ほとんどのオフィスでは、電子メールがコミュニケーションの主要な形態であると考えると、書かれた言葉を常に賢明に選択するとは限りません。 特に、パックされた受信トレイをすばやく通過したり、電話での会議の間にメッセージに応答したりする場合、気付かないうちに迷惑な、無作法な、または単なる失礼になりがちです。 ほんの数語を入力（または省略）するだけで、簡単な電子メールがわかりやすいメッセージから完全な災害に至る可能性があります。
さて、電子メールの介入の時間です。 ここでは、私たちが無意識のうちに行う最も一般的な職場の過失のいくつかと、将来それらを回避するためのいくつかのクイックフィックス戦略を示します。
1。
件名のみのメールを受信したことがありますか？ あなたが電話をしているのを見ました。チャンスが来たら電話してください。 または 、 月末レポートはどこですか？ ええ、おそらくあなたはそれを不快な、迷惑な、またはその両方に気づいたでしょう。 あなたが同僚であろうとマネージャーであろうと、メールとテキストメッセージは同じものではありません。 そして、件名がテキストのように書かれた電子メールは常に同じメッセージを送信します。 あなたは私の時間の価値がありません。
クイックフィックス：私たちは皆、オフィスでクレイジーな日々を過ごしています。小説を書かずに同僚や直属の部下と連絡を取るだけでいいのです。 そうしないでください。 Meeting または Month-End などの1語または2語の件名を使用して、メッセージに1行または2行の短い行を追加します。
このアプローチは、あなたの時間を15秒延長する価値があります。
2。
メールで話し合っている重要なプロジェクトまたはレポートがある場合、すべての大文字で完全な単語を綴り（ 今日の終わりまでにサインオフする必要があります ）、強調表示、太字、または完全な文の下線が話しているように見えます同僚に。
私はかつて、 NEEDS APPROVAL を赤で、メッセージ全体にすべて大文字で、または段落全体を黄色で強調して私にメールを送信する人と働いていました。 彼女は情報を提供し、重要な詳細を叫ぼうとしていましたが、彼女のアプローチは過度に研磨的でした。
クイックフィックス：太字または斜体の見出しまたは箇条書きを使用して、作成している重要なプロジェクトまたはポイントを呼び出します。また、段落全体ではなく、いくつかの単語に書式を設定します。 読者がメールをスキャンして緊急のアイテムを見逃すのではないかと心配している場合は 、終業時の承認期限のあるプロジェクト などの有益なメールの件名を使用していることを確認してください 。 最後に、電子メールを迅速かつ簡潔に保つようにしてください。これにより、受信者が必要な情報をすべて入手する可能性が高くなります。
3。
前のメッセージでは見落としていた有用なヒントや詳細を同僚にメールで送信し、「全員に返信」を押すと 特に人のマネージャーがcc'edされている場合、友好的な入力やアドバイスを、卑劣または競争力があるとみなすことができます。 （誰かの上司を修正してメールでコピーすることは、上司がその場に立っている間に建設的な批判をすることと基本的に同じことです。誰にも感謝されません。）
クイックフィックス：送信者に提案がある場合は、理想的には別のスレッドで直接送信して、誤って「全員に返信」を押すリスクがないようにしてください。 すばやく電話をかけると、詳細を簡単に明確にすることができます。
4。
時間をかけて急いで受信トレイを操作している場合、特にメールの署名がある場合は、 Thanks、Your Name を入力する必要はないように思えます。 とにかくそれをしてください。 名前なしでメールを終了することは、さよならを言わずに会話から離れることに似ています。 それはあなたを急いでだらしなく見えるようにし、それは失礼です。
クイックフィックス：ブランドシグネチャに 感謝 と自分の名前を追加し、送信時にメールが自動入力されるように設定します。 フレンドリーでプロフェッショナルな方法でのサインオフは、毎回行われます。何もする必要はありません。
5。
マネージャーに見せたくない電子メールを送信すると、その電子メールが転送された場合に専門的な拘束を受ける可能性があります。 そして、もちろん、それは言うまでもありませんが、それは常に起こります。 私の友人は、メールチェーンで不平を言っている女性と働いていましたが、何を推測しますか？ その電子メールは最終的に彼女の受信箱に入った。
また、会社のメールは会社の財産であり、人事部があなたのアカウントにアクセスする必要があると判断した場合、公正なゲームと見なされることを忘れないでください。 同僚への率直なアドバイス、同僚に関する苦情、週末の計画の詳細は、決して送信トレイから離れないでください。
クイックフィックス：完璧なプロフェッショナルになり、送信するすべてのメールに上司がbccされているふりをします。 物語の終わり。
