時には、厳しいメールを書く必要があります。
フィードバックを別のオフィスの誰かと共有するか、利害関係者に同意しないか、誰かが混乱したことを伝える必要があります。また、電話や対面での会議を設定すると、過剰反応になります。 。
そうは言っても、最も良性の音符が誤って解釈される可能性がある場合、重要なことを言うと、利害関係はさらに高くなります。
リモートで作業する人として-私は常にフィードバックをメールで送信しています。 そして、何百回もやったとしても、誰かの仕事に は多く の変更が必要だと書いているとき、私はまだ胃の中に小さな穴ができています。
しかし、人々は私が想像したよりもはるかに積極的に反応することがよくあります。 厳しいメールをできる限り親切で役立つものにするために、私が使用している式を評価します。
分解方法は次のとおりです。
1行目：フレンドリーな何かを言う
あいさつ文の後、つまり冒頭の行を書いているとき、それが会話だと想像するのは役に立ちます。 誰かがあなたのところに近づき、そのポイントにぴったりとはまると、あなたは先送りされます。
だから 週末はどうだった？ または、 このノートが、 不必要に思えるかもしれませんが、正しいノートで物事を開始するのに役立つこと を願っています 。
2行目：彼または彼女に感謝
該当する場合は、他の人の努力に注意してください。 彼らが送ったものに費やした時間を認めずに、彼らが間違ったことを真っ先に飛び込みたくないのです。
これは簡単 です。これについて本当にありがとうございます。
3行目：ポジティブな何かを指摘する
誰も馬鹿のように（または、あなたは彼らが愚かだと思うように）なりたくない。 ですから、茂みに打ち勝ちたくはありませんが、時間をかけて相手の仕事の強みを指摘することが重要です。
試してみて ください。どこにつながるかを確認できます。 たとえば、彼らが実装した戦略がチームの運営改善にどのように役立つかを確認できることを直接レポートに伝えることができます。 または、同僚に、クライアントの主な懸念に対処するために素晴らしい仕事をしたと伝えるかもしれません。
もちろん、このコメントは正直に保つことが重要です。 実際に有益なものを言及する必要があり、メッセージの残りの部分が受信者を完全に盲目にするほど広範に賞賛するべきではありません。
電子メールの本文：変更点（および結果）を確認する
信じられないかもしれません：人々はあなたが物事を違うやり方で選んだ理由を知っていることに感謝しています。 それは直感に反します（詳細については、誰がどのように混乱したかを聞きたいのですか？）が、実際には、あなたがそれらについて高い意見を持っていることを示しています。
それはあなたがそれのためだけに彼らに反対しないことを示しています。 それを超えて、フィードバックから学び、前進するあなたの期待に応えるのに十分賢いと思うことを示しています。
問題の詳細を詳しく説明しないようにするには、 … の形式に従う文に限定してください 。 また、複数の変更がある場合は、箇条書きを使用してください。
次のようになります。
または：
- リーダーシップチームからのフィードバックに基づいて、ピッチデッキにいくつかの変更を加えたことがわかります。
- それらの線に沿って、プレゼンテーションのその他の側面にこれらの変更が反映されることを望みます。一貫性を保つためです。
最終行
何かを明確にするか、質問に答えることができるかどうかを尋ねることで、常に終わります。
質問に答えられるかどうかを教えてください 、それは明らかなように思えるかもしれませんが、それは目的を果たします。 これにより、メールの精神全体がより協調的になります。
突然、「変化はここにあります-期間」から「変化はここにあります」と言ってから、それらのいずれかが意味をなさないかどうかを教えてください？それはあなたがまだ他の人の意見を大切にしていることを示しています。
その後、あとはサインオフだけです。標準的なサインオフ（最高、誠実、ありがとう！）で十分です。
すべてを一緒に入れて
- 変更の例とそれがどのように肯定的な結果をもたらすか
- 該当する場合：変更2の例とそれがどのように肯定的な結果をもたらすか
- 該当する場合：変更3の例とそれがどのように肯定的な結果をもたらすか
本当に建設的なフィードバックを作成したので、件名について考えてみましょう。 返信するだけでいいのかもしれませんが、小さな変更がトーン全体に影響を与える可能性があります。 （「今日」の方が「緊急」よりも望ましいことをご存知ですか？それについて、およびここで避けるべき他の言葉について詳しく説明します。）
送信するすべてのメッセージが賞賛に満ちているわけではありません-それは問題ありません。 あなたがそれを思慮深く書くのに時間をかけるならば、それは長い道のりを行くでしょう。
