数年前、私は管理職に就きました。そこで初めて、6人のチームの監督を担当しました。 MBAを手に入れて、Myers-Briggsタイプを徹底的に分析したので、一緒に働いた人たちを管理し、やる気を起こさせるのは簡単だと思いました。
しかし、これらのツールは有用であることが証明されましたが、マネージャーとしての最も難しい部分の1つである年次パフォーマンスレビューを提供するための準備が完全に整っていませんでした。 結局のところ、マネージャーは従業員と同じくらいそれらを恐れています！ しかし、私たちの自然な嫌悪感にもかかわらず、レビューは仕事の避けられない（そして重要な）部分であり、あなたのチームの成長の重要な部分です。 ですから、スーパースターマネージャーを目指しているなら、できる限りレビューを上手にやるときです。
その精神で、ここから始めましょう。
基礎
レビューの1週間前に、従業員に心のこもったフィードバックをまとめたいと思うかもしれませんが、そうすべきでないことは既にわかっているでしょう。 このプロセスを1年間の活動として扱い、十分に事前に考えるべきです。 計画はより包括的なフィードバックを提供するのに役立ち、レビューシーズンが始まっても、あなたや従業員に驚きはありません。それがあなたが努力するべきことです。
レビューを実施するのに最適な時期を特定することから始めます。 組織に優先スケジュールまたはプロセスがあるかどうかを確認し（ほとんどの大企業が行う）、予算編成プロセスがいつ行われるか、またはボーナスを配給するオプションがあるかどうかを検討してください。 柔軟性がある場合は、大量の作業シーズンを避けたいと思います。準備とフィードバックのプロセスは要求が厳しく、忙しく、忙しいシーズンには誰もレビューをしたくないからです。
次に、それに応じて年次タイムラインを作成し、従業員にタイミングを伝えます。 内容からタイミングまで、レビューについて何も驚くことはありません。
さて、簡単にするために、レビューシーズンが年末の12月になるとしましょう。 年間スケジュールは次のようになります。
1月（年の初め）
目標と期待を設定する
年の初めに、従業員とミーティングを行い、チームの年間目標と期待を共有します。 次に、彼らと個別に会って、独自のパフォーマンス目標を設定します。 これにより、誰もが年間の期待を明確にするだけでなく、今後数か月間のパフォーマンスを議論するたびに従うべき明確な概要も提供されます。
目標を設定する最善の方法は、SMART（特定、測定可能、実現可能、結果指向、時間制限）フレームワークを使用することです。 （入門書が必要ですか？ここで基本事項について簡単に説明します。）目標は各人の役割に固有である必要がありますが、従業員が自分のパフォーマンスがチーム全体にどのように影響するかを確認できるように、組織の目標とも明確に整合する必要があることを忘れないでください。
会議の後、会社の目標と各従業員の目標を入力し、メールに入れます。 従業員は、自分と同じコピーから作業していることを理解し、年間を通して従うべき明確なロードマップを持っていることに感謝します。
3月、6月、9月（3か月ごとまたは毎月）
タッチベース会議を開催する
マネージャーは、レビュー中に人々のパフォーマンスを要約してコメントすることについてしばしばパニックしますが、真実は、あなたがその年次総会でカバーするものは何も新しい情報であるべきではないということです。 むしろ、従業員の目標を追跡し、年間を通じてフィードバックを与える必要があります。 毎月または四半期ごとのチェックインを希望する場合でも、バックバーナーにプッシュされないように、年の初めにこれらの会議を事前にスケジュールしてください。
各会議の前に、簡単な議題を準備します。 従業員の年間目標を確認し、概説した期待について話し合い、質問や追加の課題に対処する必要があります。 四半期ごとのメトリックまたはレビューするプロジェクトの長期的な更新がある場合は、今がその時です。
また、各人に自分のパフォーマンスに関する非公式のフィードバックを与えることに時間を費やすとよいでしょう。 （はい、これは難しい部分です。）私が役立ったと思うことの1つは、誰かが 開始 、 停止 、または 続行 すべき行動に関してコメントを組み立てることです。おそらく、従業員にメールでcc'ingを 開始して もらいたい他のマネージャーは、長い昼休みを取るのを やめる か、締め切り前にプロジェクトを提出し 続け ます。 これも会話にして、各従業員に自分の考えや質問を共有してもらいます。
これらの各会議の後、議論した内容についてメモを取ります。 年末が近づいたら、年を要約し、最初の数四半期に人々と話し合ったことを覚えておくのに役立つこれらのメモを喜んで持っています。
10月/ 11月（レビューの2か月前）
従業員に準備を依頼する
実際のレビューの数か月前に、各チームメンバーとの公式会議の日程を決めます。 この時点で、年次結果の編集をまとめるように依頼する必要もあります。 会社が使用することを希望する公式フォームから開始するか、独自のフォームを作成して、各従業員に主要な職務の概要、現在のプロジェクト作業、目標と成果の要約を作成するよう依頼します。
各従業員に書面による自己評価を完了させることも役立ちます。 これは、従業員がプロセスの中で発言権を持っていると感じるだけでなく、自分の仕事の振る舞いを正直に見るように従業員に感じさせるのに役立ちます。 最高の自己評価には、次のような6〜10個の自由回答形式の質問が含まれ ます。 チームやあなた自身の期待と目標にどこまで足を運んでいませんか？ 成長する分野は何ですか？また、どのように対処していますか？ 上司があなたの進歩と成功をさらに支援するためにできることはありますか？
11月（レビューの6週間前）
マネージャーとして自分を準備する
それまでの間、各従業員のメモと結果をまとめてレビューする前に数か月を費やす必要があります。 販売レポート、通話記録、期限レポートなどの従業員のパフォーマンスの定量的測定値と、クライアントや顧客からのフィードバックや個人的な観察を含む可能性のある定性的測定値の両方を収集し始めます。 タッチベースの会議でも、その年に取ったメモを引き出します。
一般的なツールの1つは、従業員の自己評価とピアレビューに加えて、優れたフィードバックと下位のフィードバックに基づいた360度のレビューです。 HowsMyWork.comで非常にシンプルなバージョンを見つけるか、Inc.comでより広範なバージョンを見つけることができます。 これらのテンプレートを自分のニーズに合わせて調整することをheしないでください。
結果を確認しているときに、次のことを自問してください。この人は、自分の目標、あなたの期待、および会社の成功指標を満たしていますか？ そうでない場合、なぜですか-これを変更できますか？ 「はい」の場合-スターパフォーマーを強化するために割り当てることができる報酬、謝辞、またはより大きなプロジェクトはありますか？ これがボーナスの出番です！
12月（レビューの1か月前）
ドキュメントを準備する
すべての調査が完了したら、各従業員の自己評価、すべての外部フィードバック、および関連データをまとめます。この情報を使用して、評価フォーム、フィードバックを説明する書面、および顔の話題を作成します。対面の議論。
まず、使用する形式または構造を把握します。 ここにはある程度の柔軟性がありますが、包括的であり、従業員がフォローするのに役立つ構造を選択してください。 たとえば、一緒に設定した目標についてレビューを構成し、一度に1つずつ、または従業員の主要プロジェクトについて話し合い、プロジェクトごとに行って、関連する目標について話し合います。
次に、どの形式を決定するかに関係なく、肯定と励ましの両方の領域と、関心のある領域（または従業員が成長し続けることができる領域）の両方を特定する必要があります。 各カテゴリについて、重点を置く2〜3の主要分野を選択して、会話が実質的でありながら集中できるようにします。 収集したデータでサポートされる要点を開発し、各ポイントについて、将来の期待の要約とこの目標に関連するアクションアイテムを含めます。 （従業員、特に業績の良い従業員は、レビューから何も得られなかった、または次に何をすべきかわからないという感じからレビューから抜け出すことを嫌います。だから、誰かがうまくやっている地域でさえ、あなたは考えるべきです次のステップと将来の目標または「ストレッチ」目標について）。
これらのリソースをすべて手に入れると、チームの各メンバーと有意義な会話をする準備が整います。
12月末
対面審査会議を開催する
さあ、公式レビューのために従業員と一緒に座ってみましょう。 これはプロセスの中で最も難しい部分ですが、最も重要なことでもあります。 したがって、シリーズの次のパートにご注目ください。さまざまな性格の種類についての洞察や効果的なフィードバックの要請など、レビューの実施方法を学びます。
