そこには伝染病があります-悪い電子メールの伝染病。
上司が彼女に送信したメールに5回目にコメントした後、「本当にいいメールだ！」と本当に気づきました。メールに細心の注意を払うまで、特別なことだとは思いませんでした。受け取りました。 ひどい文法エラー、恥ずかしい綴りの間違い、間違った名前、顔文字、適切な挨拶や愉快さの欠如、そして昔ながらの悪い書き方がありました。 私は続けて行くことができました。
私たちが無能であることではありません、人々。 私たちは、それらの多くが値する電子メールに注意を払っていません。 編集者が記事を提供するかもしれません。
そこで、私たち全員が職場でのコミュニケーションを改善するのを助けるために、あなたの尊敬（および応答）を得るためのメールを書くための編集者ガイドをここに示します。 次回受信トレイを使用するときは、これらのアイデアを念頭に置いてください。いくつかの小さな変更がどのような影響を与えるかを確認してください。
徐行
受信トレイのゼロに到達するために、私たち全員が競争していることを知っています。 確かに、場合によっては、簡単なメールを送信することは理にかなっています：親しい同僚との長いコミュニケーションスレッドの真ん中にいるとき、上司にドキュメントを送信しているときなどです。
しかし、ほとんどの場合、効果的なコミュニケーション（および優れた文章）には時間がかかります。 考えを定式化し、実際に何を言おうとしているのかを理解し、メッセージを明確に書き出すには時間がかかります。 そして最終的に、それが電子メール、つまりコミュニケーションの形態です。 タスクではありません。
そのため、次回より詳細なメールを誰かに書く必要がある場合は、そのメールにふさわしい時間を与えてください。 必要に応じて、カレンダーでブロックします。 また、メールごとに5分間は話していません。特に印象的な人との最初のやり取りの場合、良いメールに15分以上費やすことは珍しくありません。 自分にその時間を与えてください。そして、あなたが遅くなったり、非生産的だと感じないでください。 あなたはそれを正しくやっているように感じます。
始まり、中間、終わりがあることを確認する
私たちが140文字の世界に住んでいるからといって、あなたのメールがそのようであるべきという意味ではありません。 実際、ここで高校の英語と古典的なハンバーガースタイルのエッセイに少し先祖返りをするつもりです。 つまり、すべてのエッセイにはイントロ、本文、結論が必要です。
同じ構造のメールについて考える必要があります。 各セクションは長くする必要はありませんが、特に最初のコミュニケーションでは、そこにあるべきです。 それで、各セクションには何を含めるべきですか？
イントロ
常に挨拶から始めます。古風な感じがするかもしれませんが、それは本当に違いを生みます。 そして、あなたの関係の性質に応じて、 最初の段落は、あなたの会話のコンテキストを思い出させる友好的な挨拶（ 「あなたの仕事の検索がうまくいくことを願っています！」 ）に最適な場所です先週あなたとおしゃべりします。」 ）、またはあなたが手を差し伸べる理由についての序文（ 「私は…についてベースに触れたかった」 ）。
体
これがメールの要点です。 ここで覚えておくべき最も重要なことは、受信者に、あなたが彼らに求めている行動をとるのに必要なすべての情報を与えることです。 これには、必要なコンテキスト情報、詳細、またはデータの提供、および論理的で凝集した方法での表示が含まれます。 情報や決定を伝えるために（好意的に尋ねるのではなく）電子メールを送信する場合は、必ず推論や説明を含めてください。
結論
メールの結論は、エッセイの結論とは少し異なります。 すでに話したことを要約する代わりに、アクションのステップでそれをまとめる必要があります。 コーヒーのために会うように頼んでいる場合、日時を提案しなさい。 プロジェクトへの入力を取得している場合、同僚に必要なものとタイミングを正確に通知します。 また、情報を提供しているだけの場合は、連絡先に質問がある場合は連絡してください。 最後に、少なくとも最初の電子メールでは、必ず挨拶と完全な署名で閉じます。
それは多くのように見えるかもしれませんが、私が言ったように、それは長くする必要はありません。 たとえば、これは私がコーヒーを飲みたい人に送るかもしれないメールです：
ちょっとデイブ！
はじめまして！ アレックスとおしゃべりするのはとても素晴らしかったし、彼女があなたを知っていると言ったとき、私はそれに飛びついた。
あなたの会社で皆さんがやっていることが大好きです。オンライン出版、最近の再設計、そして私たちが共に過ごしている仕事についての他のことについてどう思うかについて、あなたとチャットするのは素晴らしいでしょう。
数週間のうちに会う時間があると思いますか？ 私はあなたのオフィスのそばでスイングしたり、コーヒーを飲んだりすることができます。あなたにとって最も便利なものは何でも！
最高の幸せな月曜日。
エリン
「ヘイデイブ、いつかコーヒーを飲みたいですか？」 右？
校正とファクトチェック
メールの入力が完了したら、世界中に送信するだけではいけません。 少なくとも1回は必ずメールを再読してください。 基本的なつづりや文法の間違いをチェックするだけでなく、名前のつづり、参照するイベント、言及した日付などの事実もチェックします。 「Hey Jon」というメールのアドレスを「Hey John」にすると、ささいなことのように思えるかもしれませんが、連絡先に気付くでしょう。また、第一印象は大きな違いを生みます。
これは、電子メールのトーンについて考えるのにも良いポイントです。 フレンドリーになろうとしているだけで、ビジネスのように聞こえますか？ プロフェッショナリズムを犠牲にして、感嘆符や絵文字にあまりにも熱心ですか？ 一歩下がって、初めてメールを読んでいる人がどのように反応するかを考え、それに応じて調整してください。 特に重要なメールについては、他の人に目を通すように頼みます。編集上の目を追加しても、誰も傷つけることはありません。
それが公開されたらどう感じるか考える
最後に、送信する前に、このメールが送信先以外の誰かに読まれた場合の気持ちを考えてください。 どういうわけか、それが上司の受信トレイに到着した場合はどうなりますか？ Webで公開された場合はどうなりますか？ （そう、それは起こります。）これは、あなたのメールが敬意を表してプロフェッショナルに聞こえ、最終的にあなたが自分を世界に描写したい方法を表すことを確認するための素晴らしい最終的なチェックです。
1つのメールに入れるのは大変な作業のように思えます。 しかし、私たち全員が毎日受け取る悪いメールの数によって、人々は本当に良いものが彼らの受信箱に着くとき、本当に違いに気づくでしょう。 そして、それは無視されることとあなたが望むものを得ることとの違いかもしれません。
