おめでとうございます！ あなたは困難な部分を乗り越えました：あなたのランクに参加するために新しい直接レポートを雇います。 うまくいけば、彼らはすぐに開始され、あなたは彼らの新しい役割であなたが設定したすべての刺激的な目標を達成することができます。
しかし、彼らの最初の日が来る前に、マネージャーとしてあなたが両手を広げて新しい従業員を歓迎する準備をするためにすべきいくつかのことがあります。 ある人は座っている場所や最初の週に何をしているのかを把握するなど、よりロジスティックになりますが、別の人は、新しい職場環境に人が感謝し、包み込まれ、快適に感じられるようにします。 実際、これらのヒントの多くは、新入社員がチームに参加したときに、ここミューズで行っていることから得られたものです。
到着する前の週に行う必要があることは次のとおりです。
1. LinkedInでそれらに接続する
緊密に協力しようとしています。プロのネットワークに入れてみませんか？ 毎日何ヶ月も彼らの隣に座って過ごした後、あなたは厄介に彼らを要求する必要はありません。
さらに、これは彼らがオフィスに入る前に彼らを歓迎する絶好の機会です。 接続をリクエストするときは、次の行に素敵なメモを含めます。
または
2.オンボーディングドキュメントを作成する
これはおそらく、新しい人を雇うたびに取る最も重要なステップです。 この文書は、彼らがそれぞれの役割に置かれる際の人の救命いかだになります。 以下を含める必要があります。
- その人の最初の30、60、および90日間の目標
- 所有または引き継ぐと予想されるタスクの概要
- 必要な関連ドキュメント、リンク、カレンダー、またはログイン
- 最初の数週間または定期的に出席する予定の会議
- チームメンバーおよび同僚の名前、連絡先情報、背景
最終的には、ドキュメントを作成するほど、ドキュメントの質が向上します。つまり、質問に対して積極的に回答します。
多くの場合、その人の直接のチームメイトに、一緒に取り組んでいる、または知っておくべきプロジェクトに関する情報を提供してもらうのも理にかなっているかもしれません。 これにより、新規採用者のローダウンが可能になると同時に、他の直属の部下が新しいチームメイトのトレーニングにより深く関与できるようになります。
あなたにとって幸運なことに、私たちはあなたが仕事をするのに最適なオンボーディングテンプレートを持っています。 創業者で社長のアレックス・カヴーコスによって作成されたこのテンプレートは、最新のチームメンバーの位置を把握するためによく使用されます。
3.最初の質問を書き留める
あなたの頭は、おそらくこの新しい従業員のためのアイデア、質問、機会で泳いでいます。
それらの考えを逃がすのではなく、頭に浮かんだことを書き留める文書を始めてください。 人が実際に始めたときにそれらを必要としないか、対処したいと思うかもしれませんが、書き留めておくと、すべてをカバーしたと確信できます。
4.メールを撮影する
最高のボスがこれを行います！ どうして？ Museのライター兼エディターのStav Zivが指摘しているように、あなたの新しい従業員はおそらく、通知を出し、最後の役割から抜け出すという疲れ果てた段階をたどっただけでしょう。 そして、「この人に起業を望んでいるマネージャーとして、あなたは輝かしい新入社員がストレスの多いメモから始めるのは明らかに嫌いでしょう。」
チームに参加していることの満足度を伝え始める前にメールを送信すると、次の冒険にさらに興奮するでしょう。 重要なものもカバーできます。 明らかに、彼らをチームに歓迎したいのですが、そのメモを使用して、HRがまだ到着していない場合は、公式の到着日時に対応し、会社のドレスコードや文化について話し合い、パスポートやIDなどの関連文書を要求することもできます、または初日のスケジュールの概要を提供することもできます。
もちろん、開始する前に彼らが持っている質問に答えて喜んでいると彼らに知らせることによって、あなたはいつも終わるべきです。 反対側にいた人として、コンテキストなしで新しいジョブを開始することがいかに恐ろしいことか知っていると思います。 だから、彼らが最初の日にドアを歩いて快適に感じることが本当に簡単になります。
そのウェルカムメールがどのように見えるかについて（そして便利なテンプレートを使用してください！）
5.デスクスペースを整頓する
これにはITの支援が必要になる場合がありますが、技術的なことはすべて取り除いてください。 これを行うと、1日目にラップトップの電源をオンにする方法を3時間費やす必要がなくなります。
彼らは彼らのために準備ができているコンピューターを持っていますか、そしてそれは充電され、更新されていますか？ メールアカウントが設定されていますか？ 内部チャットシステムや、アクセスする必要のあるその他の重要なプログラムを設定してみませんか？
デスクスペースは清潔で空いていますか？ そこに座った最後の人に属するものをすべて移動しましたか？ キーボード、マウス、USB、追加のモニター、延長コード、ファイリングキャビネットなど、他に必要なものはありますか？
これは新しい従業員が到着したときに最初に立ち寄る可能性が高いので、歓迎スペースにしましょう。 いくつかの会社の盗品、彼らのお気に入りのスナック、またはチームによって署名されたカードを投げても、決して痛いことはありません！
6.関連するドキュメントを送信する
これらは新規採用者へのメールに含まれている場合がありますが、事前に別のメールでレビューしてほしいドキュメントを共有することも意味があります。 これは、会社の従業員ハンドブックと福利厚生パッケージ、またはチームのオンボーディングドキュメントです。
いずれにせよ、あなたがこれらのドキュメントを共有している理由、彼らが彼らの役割にとって何を意味するのか、彼らがそれらを見ると期待するとき、そして彼らが何かを準備する必要があるかを知るように、人のコンテキストを与えてください
（もちろん、これらのすべてのリソースが最新かつ正確であることを確認してから、新しい採用者がそれらを調べます。）
7.オフィス「メンター」を見つける
あなたの会社にはバディプログラムがあるかもしれません。 The Museでは、すべての新規採用者に別のチームから「Muse Buddy」が与えられ、彼らは最初の週にコーヒーを飲んで会社の文化について話し、オフィスの外で交流します。
正式なシステムが整っていない場合は、今後の新入社員をチーム外の「メンター」とペアにすることを検討してください。直接雇用することのできない人や、まったく異なる部署の人である可能性があります。
これにより、新規採用者は社内の他の人とすぐに知り合うことができます。また、ほとんど知らないマネージャーと話すのが怖いかもしれない質問をするための別の手段を提供します。 サードパーティの連絡先があると、懸念事項の一部が緩和され、会社の文化やワークフローについてよりオープンで好奇心を抱くことができます。
あなたが選んだ人が誰でも利用可能であり、メンターになりたいと思っていることだけを確認してください。
8.自分のカレンダーで時間をブロックし、重要な会議を設定します
採用に向けて新規採用を準備する必要があるのと同様に、採用を 行う ための準備も必要です。
新しい従業員のトレーニングには時間がかかります。通常、日々の責任に費やす時間です。 そのため、この人と密接に仕事をするときに積極的にスロットを確保しておくと、残りの仕事がどのように行われるかを測定できます。
進捗状況を確認するために、最初の週に毎日少なくとも1対1の会議をスケジュールするだけでなく、参加する必要があるトレーニングセッションの時間を設けてください。
これにより、必要な会議室やその他のリソースを予約できます。 たとえば、リモートの従業員をオンボーディングしている場合は、ビデオチャットが機能していることと、2人でプライベートに話すスペースがあることを確認する必要があります。 または、3人（または複数）のチームメンバーでループする必要がある場合は、その日に会うことができるかどうかを確認してください。
9.チームランチ/コーヒー/ドリンクを予約する
地盤を打つことは優先事項ですが、従業員を個人として（仕事以外の人生を！）知ることも重要です。そして、チームの他のメンバーにも彼らを知ってもらうことが重要です。
事前にすべての人のカレンダーに載るように、チームが外出（または2つ）をスケジュールして、ランチ、コーヒー、または飲み物を一緒につかむようにします。 直接のチームだけで親密に保つことができますが、小規模な会社の場合は、一緒に働く他の部門を招待することも検討できます。
これは、最新の才能を誇示することではなく、新しい従業員にオフィスの外の同僚と絆を結ぶ機会を提供することです。 そして、一生懸命働くことと同じくらい、友情と楽しみを大切にするようなボスであること。 仕事に関係のないトピックとの話し合いを維持します（ただし、適切に保ちます）。 会話のスターターが必要な場合は、これらのすばらしい知識を得るための質問をご覧ください。
私が最初に始めたとき、編集チーム全体が素敵な昼食に出かけました。それ以来、他の新しいチームメンバーにも同じことをしました。 会社のカードを散財するのはおもしろいだけでなく、私たちがお互いに向かって感じた不器用さをすぐに打ち砕きました。
リストからこれらすべてをチェックすると、新しい従業員は可能な限り最高のメモから始めます。
