経費報告書を提出することは、私の楽しい規模の根管ですぐにランク付けされます。 私の会社は合法的にかなりのお金を借りているという事実にもかかわらず、私はほとんど常にそれらの報告書を提出することを恐れています。
これはおそらく、大学を出てからの最初の仕事にルーツがあると思います。上司に、今後の出張に適切な費用についてのガイダンスを求めたときです。 彼女は単に「あなたの最善の判断をしてください。」
ええと、ありがとう。 私は出張に行ったことがないので、私の最高の判断はおそらく彼女とは違うと感じました。
しかし、それがポイントだったと思います。 私がマネージャーになり、従業員が私に同じ質問をしたとき、私は同じあいまいな反応を示しました。 私はスタッフを監督なしでどのように処理したかをテストしたかったです。もし彼らが一晩で酒に酔って何百ドルも吹き飛ばしたなら、私は彼らの意思決定スキルに疑問を感じるかもしれません。賢明にチャレンジを処理した人の代わりの昇進）。
物語の教訓は？ 上司が会社の10セント硬貨を使うときに「最善の判断を下す」と言うとき、彼女はそれを意味します。 経費をどう処理するかは、従業員としてのあなたについて多くを語ります。また、上司に対する評判にも影響を与えます。
幸いなことに、私は長年にわたっていくつかのトリックを開発してきました。これらは、領収書を集めるときに自分をチェックしておくのに役立ちます。
見て学ぶ
どれだけの予算を費やすべきかを判断する最良の方法は、経験豊富な同僚を見ることです。 おそらく、あなたは同じ場所で食べたり、飲んだり、滞在したりするでしょう。だから、彼らが最初に何をするかを見て、失速するチャンスがたくさんあるでしょう。
例は次のとおりです。あなたと同僚が夕食に出かけるときは、他の全員に最初に注文させ、各人の注文のコストに注意してください。 自分の番になったら、ピックが最も安価であること、またはグループ内の低価格の注文と同じ範囲にあることを確認してください。 いいえ、上司がフィレ・ミニョンを注文したからといって、必ずしも従う必要があるというわけではありません。 しかし、ベテランの旅行者がすべてコブサラダを注文したら、彼らのリードに従ってください。あなたの上司はあなたの食事のコストを疑うことはありません。
そして、あなたの旅行に他の人がいないとしたらどうでしょう？ 事前にいくつかの調査を行ってください。 他の同僚に「私はシカゴに向かっています。食事をする場所をいくつか提案してもらえますか？」と尋ねてください。チームの他のメンバーが通常よく行く場所を見つけてください。
貪欲になるな
これはおそらく明らかなように思えますが、経験から言えば、オフィスが飛び回ったり、ホテルにお金を払ったり、クライアントとの豪華な夕食に連れて行ったりするとき、あなたは少し住んでいると感じるのは簡単です。 そして、他の誰かがタブを拾うことを知っているので、他の人がそれを生きているのを見るかもしれませんが、可能な限りあなたの支出を最小限に抑える方が良いでしょう。
経験則：あなたがあなた自身のお金でそれを買わないならば、それを支出しないでください。 夕食の入ったグラスワイン？ いいよ ワイン1杯、カクテル3杯、アプリ数個、デザート そのための「必要性」を正当化するのは簡単ではありません。
安くなるな
会社の予算を使いすぎてはいけないのは理にかなっているように思えますが、安価なアイテムはどうでしょうか。 仕事で旅行するときに朝のラテとベーグルを出費できますか？ 技術的には、小さなコーヒーとベーグルに4.67ドルを支払ったことを会社に払い戻すように会社に依頼することができますが、上司が明細報告書でこれを見てポイントを獲得しないことを保証します。
たとえば、1人の従業員に、クライアント会議からの駐車料金1ドルの経費報告書を提出してもらいました。 私をからかってるの？ 私は彼女にドルを返しましたが、それ以来、彼女は彼女ができる限りのことで会社から逃げようとしているように常に感じていました。
はい、あなたの会社はあなたが会社を代表して出かけているときに合理的な費用を支払う必要がありますが、あなたの費用をニッケルと薄暗くすると、あなたは悲惨なことは言うまでもなく、専門的で未熟に見えます。 良い試用版があります：通常の仕事で自分で購入するのが普通なら、お金をかけないでください（ただし、上司がささいなことにもお金を払うチャンスがあるので、領収書は保管しておいてください）。
常に領収書を要求する
その点については、支出を合理的な範囲内に抑えることに加えて、領収書を保管することは、オフィスの外で仕事をしているときに覚えておくべき最も重要なことです。 従業員が支出の証拠なしに経費報告書を提出した回数を数えることさえできません。 上司があなたをどれほど信頼していると思っていても、彼女はあなたが最後の出張で256ドルを費やしたことをあなたの言葉で伝えることはできません。
ある従業員に、なぜ私は領収書を比較的小さな費用で含めなかったのかを尋ねたところ、私は完全に承認したでしょうが、彼女は、私がアイテムを承認しないのではないかと心配していたので、領収書を求めるのを「忘れた」のです。 彼女は正しかった：私はそれを承認しなかった。 しかし、私が購入に反対したからではなく、実際に起こった証拠がなかったからです。
クイックヒント：ホテルの固定封筒を部屋からスワイプして、財布やブリーフケースに入れます。 財布に大きなゴムバンドを巻いて、領収書を要求するようにします。受け取ったらすぐに封筒に入れてください。 また、費用に異常がある場合は、提出する前に裏面に書いてください。
すべての会社と上司は、経費を処理するために異なるアプローチを持っています。つまり、すべての状況に適用される厳格なルールはありません。 しかし、これらのガイドラインに固執すると、あなたの上司は あなたの 最高の判断に疑問を呈する理由を決して持ちません。
