ゲティスバーグの住所は271ワードでした。
昨日、コーヒーと紅茶の選択に関する会社の方針の変更に関するメールが350件届きました。
コーヒーは重要です。 しかし、リンカーンが271語で人類と平等の重要性を分裂した国に雄弁に伝えることができたなら、ほんの少し短い仕事関連のメールを送信できるはずだと思います。
多くの場合、私たちは電子メールを簡潔にすることを恐れています。私たちは意地悪に聞こえたくないので、または私たちが私たちのポイントを伝えるために多くの情報または指示を与える必要があると思うので。 そしてそれは公平です。 しかし、電子メールが少なくなれば仕事がずっと楽になるという点で全員が同意すると思います。 そしてそれは、それぞれを少し短くすることから始まります。
以下は、メールを短くて甘くするための簡単で簡単なガイドです（ぎこちなく聞こえません）。
毛羽を切る
私は綿毛で始まる多くの電子メールを受け取ります。 もちろん、それは楽しいことですが、特にあなたがよくわからない場合や、午後4時にミーティングで会う場合は、時間の無駄にもなります。
言い換えれば、良い週末を過ごすことを望んでいることを人々に伝えるすべての電子メールを開始する必要はありません。 あなたが本当に追いつくために誰かに手を差し伸べているのでない限り、皆が良い週末を過ごし、次の週末を楽しみにしていて、一般的にはうまくいっていることを願っています。 そして、ビジネスに取りかかります。
余分な単語を切り取る
私たちはすべて、さまざまな理由で、文章に時々余分な言葉を加えます。 移行がスムーズになります。 難しい言語を和らげます。 時々、それは私たちをよりスマートに聞こえさせます。
ただし、メールでは、あなたの仕事は世界で最も完璧な手紙を作成することではなく、迅速かつ簡単に通信することです。 実際、絶対に必要ではない単語やフレーズを削除するようにお願いします。
最近受け取ったメッセージから次の文を取ります。
この時点で、私たち全員が問題について再編成し、2週間後に会議で議論するためのいくつかの重要なポイントを考え出すことは非常に理にかなっていると思います。すべての関係者に有効です。
ここでの主なポイントは何ですか？ これほど多くの追加の単語で伝えるのは難しいです。 「この時点で」のようなフレーズは何も追加しないため、含める必要はありません。 このように書き直してみませんか？
「次の会議の前に、この問題について2〜3の議論ポイントを考えてみましょう。」
スレッドの誰もがあなたが話していることを知っており、文に明確なポイントがあり、単語数を約70％削減しました。
わかりやすく簡潔に
かつて、意味のない短い不可解なメールを送ってくれる上司がいました。 午前8時に次の内容のみを記載したメールが届きます。
「今日はFacebookで最初に対処しましょう。 「MJ」
彼はハンドルとはどういう意味ですか？ Facebookはどう対処する必要がありますか？ 彼の電子メールは私にいくつかの質問を返させ、それから彼は答えなければならなかった。 彼の最初の電子メールは短いものでしたが、最初にもう少し情報を含めただけの場合よりも、より多くの電子メールを交換し、時間を浪費することになりました。 「今日一晩で多くの苦情があったので、今日はFacebookユーザーの応答を最初に処理してください」という言葉をもう少し付け加えていれば、不必要なやり取りを避けることができたでしょう。
あなたの言葉で賢く、あなたの実行を簡潔にすることは、単に短いことを意味するだけではありません。 メッセージがまだ明確であることを確認してください。
要点をまとめると
メールを送信する前に、さらに30秒かかり、読み直してください。 次の質問を自問してください。
- このメールに明確でわかりやすいポイントはありますか？
- 私が要点に追加しないものはありますか？
- 単純化できるものはありますか？
文章を復習するように訓練すればするほど、改善すべき領域があることがわかります。 そして、さらに重要なことは、将来のメールでこれらの変更を自動的に加え始めるほどです。
最後のヒント：メールをワードカウンターに入れて、メールあたりの現在の平均単語数を確認します。 進捗状況を追跡し、どれだけ低くなるかを確認します。
