私は大学時代の兄弟が彼の受信箱をハック（または、セットアップ）し、このユビキタスな通信方法のニュアンスのいくつかを説明するのを手伝うまで、何年にもわたって書かれていない電子メールのルールがどれほど増えてきたかに気づきました。
それらのいくつかは非常に明白ですが、それらは繰り返す価値があります（私はまだ人々が時々それらを壊すのを見ているので）。 また、すぐに直観的に理解できるわけではありませんが、普遍的にフォローされていれば、電子メールの送信と応答が改善されます。
だから、私はそれらを書面にしています。 リストを確認し、「メールのルールを永遠に守ることを厳soleに誓います」と繰り返します。
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件名は常に説明的でなければなりません。 「イントロ」は十分な説明ではありません。 「イントロ：アレックス（ミューズ）//ジェニファー（XYZ Co）」の方が優れています。
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すべてのメールはできるだけ短くしてください。 それはあなたの時間を節約し、さらに重要なことに、受信者の時間を尊重します。
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応答が速いほど、応答は短くなります。
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受信者がこのメールを予期していない場合は、常に1行のコンテキストを含めます。 これは、定期的に作業する人へのメールと同じように（「このメールは私たちが一緒に取り組んでいるプロジェクトの次のフェーズに関するものです」）、初回のメール（「これは私たちが出会った場所」）に関連します。
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「質問」または「アクションアイテム」を電子メールの最後ではなく最初に入れて、明確にします。 欲しいものはすぐに受信者に明確になります。
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期限がある場合は、そう言ってください。 要求が緊急でない場合は、そう言ってください。
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返信が不要で、Eメールが参考になるだけの場合は、そう言ってください。
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できるだけ具体的な質問をしてください。 「提案についてどう思いますか？」は良い質問ではありません。 「金曜日までにベンダーの2万ドルの提案を進めることはできますか？」
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可能であれば、箇条書きまたは番号付きリストを使用してください。 これらは、テキストのブロックよりも簡単にスキミングできます。
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何かが本当に重要なときは、それを大胆に。
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メールの太字を使いすぎないでください。
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読みやすいフォントを使用します。 Comic Sansは読みやすいフォントではありません。
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他の人から質問を受け取ったがすぐに応答できない場合は、すぐに応答できるように答えてください。 これにより、チェックインメールが保存され、他の人の計画が立てやすくなります。
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仕事を遂行するために必要な最小限の人数を常にCCします。 メールチェーンの人が多いほど、回答する責任感が低くなります。
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「すべて返信」は、本当に必要な場合にのみ使用してください。 部門全体の受信トレイを詰まらせる人は誰も好きではありません。
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誰かがメールスレッドに参加している場合、その人はもう参加する必要はありません。次の返信でその人をBCCに移動し、メールの最初の行でそう言います。 （「サム、メアリーと私を紹介してくれてありがとう。私はあなたをBCCに連れて行き、ここから連れて行きます。」）
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常にダブルオプトインイントロを実行します。 そうしないと、人々はあなたからのヒアリングを恐れ始めます。
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あるトピックのスレッドをハイジャックして別のトピックを議論しないでください。 代わりに、関連する件名と受信者を使用して、新しい電子メールスレッドを開始します。
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重ねないでください。 20番目の「これも見た目がいい」というメールは必要ありません。
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ビジネス目的でメールを送信する場合は、連絡先情報とタイトルをフッターに記入してください。 シンプルであるほど良い。
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非常に忙しい人にメールを送信する場合は、最初のメールを1〜2週間後にフォローアップメッセージとともに転送することは完全に受け入れられ、ある程度期待されます。 最も忙しい人は、これらの少なくとも1つを必要とします。 3つ以上しないでください。
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本当に緊急の場合を除き、48時間以内にメールをフォローアップすることはできません。 多くの人はメールを通信の形式として扱い、すぐに応答するよりも優先順位が高い場合があります。
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怒っているメールを受信したり送信したい場合は、待ってください。 緊急の場合は、代わりに電話に出てください。
教えて！ このリストにどのメールルールを追加しますか？
Shutterstockの好意によるコンピューターを持つ女性の写真
