新しい上司に感銘を与えようとしている場合でも、昇進を求めている場合でも、仕事を断るのは難しいことです。 結局のところ、あなたは誰もがあなたの勤勉で挑戦を受け入れ、何でも好きな態度を見ることを望んでいます。 残念なことに、あなたが引き受けることに同意するすべての新しいプロジェクトには迫り来る締め切りがあります。
プロジェクトが隙間をすり抜け始めているように感じたり、薄すぎるために最善を尽くすことができない場合は、To Doリストがあなたを最大限に活用する前に時間をかけて状況に対処してください。 圧倒的なワークロードに取り組み、軌道に乗るにはいくつかの方法があります。
1.スケジュールを作成する
iCalまたはGoogleカレンダーでカレンダーを設定するか、素敵なプランナーを使用して、最終期限のすべてのマスタースケジュールを維持します（モレスキンの週刊ノートブックのセットアップが大好きです）。 すべてを1か所で見ると、何日何週間前に何が起こるかを正確に知ることができるため、時間の優先順位付けに役立ちます。
しかし、これで終わりではありません。時間を整理する秘trickは、プロジェクトを達成しやすいミニゴールに分割することです。 小さく達成可能な目標は、厳しいプロジェクトを乗り越えて軌道に乗るのに役立ちます。
たとえば、大規模な仕事のイベントを計画するには、オフィスの内外で多数のグループを調整する必要があります。 イベントの日に大きな締め切りを設定する代わりに、イベントに至るまでの数週間は、ケータリング担当者がメニューを用意していることを確認し、出席者の正しい人数を確定し、配布資料を校正して印刷するなど、小さなタスクにスケジュールします。 途中でこれらのミニ目標を満たせば、最後まで何も残らないようになります。
2.アラートステイ
マスタースケジュールの設定は、戦闘の半分に過ぎません。残りの半分は実際に使用しています。 カレンダーを毎日確認する習慣がない場合は、正しい方向に少し押す必要があるかもしれません。そのため、自分で締め切りを設定した後、いくつかのアラートも設定してください。 コンピューターまたは携帯電話のポップアップは、近日中に予定されていることを簡単に思い出させることができます（2Do、Wunderlist、Todoistなどのアプリをチェックしてください）。先週の間に何が起こっているのか。
これらのアラートには、大きな期限のチェックポイント（たとえば、プロジェクトの期日の中間点で、アラームを設定して、レポートの下書きのレビューをスーパーバイザーに依頼することもできます）または単なる一般的なリマインダーを含めることができます（たとえば、月曜日と水曜日にアラートを設定することで、週の終わりに時間切れになる前に確実に順調に進むことができます）。
3.整理する
同時に複数のプロジェクトで作業している場合、受信ボックスはすぐに爆発して膨大な量の情報になります。 また、受信する電子メールの流れを止めることはできませんが、少なくとも割り当てを整理して分けておくことができます。
必要なときに重要な情報を見つけられるように、フォルダーを追加して受信トレイに色分けしてみてください。 たとえば、作業中の特定の割り当てごとに個別のフォルダーを作成します。これにより、必要な会話やファイルを簡単にスキャンできます。
さらに先に進むために、Outlookでルールを設定して、特定のアドレスから、または件名に特定のフレーズを含むメールを、作成した特定のフォルダーに送信することもできます。 フィルタを設定すると、Gmailでも同じことが行われます。 どちらの方法でも、受信トレイを事前に並べ替えることができるため、混乱をふるいにかける貴重な時間を費やす必要はありません！
4.邪魔にならないようにする
毎週または毎月出かける必要がある繰り返しのレポートまたはスプレッドシートを担当していますか？ 時間と労力を節約する（そして、既に満員のTo Doリストの貴重なスペースを解放する）ために、毎回ゼロから始めるのではなく、各レポートのテンプレートを作成します。
同様の質問をするメールを常に受信していますか？ Gmailで定型回答を作成するか、一般的な問題（たとえば、FTPサイトの使用方法、カスタマーサービスの連絡先、今後の展示会の日付など）の回答を含むWordドキュメントをデスクトップに保存します。 簡単にカットアンドペーストできるものがあると、通常の電子メールへの応答にかかる時間が短縮されます。
小さなことを早期に行い、可能な限り合理化することで、複雑なプロジェクトで作業するためのスペースが増えます。
5.最新の状態に保つ
夕方に出発する数分前に、スケジュールを振り返り、毎日の進捗状況を更新するために取っておきます（これを毎週行うだけでも大きな助けになります！）。 タスクを完了しなかったのですか？ その特定のプロジェクトをスケジュールした翌日または次の時間ブロックに移動します。 また、毎日（または週に1回）にいくつかの空き時間をスケジュールすることもできます。これにより、ミニ目標を達成せず、スケジュールを変更する必要がある場合により柔軟に対応できます。
毎日何をしているのかを監視することは、あなたが圧倒されるのを助けるだけでなく、特定のプロジェクトやタスクに本当に必要な時間を測定するのにも役立ちます。 そして、それを知っていれば、あなたが将来どれだけ引き受けることができるかを正確に特定できます！
6.共有について話す
十分な時間がないため、他のプロジェクトが優先されているため、または新しい責任が机に着地し続けるために、いくつかのミニ目標が達成されていないことに気付き始めた場合、あなたの話をする時が来るかもしれませんあなたの仕事の一部を再配布することについての監督者。
これは、日ごとおよび週ごとに計画されたプロジェクトの詳細なスケジュールを立てることが重要なもう1つの理由です。何をする必要があり、どの時間枠で行うかを明確に把握している場合、上司は自分の皿に何があるかを簡単に確認できます。 それから、一緒に、あなたはあなたの即時のToDoリストにとどまるために最も重要なものと、プッシュバックまたは他の人に委任できるものを決定することができます。
はい、手放すのは難しいかもしれませんが、すべてを処理し、そこに到達できないことを証明しようとするよりも、チームの他のメンバーとワークロードを共有し、納期を守ることが常に重要です。
最後に、あなたがそれを失っているように感じ始めたら、大きな息を吸ってください。 制御とは、自分自身を整理し、何を処理できるかについて正直であることです。
