特別な種類の怒りがありますが、それはあなたが歩いたときよりもそのポイントが何であるかをさらに確信していません（その場合、誰かが効果的な会議、この会議の議題テンプレート、またはこの記事を実行するためにこのガイドを必要とするかもしれませんいつその会議を再スケジュールすべきかを説明します）。
問題がそれほど極端ではなくても、刺激的で魅力的な会話があったとしても、何も出てこないようであれば、それでも残念です。 しかし、簡単な解決策があります。会議後のメールです。
「最も重要な目的は、すべての人が同じ期待に対して責任を負うことです。 ミューズのキャリアコーチであり、Shatter＆Shineの創設者であるヘザーユロフスキーは、次のように述べています。 「良い勢いのある会議に座って、その後何も起こらないような気分になれる人はいません。」
ミーティング後の完璧なメールの送信について知っておく必要のあることすべてを読んでください。そうすることで、あなたが何について会議をしていても、進行を妨害する責任を負いません。
ミーティング後のメールは誰に送信すればよいですか？
わかりました、多分あなたはフォローアップの電子メールの考えですべてである。 しかし、あなたがあなたがそれを送るべきであるかどうか、どうやって知るのでしょうか？
多くの場合、明らかです。 ミーティングを開催し、アジェンダを作成し、実行した場合、会議後のミシブでループを閉じることができる可能性があります。
「通常、会議の終わりに誰が責任を負うかは明確ですが、特にそれが技術的に誰も所有していない新しいプロジェクトである場合は特にそうではありません」とユロフスキーは言います。 「他の人に注文をkingえているように抜け落ちないようにしたいだけであり、それは本当に人々が所有権と期限を聞いて尊重しようとしているのは正しい人から来ていることです。」
それがより曖昧な状況である場合、タスクにステップアップすることが理にかなっているかどうかを考えてください。 「会議の最後に、誰が責任を負うのかが明確ではなく、後でそのメールを送信する準備ができていると感じたら、手を挙げて、「会議後のメールを送ってくれて嬉しい。それ以外の場合は、彼らから来るほうが適切だと感じます」とユロフスキーは言います。 「あなたはボランティアです。 誰かに声をかけたりすることはありませんが、他の人に「ああ、いや、実際にはジョーから来る必要があると思う」と言う機会を与えています。」
誰を含めるべきですか？
「from」フィールドが決まったら、「to」フィールドと「cc」フィールドについて考えます。 すべての会議参加者に招待状を送信していることを確認してください。これには、招待リストに載っていたが、おそらく出席できなかった人も含まれます。 次に、会議に参加する べきだ と気付いた人や、行動を起こす必要のある他の利害関係者、またはトピックを可視化できる人がいるかどうかを考えます。 最後に、より多くの上級同僚と取引している場合は、彼らのアシスタントをコピーすることを検討してください。
いつ出るべきか？
「要約はできる限り会議から出るように送信するのが最善です」とユロフスキーは言います。 「会議が1日の終わりにあり、翌朝の最初のことまで待ちたい場合は問題ありませんが、会議に近づくほど勢いが増し、下に落ち始めることはありません。人々の山の。」
言い換えれば、要約を会議の延長とみなし、議論があなたの心と他のすべての人の中でまだ新鮮である間にそれを送ってください。 自分がこのアイテムに取り組むことを事前に知っている場合は、会議の直後にカレンダーの時間をオフにしてブロックすることで、事前に計画を立てることができます。
何を含めるべきですか？
「メールの目的は、全員を同じページに誘導することです」と、ミューズのキャリアコーチ、クリスティーナレオナルディが言います。 しかし、それを実現するために正確に何が行われるのかは、「会議の性質と意図、目標とは何かによって異なります」とレオナルディは言います。
「対処中の問題または課題があり、会議でその問題または課題が解決された場合、感謝と自己祝福のようなものになります」と彼女は説明します。 または、「特定のプロジェクトの役割と方向、または実行する必要がある後続のアクションステップと、それらを実行するユーザーを明確にすることができます。」
一般的なガイドラインとして、次の一部またはすべての実行を検討してください。
- 時間と労力をありがとう
- 会議中にカバーまたは議論された重要なポイントを要約する
- これらの次のステップの期限とともに、アクションアイテムと所有者の概要を説明する
- 関連するリソースとドキュメントの添付またはリンク
- 人々に質問をしたり、再招集したりする
レオナルディは、短くて甘くすることをお勧めします。 しかし、電子メールの範囲でさえ会議に依存しています。 標準の月例チーム会議または比較的迅速で定期的なプロジェクト更新会議から出てくる場合、メールにその長さが反映されます。 2時間の役員会議または詳細な戦略セッションの後にフォローアップのメモを送信する場合は、少し違って見えます。 同じことがあなたのトーンにも当てはまります。
「送信する簡単なメールであっても、常に丁寧になりたいと思います」とユロフスキーは言います。 「組織の口調だけでなく、会議自体の口調も書きたいと思います。」要するに、チームメイトとのカジュアルな会議を過度に形式的な口調でまとめたり、要約を送ったりしないでください。あなたはハッピーアワーに仲間と話しているように聞こえます。
ユロフスキーが言うように、「あなたの聴衆を知ることは大きな違いを生みます。」
使用できるテンプレートはありますか？
これまでのところ、すべて良い音ですか？ クール、これでたぶん準備が整いました。 特定の状況に応じて、一部または全体で使用できるテンプレートを次に示します。
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例はどうですか？
実際には次のようになります。
- Q3で成功するためには、新製品の販売に関する明確性と追加のトレーニングが必要です。また、社内外で使用するための新しい資料も必要です。
- この会議で戦術を共有することは非常に役立つと感じたため、トリックやヒントをより頻繁に伝えるために隔週の密集があることをテストします
- トレーニングセッションを設定して実行します-ジャッキーは6月20日までに完了します
- 内部使用のために1枚のシートを作成する-Robは6月25日までに完了します
- 外部使用のためのプレゼンテーション資料を更新する-ホルヘは6月30日までに完了する
- 定期的なグループチャットを設定-クインは7月1日までに完了します
