Y世代のメンバーとして、あなたは（できれば）電子メールのエチケットの最も重要なルールをすでに知っています。またはあなたの重要な他の。
ただし、メールの作成で最も難しい部分はコンテンツではなく、開始方法と終了方法です。 特に職場では、「Dear Joe」から始めて「Thanks、Kelly」でサインオフするほど簡単ではありません。
採用マネージャー、経営陣、または上司にメッセージを作成する場合、最初から最後まで最高のサイバーフットを確実に提供する方法を次に示します。
1.誰からのメール？
まず最初に：「[email protected]」メールアカウントを廃止するときが来ました。 本当に。 それは可愛くも創造的でもありません、専門的ではありません。 大学の友人とチャットする以外の理由でメールアカウントを使用している場合は、最初と最後のイニシャルまたは名前を組み込んだアドレスを使用し、そのままにしておきます。 また、メールアドレスで数字の0または1を使用する場合は注意してください。 大文字のOまたは小文字のLから区別するのは難しい場合があります。
2.あいさつ文を避ける
電子メールの最初の単語を選択するのは簡単です。「親愛なる」または「こんにちは」は、ほぼすべての状況で機能します。 しかし、その後トリッキーになる可能性があります。 通常の職場でのコミュニケーションでは、通常、名前で名前を付けることは問題ありません。タイトルを使用すると、過度に形式的、息苦しい、または少年に見えることがあります。
ただし、例外があります。一部の上級幹部は「Mr.」または「Ms.」を好むので、他の人が通常どのように彼または彼女に話しかけているのか聞いてみる価値はあります。 そして、医師または教授に初めて会うとき、彼らが「Dr.」として扱われることを好むのは安全な賭けです。
就職活動のためにメールを送信するときは、タイトルを使用するのが最善です。 ただし、連絡先の性別がわからない場合は、推測しないでください。名のみを使用してください。 はい、Christina“ Chris” BrownがMr.に電話することを許すかもしれませんが、最後にやりたいことは、メールの中心に入る前に恥ずかしいことです。
最後に、受信者の特定の名前がない場合（たとえば、中央のHRアドレスに仕事の問い合わせを送信している場合）、単純な「hello」で十分です。
3.礼儀正しく閉じる
お気に入りのメールの締め切り行があるかもしれませんが、サインオフするときは、常に通信相手との関係とメールの理由を考慮する必要があります。 一般的に使用されるタグラインとそれらが伝えるメッセージを簡単に紹介します。
心から：これは普遍的な終結感情であり、ほとんどの状況で100％適切ですが、それはあなたがよく知っている誰かとのやり取りのために少し息苦しいまたは不快であると見ることができます。
敬具：このフレーズはプロフェッショナルですが、温かみがあります。 ある程度頻繁に一緒に仕事をする同僚同士のように、あまりフォーマルではないビジネス用メールが一般的です。 これは、よく知られている人に電子メールを送信する場合、「よろしく」にさらに短縮できます。
ベスト：このサインオフは広く議論されており、受信者のフィルターに応じて、誠実なものから些細なものまですべてと見なされます。 これは、単に「敬具」の短縮版であり、肯定的な感情を暗示することができます。 ただし、メールを送信している相手と1対1の関係を以前に持っていない場合、不正と誤解される可能性もあります。
敬意を表する：これは、CEO、取締役会長、または高レベルの企業幹部に電子メールを送信するときに適切な正式なセンドオフです。
心から：これは間違いなく社会的な締めくくりであり、専門的なものではありません。 親しみやすさと真の関心のメッセージを送信しますが、専門的なやり取りを避けるために親しみのあるレベルで送信します。
敬具：これは「愛情」のより正式なバージョンですが、ソーシャルメールに最適です。
本当にあなたの：電子メールには少し息苦しいとしばしば考えられますが、この締めくくりは、印刷された手紙などのより正式な通信に最適です。
4.署名を有効にする
署名欄に基本名（氏名、役職、会社名、電話番号やメールなどの連絡先情報）が記載されていることを確認してください。 会社のロゴは、見た目に美しい追加品でもあります。
就職活動関連のメールを送信する場合は、名前と連絡先情報を使用してください。 ただし、どの連絡先情報を提供するかを慎重に検討してください。潜在的な雇用者が電話をかけることを望まない場合は、受付係がピックアップすることがあるので、その番号を教えないでください。 また、Facebook、Twitter、LinkedInを専門的に使用している場合は、その情報も含めるとよいでしょう。
引用符や機知に富んだ補佐官を含むメールが署名の一部として表示されることがありますが、この種のアップグレードが必要だと考える前に注意して進めてください。 ビジネス用メールには、ビジネスのみを含める必要があります。 あなたの署名はあなたの個人的な信念や興味を宣伝する場所ではありません。
メールを作成するときは、他のコンテンツと同様に、開始行と終了行に注意を払ってください。 電子メールの最も重要な部分であるメッセージにたどり着く前に、避けることのできるパッケージングの失敗に悩まされたり、受信者を混乱させたりしないでください。
