必要）、時間に敏感でない場合は（緊急ではない）、返信が不要なFYIメールの場合は（応答なし）を追加してみてください。
2.メールを書き戻す
おそらく、すべてのメールには行動を促すフレーズが必要であることをご存じでしょう。 特定の時間までにメールを送信する場合でも、会議を開催する場合でも、読者が次に何をする必要があるかを読者が簡単に把握できるようにする必要があります。
しかし、多くの人々はこれをメッセージの最後の文に貼り付けます。 代わりに、電子メールのダイジェストを簡単にするために、最初の文に特定の質問を入れてから、バックアップする必要がある情報を次の段落に追加してください。
3.コンテキストを与える
行動を促すフレーズを送信するときは、メールのコンテキストを設定するある種の文章を含めるようにしてください（「これは前回の会議について話し合ったレポートです」または「これは先週の月曜日のイベントのフォローアップです」）。
4.間隔を活用する
これは間違いなく簡単なように思えますが、実際には、異なる段落間や新しい考えの間で途切れることなくメールを受信することは珍しくありません。 文章を細かく扱いやすい段落に分解することさえしなかったテキストの壁のように見える電子メールを受信することほど不快ではありません。 読者が簡単にできるようにする：電子メールに始まり、（短い）中間、終わりを与えます。
5.単一のフォントに固執する
ネオンコミックサンズをメールで使用しても思い出に残ることはありません。ただ奇妙になります。 つまり、常にデフォルトのメールのフォントと色を使用します。 また、メールで複数のフォントを使用しないでください。 これは、他のサイトから情報をコピーして貼り付けるときに偶然に発生することがよくあります。Gmailなどのメールクライアントはフォーマットを削除しないためです。 これを避けるには、単に「command + v」ではなく「shift + command + v」を押します。これにより、テキストが電子メールのフォーマットに一致します。
6.太字または下線-ただし、本当に必要な場合のみ
メールに複数の非常に重要なポイントまたは質問が含まれている場合は、太字または下線を使用して、メッセージのこれらの部分を目立たせます。 フォントの書式設定で行き過ぎに注意してください。結局、完全に斜体、太字、下線付きのメールは必要ありません。
7.すべてを校正する
メールのつづりや文法の間違いをチェックすることは誰もが知っていますが、日付、イベントのタイトル、締め切り、名前のスペルが正しいことを確認しましたか？ 私の場合、人々が「リリー」に余分な「l」を入れて「リリー」にすることで、いつも少しイライラします。
8.署名をシンプルに保つ
あなたの名前だけではない署名があればいいのですが、メールの半分を占めてはいけません。 長い引用、ライフストーリーのパラグラフ、スニペットの再開は省略してください。アイデアが得られます。 ちょうどあなたの名前、あなたの現在の位置、およびあなたに連絡する1つまたは2つの方法（電子メールアドレスとTwitterハイパーリンク付きハンドルなど）で十分です。
別のサイドノート：私は驚くべき数の専門家が彼らの電子メール署名の終わりに宗教的な引用を置くのを見ました、そして、これは間違いなく慎重に考えることです。 覚えておいて、あなたはおそらくあなたが電子メールを送る大部分の人々の信念体系を知らないでしょう、そして、あなたが完全にあなたのコントロール内で何かのために誰かを先送りにしたくない。
9.必要なときにBCCを使用する
スレッド上で会話の一部ではなくなった誰かをスレッドに留める代わりに、その人をBCCに移動します（そして、そのときは必ず知らせてください！）。 メールの冒頭にある単純な「Moving to BCC」で、全員が同じページにいることを確認できます。
素晴らしいメールを送信することは、読者が気付かないかもしれないが無意識のうちに感謝する小さなニュアンスをマスターすることです。 このリストを用意すれば、受信トレイのマスターに一歩近づきます。
